Det er vigtigt at du undersøger relevante sikkerhedsforskrifter inden du køber maskiner, udstyr eller kemikalier
Ved anskaffelser af maskiner, udstyr, kemikalier o. lign. skal sikkerhedsforskrifter tjekkes inden bestilling, inkl. behov for særlige foranstaltninger, fx udsugning eller særlig opbevaring og bortskaffelse. Gældende lovgivning skal naturligvis overholdes, herunder Miljø- og Arbejdsmiljølovgivning .
Husk risikovurdering og registrering af kemikalier
Inden ibrugtagning af nyt udstyr skal der laves en risikovurdering: Kontakt ITI Arbejdsmiljøgruppe om dette.
Alle kemikalier skal registreres i Kemibrug.
Organisering af og retningslinjer for indkøb af varer og vareydelser på ITI
Indkøb er opdelt i fire hovedområder i Odense
Retningslinjer for Sønderborg findes længere nede i teksten
Alt efter hvilken type vare, du ønsker at bestille, skal det gå via en af følgende:
1. For indkøb der varetages af TEK Indkøb: order@tek.sdu.dk
2. For indkøb der varetages af institutsekretariatet: Anette eller Christina - afhængigt af hvilken sektion du hører til
3. IT udstyr indkøbes af Servicedesk, men skal bestilles via sekretariatet hos sektionssekretæren
4. Ved indkøb som du selv skal foretage direkte i TrueTrade ( se de nævnte under Ad 4), skal du følge instrukserne for disse
Ad 1)
Du skal selv bestille nedenstående varer via TEK Indkøb
• Laboratorieudstyr og -inventar
• Udstyr/komponenter til undervisning
• Udstyr/komponenter til forskning, inkl. forskningsprojekter
Procedure for bestilling og indtil varen er modtaget af dig (ordreafgiveren):
1. Dit indkøb skal være godkendt af budgetansvarlig, førend du sender din ordre til TEK Indkøb.
2. Send din ordre til mailboksen order@tek.sdu.dk, indeholdende varenummer (- evt. i dialog med TEK Indkøb) og antal, og oplys hvilken kontostreng der skal benyttes til betaling.
3. TEK Indkøb svarer på din indsendte bestilling, når ordren er afgivet til leverandøren, og returnerer et rekvisitionsnummer til dig.
4. Hvis du har en forespørgsel til ordren, skal du oplyse rekvisitionsnummeret til TEK Indkøb, for at sikre at du hurtigt får svar tilbage.
5. Du vil få besked, så snart TEK Indkøb har modtaget den bestilte vare, eller delmængde heraf.
Ad 2)
Nedenstående skal du bestille via Institutsekretariatet:
• Konferencer og medlemskaber
• Kontorartikler og -møbler
• Busbestilling
Din bestilling skal være godkendt af budgetansvarlig, inden du bestiller.
Du skal desuden oplyse hvilken kontostreng der skal benyttes til betaling.
Du bestiller ved at videresende den mail du har modtaget fra sektionsleder, med OK til bestillingen, til sekretærerne i institutsekretariatet.
OBS: Ved konference skal konference-linket sendes med i mailen til sekretærerne, for at de kan gennemføre betaling, efter at du har udfyldt deltagerfelterne.
Ad 3)
IT-udstyr leveres af Servicedesk Øst (tidligere TEK-IT) men din bestilling skal gå via sekretærerne i institutsekretariatet, det gælder:
• Medarbejder PC (Laptop, Desktop)*
• Medarbejder mobiltelefon (SIM-kort)
• Specialbyggede stationære Pc’er til Lab brug
• Generelt PC-udstyr (skærm, tastatur, mus, presenter, tablets, digitizer, diverse kabler)
• Konferenceudstyr (Cisco udstyr, webcam, Logitech konferenceudstyr)
Din bestilling skal være godkendt af budgetansvarlig, inden du bestiller. Du skal desuden oplyse hvilken kontostreng der skal benyttes til betaling.
Du bestiller ved at sende en mail til sekretærerne i institutsekretariatet.
*) OBS: instituttet bestiller og betaler en standard pc-pakke til nye medarbejdere. Alt andet udstyr og opgradering betales af sektionerne, og køb skal godkendes af sektionsleder inden bestilling.
Du finder kontaktoplysninger til Servicedesken i SDU IT i Medarbejderhåndbogen under afsnittet - IT-support
Ad 4)
Du skal selv bestille nedenstående via TrueTrade (ved behov for hjælp kontakt da institutsekretariatet):
• Bøger (via TrueTrade i Academic Books) - [søgeord "Books"]
• Visitkort fra Grafisk Design - læs mere om ydelser fra Grafisk Center på SDUnet servicesider
• Tryksager fra Grafisk Design
Dit indkøb skal være godkendt af budgetansvarlig, inden du bestiller.
Du skal desuden oplyse hvilken kontostreng der skal benyttes til betaling.
Du bestiller ved at oprette en varekurv/bestillingsliste, og vælge Indkøbskoordinator (dette er er sektionsekretæren) i feltet ”send e-mail til” i TrueTrade.
Find information om hvordan man bliver oprettet som bestiller og anvender systemet TrueTrade
Indkøb og retningslinjer for Sønderborg:
Medarbejdere i Sønderborg skal kontakte Jette Toft Iversen for alle bestillinger på varer og vareydelser med følgende procedure:
1. Du skal have afklaret indkøbet og det skal være godkendt af budgetansvarlig, førend du sender din ordre.
2. Send din ordre til Jette på mail til jti@iti.sdu.dk med oplysning om varenummer og antal, du skal desuden oplyse hvilken kontostreng der skal benyttes til betaling.
Dette gælder alle typer af indkøb.
De generelle regler for indkøb på SDU finder du i Medarbejderhåndbogen under afsnittet Indkøb - hvad må du og hvad må du ikke