Rettigheder til fx Acadre, STADS o.li. administreres i et CRM system. Har du ændringer eller et ændret behov skal du skrive til Dorte Winther, dowi@health.sdu.dk.
Anne Mette Kaargaard er arbejdsmiljørepræsentant i det lokale arbejdsmiljøudvalg, der desuden består af sekretariatschefen.
Du finder nødhjælps-/forbindingskasse hos Anne Mette.
Hovedparten af de overenskomstansatte i staten følger enten reglerne i statens arbejdstidsaftale eller reglerne i akademikeroverenskomsten (AC).
På SDU i Odense findes, ifølge Den Internationale Olympiske Komité, verdens bedste trænings- og atletikstadion. Og det bedste af det hele er, det er gratis for alle at benytte. Du finder Atletikstadionenet her.
Du har mulighed for at holde barns 1. og 2. sygedag. Send mail til din nærmeste leder og SUND-HR@health.sdu.dk med cc til din(e)kontormakker(e).
Ved børns sygdom skal du ikke sende raskmelding.
SDU har et fælles koncept for beredskab. Det fælles beredskab har til formål at være tryghedsskabende for universitetets medarbejdere, studerende og gæster.
I det fælles koncept for beredskab er udarbejdet en række emner, hvor man som medarbejder kan finde mere detaljeret information og vejledning omkring forskellige beredskabssituationer.
Emnerne omfatter blandt andet:
- Alarmering
- Brand
- Evakuering
- Krisehjælp
- Personskade
Beredskab på SUNDs fakultetssekretariat
Anne Mette Kargaard er arbejdsmiljørepræsentant i fakultetssekretariatet. I videoen her gennemgår hun proceduren for sekretariatet i tilfælde af, at alarmen går.
Når du afholder møder og ønsker at bestille mødeforplejning, så skal du være opmærksom på at følge de fælles retningslinjer for bestilling af forplejning.
De fælles retningslinjer definerer blandt andet, hvornår du må bestille forplejning, samt hvor meget/lidt, der må bestilles.
Du kan se de fælles retningslinjer for mødeforplejning her.
Bestil mødeforplejning til et internt møde (er du i tvivl om, hvordan du gør, så læs først vejledningen). Eventuelle spørgsmål kan rettes til: Mette.Brandt@chartwells.dk eller på telefon: 6550 1720
Bestiller du mødeforplejning, skal du sende deltagerliste og dagsorden/formål med angivelse af varighed for mødet til dowi@health.sdu.dk.
Mødelokaler bookes via mødeindkaldelsen i Outlook på det ikon, der hedder "Lokalesøgning". Feltet vises i højre side efter rubrikken 'Sted' når du har klikket på ikonet 'Inviter deltagere'.
Campus' placering i Odense
Vi har samlet en række hjælpemidler, så du kan finde rundt på SDU Odense:
- SDU Maps campuskort og vejviser er et samlet kort og vejviser til SDU Odense Campusvej, som også indeholder en søgefunktion til blandt andet møde- og undervisningslokaler.
- Du kan også hente SDU Maps til din smartphone eller tablet fra App Store eller Google Play.
- Husk at orientere dig i de gældende parkeringsregler. Her finder du også et kort over områdets parkeringspladser.
- SDU Odense råder også over lokaler i Videnbyen, Cortex Park på Campusvej og i Winsløwparken ved OUH.
- Læs kørselsvejledningen til SDU Odense.
- Find cykelparkering ved SDU Odense.
Har du lyst til at give dine kolleger en gave, når der er en anledning, så meld dig ind i gavekassen! Det er selvfølgelig frivilligt at være medlem af gavekassen, men det er kun medlemmer af gavekassen, der modtage gaver fra kassen.
Der gives gaver ved følgende lejligheder:
- 500 kroner (valgfri gave) ved runde fødselsdage, bryllup, barsel, jubilæer (10, 20 og 30 år ved fakultetssekretariatet og 25, 40 og 50 år ved SDU.), afskedsgave.
- Blomster til kolleger, som vi vil sende en tanke.
Indmeldelse og indbetaling
Der indbetales 120 kr. én gang om året til mobile Box 1939GX.Har du lyst til at være med i gavekassen, så kontakt Dorte Winther.
Når SDU behandler informationer og/eller personoplysninger sker det ansvarligt og med omhu. Ordentlig behandling af personoplysninger er et vigtigt fundament for universitetets daglige virke, og når SDU skal skabe værdi for og med det omgivende samfund. Som medarbejder finder du brugerrettet information om databeskyttelse og informationssikkerhed til dig som administrativt ansat, forsker eller underviser i et samlet univers på SDUnet .
Hvis du har konstateret et brud på persondatasikkerheden skal du hurtigst muligt indberette det. Det kan du gøre her
Tabte og glemte sager kan indleveres – og afhentes – hos Teknisk Service.
På Campusvej i Odense er det ved receptionen på Campustorvet.
København, Slagelse, Kolding, Esbjerg og Sønderborg er det hos Teknisk Services betjente. Er du i tvivl om hvor du finder Teknisk Services betjente, kan du kontakte 8888@sdu.dk.
Sager, der er tabt eller glemt på en af SDU’s lokationer, og indleveret til Teknisk Service håndteres som følger:
- Værdifulde genstande afleveres til Hittegodskontoret snarest muligt, dvs. i løbet af et par dage efter indleveringen, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden. Eksempler på værdifulde genstande er; penge, særligt værdifulde smykker, elektronik, computere, ure, mobiltelefoner, dyre beklædningsgenstande, tasker og lignende.
- Alle genstande med navn på, fx pas, kørekort og lignende afleveres til Hittegodskontoret snarest muligt, dvs. i løbet af et par dage efter indleveringen, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden Teknisk Service forsøger altid at kontakte ejeren først, hvis der er tydeligt navn på genstanden, inden aflevering til Hittegodskontoret.
- Tabte og glemte sager udover ovenstående opbevares af SDU i mindst 30 dage, hvorefter genstandene kan bortsælges, bortgives eller destrueres, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden.
Bemærk: SDU kan ikke holdes ansvarlig for eventuelle forsvundne værdigenstande. Vi opbevarer kun de genstande vi finder, men da lokalerne først bliver gjort rene om morgenen, kan ting godt nå at forsvinde inden rengøringen finder dem.
Grafisk Center er SDU´s in-house trykkeri. Vi leverer alle former for tryksager til enhederne på SDU.
Her kan du se vores produkter og bestille dine tryksager.
I HCM kan du se din ferie, og du kan selv flytte og registrere ferie. Se hvordan du gør her.
Du skal til enhver tid respektere og følge henstillinger fra SDU's personale og på opfordring fremvise studiekort/medarbejderkort eller på anden vis redegøre for dit ærinde på campus.
Overtrædelse af husreglerne kan medføre indberetning til nærmeste leder/Rektor og evt. bortvisning.
Spørgsmål eller brug for hjælp? Skriv til Teknisk Service på 8888@sdu.dk.
Husregler
Indendørs rygning: Nej, det er ikke tilladt, heller ikke e-cigaretter. Følg skiltene og anvisningerne.
Udendørs rygning: Se oversigten over rygeområder. Husk, ingen røg i gårdhaverne! Og bemærk, at Campus Esbjerg, Slagelse og Kolding er helt røgfrie inde som ude.
Vil du gerne i detaljen? Se SDU's principper for rygning og tobaksanvendelse.
Ryd op efter dig selv: Ingen gider andres krummer og brugte servietter. Brug de opstillede skraldespande og sortér dit affald. PS: Krummer skal i madaffald, brugte servietter i restaffald.
Kantineservice: Andres snaskede tallerkener og bestik er heller ikke en vinder. Stil dit brugte service på kantinens servicevogne.
Fejring ja tak! Konfetti, nej tak: Fejr endt eksamen og flotte resultater, men lad konfettirør og lignende blive hjemme. Det tager vildt lang tid at rydde op efter.
Parkér udenfor: Køb et tæppe til din racer, hvis den fryser. Ingen cykler, løbehjul, skateboards og lignende indenfor. De skal parkeres i stativer eller cykelskure udenfor.
Undtagelse: Ansatte på SDU kan bruge løbehjul og mindre el-køretøjer indenfor i arbejdsøjemed.
Til ansatte på hjul: Tag hensyn, afpas hastigheden og hold dig til de afmærkede kørebaner.
Dæmp dig: Godt selskab og gode diskussioner kan larme. Fortsæt det hyggelige samvær, men dæmp jer, så I ikke forstyrrer undervisning og møder.
Ekstra stille i eksamenstiden: De gule skilte på dørene viser, hvor eksamen er i gang. Shhh.
Ingen kæledyr: De er jo søde, men ikke alle kan se det, og mange er allergiske. Så desværre, ingen hunde eller andre kæledyr indendørs.
Undtagelse: Servicehunde er i udgangspunktet velkomne. Og hvad er så en servicehund? Det er en specielt trænet hund, der hjælper mennesker med fysiske eller psykiske funktionsnedsættelser. Den kan udføre opgaver som at hente ting, åbne døre eller give tryghed og støtte. Servicehunde er trænet til at samarbejde tæt med deres ejer og er et vigtigt hjælpemiddel i hverdagen.
Er du studerende med ønske om at medbringe din servicehund? Kontakt dit studie og aftal nærmere, hvordan dette kan lade sig gøre på bedst mulig vis. Læs mere om studerende og servicehunde på SDU.
Opslagstavler: Brug kun de fastmonterede opslagstavler til plakater og opslag. Sæt ikke opslag på glas, døre eller vægge. Tapen er svær at fjerne og efterlader mærker. Vær opmærksom på, at nogle opslagstavler er reserveret til specifikke formål.
Er du en del af en forening eller lignende, som gerne vil have en opslagstavle reserveret til jer, så find ud af mere om lån og brug af opslagstavlerne.
Nødsituationer: Stands ulykken, hvis du kan. Ring 1-1-2 og evakuer området om nødvendigt. Ring derefter 6550 8888 og orienter SDU.
Brandhensyn: Levende lys er forbudt. Intet køkkenudstyr som kaffemaskiner, elkedler, mikroovne, køleskabe eller lignende i lokaler og kontorer.
Indkøb af pc/telefon/møbler og AV-udstyr som f.eks. projektor skal godkendes af Merete Munk og indkøbes af Dorte Winther.
Kurser og konferencer med en samlet udgift over kr. 5.000 skal godkendes af Merete Munk.
Små arbejdsredskaber som mus, ledninger mv. indkøbes ved behov uden godkendelse.
Øvrige indkøb ved eksterne leverandører skal godkendes af nærmeste område-/funktionsleder og Merete Munk.
Procedure for indkøb af pc/telefon: Log in på https://its.sdu.dk, tilføj varen til ønskelisten og send ønskelisten til Merete Munk.
Procedure for øvrige indkøb ved eksterne leverandører: indhent godkendelse fra afdelingslederen, og tjek med oekonomi-sund@health.sdu.dk, om der foreligger en indkøbsaftale.
Kontorartikler bestilles af Dorte Winther.
Servicedesken i SDU IT supporterer alle på SDU med alt fra computerproblemer, rådgivning og indkøb af hardware, AV-løsninger, mobiltelefoni og meget andet.
Vi gør os umage med at hjælpe med alle de henvendelser vi får, og er vi ikke de bedste til at løse din henvendelse hjælper vi dig videre. Du opretter en supportsag ved at sende en email til servicedesk@sdu.dk.
Er dit problem akut vil vi meget gerne have, at du ringer til os. Vi sidder klar til at hjælpe på 6550 2990 i tidsrummet:
Mandag – torsdag: kl. 07.45 – 15.30
og akut undervisningssupport kl. 15.30 – 18.00
Fredag: kl. 07.45 – 15.00
og akut undervisningssupport kl. 15.00 – 18.00
Lørdag: akut undervisningssupport kl. 09.00 – 16.00
Du er selvfølgelig også altid velkommen til at kontakte os i en af vores fysiske Servicedeske som findes på alle SDU’s campusser – lokale åbningstider kan variere.
Acadre er universitetets nuværende ESDH-system og benyttes til journalisering af dokumenter, der er underlagt journaliseringspligt i henhold til gældende lovgivning. ESDH står for elektronisk sags- og dokumenthåndtering.
Hovedreglen for hvornår du som medarbejder skal journalisere en sag, eller anden dokumentation er, at forpligter du SDU fx via en aftale med en samarbejdspartner eller andet, skal dette journaliseres. Dette kan være mailkorrespondancer med en ekstern, og deciderede aftaledokumenter.
Den 1. marts 2024 implementeres SDU's nye journaliseringssystem Workzone. Sagsbehandlere i Acadre vil få besked via mail vedrørende overgangen.
Du kan se mere om Workzone og journalisering på servicesiden for ESDH.
Find information om åbningstider, dagens menu, mødeforplejning og meget mere på kantinens webside.
Må du benytte egen bil til tjenesterejser?
Hovedreglen er, at du som rejsende for SDU i videst muligt omfang skal benytte offentlige transportmidler i forbindelse med en tjenesterejse.
Hovedreglen kan fraviges, hvis det ud fra en samlet betragtning er mest hensigtsmæssigt og økonomisk for SDU, at der anvendes privat køretøj.
Hvordan gør du, hvis du ønsker at benytte egen bil?
Privat køretøj kan benyttes, såfremt der foreligger en kørselstilladelse fra institutleder eller områdechef. En kørselstilladelse kan opnås permanent eller for en konkret rejse.
Hvis der er givet en permanent kørselstilladelse, skal den ansatte ikke for hver tjenesterejse have tilladelse til at fravige hovedreglen om kørsel med offentlige transportmidler.
Kørselstilladelsen dokumenteres ved institutlederens/områdechefens anvisning af rejseafregningen.
Fakultetssekretariatet har en væsentlig opgave i at understøtte et troværdigt og åbent samarbejde med pressen. Få gode råd omkring pressekontakt og sproglig retningslinjer for dig i fakultetssekretariatet.
Får du en henvendelse fra pressen, skal du altid henvende dig til Sigurd A. Kristoffersen eller Merete Munk. Læs mere om, hvordan du skal forholde dig, hvis du får en henvendelse fra pressen.
Du kan søge om kurser ved din nærmeste leder, dog skal kurser over kr. 5.000 godkendes af Merete Munk. Ved ansøgning skal du udfylde en Impact map.
Læs mere om kurser
Interne medarbejderkurser: CUU (Det Centrale Uddannelsesudvalg).
Ekstern efteruddannelseskurser på tværs af universiteter i DK: AEU (Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte)
SDU's interne cirkulære om udbetaling af løn, honorar og udgiftsgodtgørelse til personer, der opholder sig på Syddansk Universitet.
Formålet med det interne cirkulære er at tydeliggøre reglerne for udbetaling af løn, honorar og udgiftsgodtgørelse til personer, der opholder sig på Syddansk Universitet. Anledningen til cirkulæret er, at SDU modtager mange besøg fra udlandet, men cirkulæret anvendes i forbindelse med både udlændinge og danskere.
Mødeugler kan bruges ved afholdelse af hybridmøder, hvor 2-20 deltagere sidder fysisk i lokalet, imens øvrige deltagere er med online. Uglen opfanger lyd og billede og et lille kamera drejer sig efter lyden fra den, der taler. Uglen giver et 360 graders billede af rummet, et fokusbillede af den som taler og split-screen view på de øvrige deltagere i rummet, som giver lyd fra sig.
Mødeugle 1 står i lokale V03-609a-1.
Mødeugle 2 står i lokale V03-609a-2.
Nøgler og adgangskort udleveres af SUND HR.
Dørene i SUND-bygningen åbnes automatisk kl. 08.00 og låses kl. 16.00.
Adgangskortet bruges desuden som kopieringskort på alle universitetets kopimaskiner (se under print/kopi)
SDU har sin egen sprogserviceenhed, hvor du kan få hjælp til dine oversættelsesopgaver. Læs mere om sprogserviceenheden og deres ydelser eller skriv til dem på sprog@sdu.dk.
Alle varer – såvel som breve og pakker - til SUND bliver leveret i ét af fire centrale varemodtagelsesrum/postrum i bygningens stueetage.
Fakultetssekretariatets post bliver leveret til postrummet ved Marken. Du finder postrummet her
Omdeling/afhentning af post i fakultetssekretariatet
Her dag over middag henter studentermedhjælperne breve og pakker i postrummet og fordeler posten til de to kopirum i fakultetssekretariatet ud fra den etage, modtageren sidder på.
Studentermedhjælperne tager samtidig post, der skal sendes, med retur til postrummet fra kopirummet.
Hver dag over middag kan du derfor:- Hente post i kopirummet på din etage.
- Sende post fra kopirummet på din etage
Du finder kopirummet på første sal her.
Du finder kopirummet på anden sal her.
Rejser og rejseafregning i zExpense
På rejsekontorets sider under Økonomis servicesider kan du finde alle de gældende regler for rejser og rejseafregning på SDU.
Når du har lavet udlæg i forbindelse med rejser, skal du selv indtaste din rejseafregning i SDU's digitale rejseafregningssystem zExpense.
Du finder hjælp, retningslinjer og vejledninger på Rejsekontorets sider om zExpense.
Eller log direkte på zExpense.
Har du spørgsmål? Så prøv SUND's rejseguide
SUND har udarbejdet en praktisk rejseguide, der er designet til at gøre det nemmere for ansatte at håndtere rejseafregninger i zExpense. Guiden indeholder ikke kun svar på forskellige scenarier, men også nyttige tips og tricks til at opnå godkendelse af dine rejseafregninger allerede ved første forsøg.
På SDU i Odense findes et cykelværksted, hvor du hurtigt og til en god pris kan få repareret din cykel.
Du finder cykelværkstedet på Campusvej ud til den røde cykelsti, lige nord for SDU Fitness.
Cykelværkstedet drives af Folkebo Cykler, og du kan finde værkstedets åbningstider på deres hjemmeside.
Rygning skal foregå i de udendørs 'ryger-ly'. Det gælder også e-cigaretter.
Ansatte ved SDU Odense og OUH har mulighed for at melde sig ind i SDU Fitness.
SDU’s Office-pakke indeholder flere forskellige skabeloner, der kan tilgås i henholdsvis PowerPoint og i Word.
I PowerPoint findes der blandt andet en række færdige skabeloner, der gør det muligt at fremstille varierede præsentationer. Der er desuden forsider i forskellige farver eller med baggrundsbilleder og meget mere.
I Word findes der en række forskellige skabeloner til blandt andet mødereferater, notater, rapporter, flyers og plakater.
Du tilgår de forskellige skabeloner via det program, der hedder "Templafy" som er integreret direkte i Office-pakken.
Du kan læse mere om de forskellige skabeloner samt hvordan du bruger "Templafy" her.
SDU bruger Microsoft Teams til telefoni. Der udleveres headset og busylight ved at kontakte SDU IT på servicedesk@sdu.dk.
-
Budskabet skal stå først i din e-mail eller dit brev.
-
Din tekst skal kunne læses af modtageren, så tag højde for modtagerens alder og uddannelsestrin.
- Skriv ikke indforstået, da mailen kan blive vist til andre eller sendt videre.
- Vær opmærksom på, at en mail, som har cirkuleret, kan indeholde tekst, der ikke er egnet til videresendelse til hvem som helst.
- Vær opmærksom på, at modtageren kan befinde sig i en presset situation, hvis vedkommende fx er studerende og netop er dumpet til en eksamen.
-
Du skal benytte aktivt sprogbrug, så teksten bliver personlig for modtageren. Skriv ikke ”Det tilrådes, at man benytter”, men ”Du skal bruge…, når du…”
-
Brug ”du” som tiltaleform. Ved første henvendelse til en modtager benyttes formen: ”Kære >fornavn< >efternavn<”.
-
Det vigtigste skal stå først i dine sætninger (forvægt)
- En sætningslængde på 15-18 ord i gennemsnit gør teksten let at læse.
- Undgå gerne sætningsforlængere som ”idet”, ”hvilket”, ”hvorfor”, ”hvoraf” og ”ligesom”.
- De gør ofte sætningerne unødigt lange.
- Undgå lange indskudte sætninger. Lav i stedet to sætninger.
-
Undgå så vidt muligt fagudtryk. Hvis du skal bruge fagudtryk, skal du forklare det første gang, de bruges. Dette afhænger naturligvis af, hvem modtageren er.
-
Undgå forkortelser. Du sparer kun ganske lidt plads og sænker læsehastigheden for modtageren, når du bruger forkortelser.
-
- Hav altid Word eller Outlooks stavekontrol slået til.
- Læs dit brev eller din mail igennem, før du sender den.
-
Brug kun de skrifttyper og den typografi, der er standard i Office-pakken på Syddansk Universitet.
- Brug overhovedet ikke understregning, da det kan forveksles med et link.
- Benyt kun kursiv til citater.
- Brug fed ved fremhævning. Men brug fremhævning mindst muligt.
- Undgå VERSALER
-
- Hav altid den af Syddansk Universitet tilbudte autosignatur slået til.
- I autosignaturen skal du ved overskriften ”Web” anføre adressen til dit elektroniske visitkort: www.sdu.dk/ansat/”dit brugernavn”
-
Skriv altid en relevant overskrift i emnefeltet.
-
- Husk engelsk autosignatur
- Benyt britisk engelsk
- Benyt universitetsordbogen (www.ordbogen.com)
-
- Tænk dig nøje om, før du markerer din mail med et ”Høj prioritet”. Det er kun nødvendigt i meget sjældne tilfælde.
- Undgå udråbstegn.
-
- Angiv så vidt muligt altid svarfrister, hvis din e-mail har officiel karakter.
- Angiv svarfristen i både emnefeltet og først i teksten.
-
Hvis du ønsker en bekræftelse af, at mailen er modtaget, skal du angive det først i brødteksten.
-
Er du i tvivl om en formulering, så spørg en kollega eller din nærmeste leder.
-
En e-mail fra Sundhedsvidenskab skal vise, at vi er professionelle, også når mailen er kortfattet. Hvis det er relevant, skal du altid afslutte din mail med, at
modtageren kan henvende sig til dig ved spørgsmål.
Som ansat ved SDU har du mulighed for at benytte svømmehallen på Universitetet gratis i udvalgte tidsrum. Se åbningstiderne for ansatte her.
Ved sygdom skriver du en mail til din nærmeste leder og SUND-HR@health.sdu.dk med cc til din(e) kontormakker(e).
Raskmelding
Husk at sende en mail til SUND-HR@health.sdu.dk med raskmelding, så snart du er tilbage igen.
Generel information
Som medarbejder er du berettiget til fravær, hvis du grundet sygdom er uarbejdsdygtig. Fravær i forbindelse med lægebesøg, lægehenvist behandling i sundhedssystemet eller tandlægebesøg, er også berettiget (såfremt placering uden for arbejdstiden ikke er mulig).
Du kan læse mere om, hvilke ting du skal være opmærksom på i forhold til sygdom, samt hvem du skal sygemelde dig til på din enhed her.