Regler og procedurer for indkøb

Det er vigtigt at du undersøger relevante sikkerhedsforskrifter inden du køber maskiner, udstyr eller kemikalier

Ved anskaffelser af maskiner, udstyr, kemikalier o. lign. skal sikkerhedsforskrifter tjekkes inden bestilling, inkl. behov for særlige foranstaltninger, fx udsugning eller særlig opbevaring  og bortskaffelse.  Gældende lovgivning skal naturligvis overholdes, herunder Miljø- og Arbejdsmiljølovgivning.

Husk risikovurdering og registrering af kemikalier

Inden ibrugtagning af nyt udstyr skal der laves en risikovurdering: Kontakt ITI Arbejdsmiljøgruppe om dette.
Alle kemikalier skal registreres i Kemibrug.

De generelle regler for indkøb på SDU finder du i Medarbejderhåndbogen  under afsnittet Indkøb - hvad må du og hvad må du ikke

Organisering af og retningslinjer for indkøb af varer og vareydelser på ITI

Indkøb på ITI er opdelt i fire hovedområder i Odense, retningslinjer for Sønderborg findes  nederst i teksten.

I SDU’s indkøbssystem, TrueTrade, kan du som medarbejder se, hvilke aftaler SDU har indgået, og hvilke varer det er muligt at bestille igennem systemet.

Ad 1)

Du skal selv bestille nedenstående varer via TEK Indkøb

• Laboratorieudstyr og -inventar
• Udstyr/komponenter til undervisning
• Udstyr/komponenter til forskning, inkl. forskningsprojekter

Procedure for bestilling og indtil varen er modtaget af dig (ordreafgiveren):   

1. Dit  indkøb skal være godkendt af budgetansvarlig, førend du sender din ordre til TEK Indkøb. 
2. Send din ordre  til mailboksen order@tek.sdu.dk, indeholdende varenummer (- evt. i dialog med TEK Indkøb) og antal, og oplys hvilken kontostreng der skal benyttes til betaling. 
3. TEK Indkøb svarer på din indsendte bestilling, når ordren er afgivet til leverandøren, og returnerer et rekvisitionsnummer til dig. 
4. Hvis du har en forespørgsel til ordren, skal du oplyse rekvisitionsnummeret til TEK Indkøb, for at sikre at du hurtigt får svar tilbage.
5. Du vil få besked, så snart TEK Indkøb har modtaget den bestilte vare, eller delmængde heraf.

Ad 2)

Nedenstående skal du bestille via Institutsekretariatet:

• Konferencer og medlemskaber
• Kontorartikler og -møbler
• Busbestilling 

Din bestilling skal være godkendt af budgetansvarlig, inden du bestiller. 
Du skal desuden oplyse hvilken kontostreng der skal benyttes til betaling. 
Du bestiller ved at videresende den mail du har modtaget fra sektionsleder, med OK til bestillingen, til sekretærerne i institutsekretariatet. 

Konferencetilmelding og -betaling udføres på et TEAMS møde
Du skal gøre følgende:
Anmode sekretæren om et TEAMS møde (15 minutter). 
Inden mødet starter bedes du have udfyldt dine personlige valg på konferencens side, sådan at din tilmelding er klar til betaling, når du mødes på TEAMS med sekretæren. 
I gennemfører betalingen sammen ved at du deler din skærm og bruger ITIs sekretariatets-indkøbskonto (tilføj VAT nr. hvis det bedes oplyst).

Ad 3)

IT-udstyr leveres af Servicedesk Øst (tidligere TEK-IT) men din bestilling skal gå via Anette eller Christina - afhængigt af hvilken sektion du hører til. 
Din bestilling skal være godkendt af budgetansvarlig (sektionsleder/sekretariatsleder), inden du bestiller.
Du skal desuden oplyse, hvilken kontostreng der skal benyttes til betaling.

Ovenstående gælder for bestilling af følgende:

• Medarbejder PC (Laptop, Desktop)
  *   Instituttet bestiller og betaler en standard pc-pakke til nye medarbejdere
  *  Alt ud over standardpakken betales af sektionen – bemærk at det skal godkendes af sektionsleder inden bestilling, og der skal vælges blandt de maskiner, som SDU har på aftale (listen kan fås hos Anette eller Christina)

• Medarbejder mobiltelefon (SIM-kort)
• Specialbyggede stationære Pc’er til Lab brug
• Generelt PC-udstyr (skærm, tastatur, mus, presenter, tablets, digitizer, diverse kabler)
• Konferenceudstyr (Cisco udstyr, webcam, Logitech konferenceudstyr)

Du bestiller ved at sende en mail til den af sekretærerne i institutsekretariatet din sektion er tilknyttet.
Du finder kontaktoplysninger til Servicedesken i SDU IT i  Medarbejderhåndbogen  under afsnittet IT-support

Ad 4)

Du skal selv bestille bøger via indkøbssystemet TrueTrade (har du behov for hjælp, kan du kontakte Anette eller Christina - afhængigt af hvilken sektion du hører til):

Du bestiller bøger via TrueTrade i aftalesamlingen Bøger /punch-out. Se også vejledningen til Bestilling af bøger

Læs evt. Bestillerens guide til indkøbssystemet

Du skal selv bestille visitkort, Roll-ups og Posters hos Grafisk Center

Fra 1. januar 2024 kan man bestille print og grafisk design uden beregning, hvis man ansat eller ph.d.-studerende ved SDU. 
Du kan læse om ydelser og bestille hos Grafisk Center

Indkøb og retningslinjer for Sønderborg:

TEK Indkøb, Sønderborg. Bestilling foregår på:  order_alsion@tek.sdu.dk vedr.: 

• Laboratorieudstyr og -inventar
• Udstyr/komponenter til undervisning
• Udstyr/komponenter til forskning, inkl. forskningsprojekter

For andre bestillinger, f.eks. kontorartikler, medlemskaber, booking af bus osv. skal Jette Toft Iversen kontaktes.

 Du skal have afklaret indkøbet og det skal være godkendt af budgetansvarlig, førend du sender din ordre. 
Oplys varenummer og antal, du skal desuden oplyse hvilken kontostreng der skal benyttes til betaling

Konferencetilmelding og -betaling udføres på et møde
Du skal gøre følgende:
Aftale et møde med Jette. 
På mødet udfylder i oplysninger og valg på konferencens side, og  gennemfører betalingen med ITIs sekretariatets-indkøbskonto (tilføj VAT nr. hvis det bedes oplyst).