Her finder du hjælp og forklaringer på de mest almindelige SDU-ting:
Rettigheder til fx Acadre, STADS o.li. administreres i et CRM system. Har du ændringer eller et ændret behov skal du skrive til Dorte Winther, dowi@health.sdu.dk.
Anne Mette Kaargaard er arbejdsmiljørepræsentant i det lokale arbejdsmiljøudvalg, der desuden består af sekretariatschefen.
Du finder nødhjælps-/forbindingskasse hos Anne Mette.
Hovedparten af de overenskomstansatte i staten følger enten reglerne i statens arbejdstidsaftale eller reglerne i akademikeroverenskomsten (AC). Du kan læse mere om, hvad det betyder for dig på din enheds side omkring arbejdstid.
Under opdatering.
På SDU i Odense findes, ifølge Den Internationale Olympiske Komité, verdens bedste trænings- og atletikstadion. Og det bedste af det hele er, det er gratis for alle at benytte. Du finder Atletikstadionenet her.
Du har mulighed for at holde barns 1. og 2. sygedag. Send mail til din nærmeste leder og Dorte Winther med cc til din(e)kontormakker(e). Ved børns sygdom skal du ikke sende raskmelding.
SDU har et fælles koncept for beredskab. Det fælles beredskab har til formål at være tryghedsskabende for universitetets medarbejdere, studerende og gæster.
I det fælles koncept for beredskab er udarbejdet en række emner, hvor man som medarbejder kan finde mere detaljeret information og vejledning omkring forskellige beredskabssituationer.
Når du afholder møder og ønsker at bestille mødeforplejning, så skal du være opmærksom på at følge de fælles retningslinjer for bestilling af forplejning.
De fælles retningslinjer definerer blandt andet, hvornår du må bestille forplejning, samt hvor meget/lidt, der må bestilles.
Bestiller du mødeforplejning, skal du sende deltagerliste og dagsorden/formål med angivelse af varighed for mødet til dowi@health.sdu.dk.
Mødelokaler bookes via mødeindkaldelsen i Outlook på det ikon, der hedder "Lokalesøgning". Feltet vises i højre side efter rubrikken 'Sted' når du har klikket på ikonet 'Inviter deltagere'.
Vi har samlet en række hjælpemidler, så du kan finde rundt på SDU Odense:
SDU Maps campuskort og vejviser er et samlet kort og vejviser til SDU Odense Campusvej, som også indeholder en søgefunktion til blandt andet møde- og undervisningslokaler.
Du kan også hente SDU Maps til din smartphone eller tablet fra App Store eller Google Play.
Husk at orientere dig i de gældende parkeringsregler. Her finder du også et kort over områdets parkeringspladser.
Har du lyst til at give dine kolleger en gave, når der er en anledning, så meld dig ind i gavekassen! Det er selvfølgelig frivilligt at være medlem af gavekassen, men det er kun medlemmer af gavekassen, der modtage gaver fra kassen.
Der gives gaver ved følgende lejligheder:
500 kroner (valgfri gave) ved runde fødselsdage, bryllup, barsel, jubilæer (10, 20 og 30 år ved fakultetssekretariatet og 25, 40 og 50 år ved SDU.), afskedsgave.
Blomster til kolleger, som vi vil sende en tanke.
Indmeldelse og indbetaling
Der indbetales 120 kr. én gang om året til mobile Box 1939GX.
Har du lyst til at være med i gavekassen, så kontakt Dorte Winther.
Når SDU behandler informationer og/eller personoplysninger sker det ansvarligt og med omhu. Ordentlig behandling af personoplysninger er et vigtigt fundament for universitetets daglige virke, og når SDU skal skabe værdi for og med det omgivende samfund. Som medarbejder finder du brugerrettet information om databeskyttelse og informationssikkerhed til dig som administrativt ansat, forsker eller underviser i et samlet univers på SDUnet .
Hvis du har konstateret et brud på persondatasikkerheden skal du hurtigst muligt indberette det. Det kan du gøre her
Tabte og glemte sager kan indleveres – og afhentes – hos Teknisk Service.
På Campusvej i Odense er det ved receptionen på Campustorvet.
København, Slagelse, Kolding, Esbjerg og Sønderborg er det hos Teknisk Services betjente. Er du i tvivl om hvor du finder Teknisk Services betjente, kan du kontakte 8888@sdu.dk.
Sager, der er tabt eller glemt på en af SDU’s lokationer, og indleveret til Teknisk Service håndteres som følger:
Værdifulde genstande afleveres til Hittegodskontoret snarest muligt, dvs. i løbet af et par dage efter indleveringen, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden. Eksempler på værdifulde genstande er; penge, særligt værdifulde smykker, elektronik, computere, ure, mobiltelefoner, dyre beklædningsgenstande, tasker og lignende.
Alle genstande med navn på, fx pas, kørekort og lignende afleveres til Hittegodskontoret snarest muligt, dvs. i løbet af et par dage efter indleveringen, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden Teknisk Service forsøger altid at kontakte ejeren først, hvis der er tydeligt navn på genstanden, inden aflevering til Hittegodskontoret.
Tabte og glemte sager udover ovenstående opbevares af SDU i mindst 30 dage, hvorefter genstandene kan bortsælges, bortgives eller destrueres, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden.
Bemærk: SDU kan ikke holdes ansvarlig for eventuelle forsvundne værdigenstande. Vi opbevarer kun de genstande vi finder, men da lokalerne først bliver gjort rene om morgenen, kan ting godt nå at forsvinde inden rengøringen finder dem.
Grafisk Center er SDU´s in-house trykkeri. Vi leverer alle former for tryksager til enhederne på SDU.
Her kan du se vores produkter og bestille dine tryksager.
I HCM kan du se din ferie, og du kan selv flytte og registrere ferie. Se hvordan du gør her.
Du skal til enhver tid respektere og følge henstillinger fra SDU's personale og på opfordring fremvise studiekort/medarbejderkort eller på anden vis redegøre for dit ærinde på campus.
Overtrædelse af husreglerne kan medføre indberetning til nærmeste leder/Rektor og evt. bortvisning.
Spørgsmål eller brug for hjælp? Skriv til Teknisk Service på 8888@sdu.dk.
Husregler
Det er ikke tilladt at ryge indendørs. Det gælder også e-cigaretter.
Ret dig efter anvisninger og skiltning dér hvor du er.
Ryd op efter dig selv og sortér dit affald i de opstillede skraldespande.
Stil dit brugte service fra kantinen på de opstillede servicevogne.
Der henstilles til at der ikke anvendes konfettirør og lignende inde og ude af hensyn til rengøring.
Cykler og andre køretøjer skal parkeres udendørs og må ikke opbevares i universitetets lokaler.
Det er ikke tilladt at køre på løbehjul og el-køretøjer indendørs af sikkerhedsmæssige årsager.
Du må som ansat i arbejdsøjemed gerne køre indenfor på et almindeligt løbehjul, men tag hensyn, afpas hastigheden og hold dig til de afmærkede kørebaner.
Tag hensyn - dæmp dig, når du færdes i eller omkring bygningerne, så du ikke forstyrrer undervisning og mødeaktiviteter.
Vær særligt opmærksom omkring eksamenstid. Hold øje med de gule skilte på dørene eller anden form for skiltning.
Du må ikke tage din hund eller andre husdyr med ind på universitetet.
Servicehund er naturligvis undtaget.
Ved ønske om promovering og markedsføring på SDU's arealer, skal der rettes henvendelse til 8888@sdu.dk.
Tilladelsen til promovering/markedsføring bliver givet under den forudsætning, at der ikke modtages nogen form for underskrifter, hverken forpligtende eller uforpligtende, herunder gælder også abonnementstegning. Det er endvidere ikke tilladt at udlevere merchandise, som forhandles i kantinen (f.eks. vandflasker). Rent salg er ligeledes forbudt.
Derudover skal der tages hensyn til, at man ikke er til gene for universitetets almindelige trafik eller spærrer flugtveje.
Hvis du vil optræde med musik, lave en indsamling, optage video/fotografere til offentlig brug, uddele tryksager, have en stand på SDU eller lign., så skal der ligeledes rettes henvendelse til 8888@sdu.dk.
Du må kun hænge plakater og andre opslag op på fastmonterede opslagstavler og aldrig på glaspartier, døre eller vægge.
Du skal være opmærksom på, at nogle opslagstavler er forbeholdt institutter, administrationen, foreninger og lignende.
Af brandhensyn er enhver anvendelse af levende lys forbudt på SDU, herunder brug af stearinlys. Det er ligeledes ikke tilladt at opstille og anvende kaffemaskine, mikroovn, toaster, elkedel, køleskab m.v. i projektlokaler, kontorer og lignende.
Indkøb af pc/telefon/møbler og AV-udstyr som f.eks. projektor godkendes af Merete Munk og indkøbes af Dorte Winther. Kurser og konferencer med en samlet udgift over kr. 5.000 godkendes af Merete Munk.
Små arbejdsredskaber som mus, ledninger mv. indkøbes ved behov uden godkendelse.
Øvrige indkøb ved eksterne leverandører godkendes af SUND-Uddannelse og SUND-Forskning godkendes af nærmeste område-/funktionsleder og dekansekretariatet af Merete Munk.
Procedure for indkøb af pc/telefon: Log in på https://its.sdu.dk, tilføj varen til ønskelisten og send ønskelisten til Merete Munk.
Procedure for øvrige indkøb ved eksterne leverandører: indhent godkendelse fra afdelingslederen, og tjek med oekonomi-sund@health.sdu.dk, om der foreligger en indkøbsaftale.
Kontorartikler bestilles af Dorte Winther.
Servicedesken i SDU IT supporterer alle på SDU med alt fra computerproblemer, rådgivning og indkøb af hardware, AV-løsninger, mobiltelefoni og meget andet.
Vi gør os umage med at hjælpe med alle de henvendelser vi får, og er vi ikke de bedste til at løse din henvendelse hjælper vi dig videre. Du opretter en supportsag ved at sende en email til servicedesk@sdu.dk.
Er dit problem akut vil vi meget gerne have, at du ringer til os. Vi sidder klar til at hjælpe på 6550 2990 i tidsrummet:
Mandag – torsdag: kl. 07.45 – 15.30
og akut undervisningssupport kl. 15.30 – 18.00
Du er selvfølgelig også altid velkommen til at kontakte os i en af vores fysiske Servicedeske som findes på alle SDU’s campusser – lokale åbningstider kan variere.
Acadre er universitetets nuværende ESDH-system og benyttes til journalisering af dokumenter, der er underlagt journaliseringspligt i henhold til gældende lovgivning. ESDH står for elektronisk sags- og dokumenthåndtering.
Hovedreglen for hvornår du som medarbejder skal journalisere en sag, eller anden dokumentation er, at forpligter du SDU fx via en aftale med en samarbejdspartner eller andet, skal dette journaliseres. Dette kan være mailkorrespondancer med en ekstern, og deciderede aftaledokumenter.
Den 1. marts 2024 implementeres SDU's nye journaliseringssystem Workzone. Sagsbehandlere i Acadre vil få besked via mail vedrørende overgangen.
Find information om åbningstider, dagens menu, mødeforplejning og meget mere på kantinens webside.
Må du benytte egen bil til tjenesterejser?
Hovedreglen er, at du som rejsende for SDU i videst muligt omfang skal benytte offentlige transportmidler i forbindelse med en tjenesterejse.
Hovedreglen kan fraviges, hvis det ud fra en samlet betragtning er mest hensigtsmæssigt og økonomisk for SDU, at der anvendes privat køretøj.
Hvordan gør du, hvis du ønsker at benytte egen bil?
Privat køretøj kan benyttes, såfremt der foreligger en kørselstilladelse fra institutleder eller områdechef. En kørselstilladelse kan opnås permanent eller for en konkret rejse.
Hvis der er givet en permanent kørselstilladelse, skal den ansatte ikke for hver tjenesterejse have tilladelse til at fravige hovedreglen om kørsel med offentlige transportmidler.
Kørselstilladelsen dokumenteres ved institutlederens/områdechefens anvisning af rejseafregningen.
En gang om året er der lønforhandlinger for hver overenskomstgruppe. Du finder den tillidsrepræsentant, som repræsenterer dig og din fagforening.
SDU's interne cirkulære om udbetaling af løn, honorar og udgiftsgodtgørelse til personer, der opholder sig på Syddansk Universitet.
Formålet med det interne cirkulære er at tydeliggøre reglerne for udbetaling af løn, honorar og udgiftsgodtgørelse til personer, der opholder sig på Syddansk Universitet. Anledningen til cirkulæret er, at SDU modtager mange besøg fra udlandet, men cirkulæret anvendes i forbindelse med både udlændinge og danskere.
MUS afholdes en gang om året jvf. SDUs retningslinjer.
Mødeugler kan bruges ved afholdelse af hybridmøder, hvor 2-20 deltagere sidder fysisk i lokalet, imens øvrige deltagere er med online. Uglen opfanger lyd og billede og et lille kamera drejer sig efter lyden fra den, der taler. Uglen giver et 360 graders billede af rummet, et fokusbillede af den som taler og split-screen view på de øvrige deltagere i rummet, som giver lyd fra sig.
Mødeugle 1 står i lokale V03-609a-1.
Mødeugle 2 står i lokale V03-609a-2.
Omdeling/afhentning af post i fakultetssekretariatet
Her dag over middag henter studentermedhjælperne breve og pakker i postrummet og fordeler posten til de to kopirum i fakultetssekretariatet ud fra den etage, modtageren sidder på.
Studentermedhjælperne tager samtidig post, der skal sendes, med retur til postrummet fra kopirummet.
SUND har udarbejdet en praktisk rejseguide, der er designet til at gøre det nemmere for ansatte at håndtere rejseafregninger i zExpense. Guiden indeholder ikke kun svar på forskellige scenarier, men også nyttige tips og tricks til at opnå godkendelse af dine rejseafregninger allerede ved første forsøg.
Rygning skal foregå i de udendørs 'ryger-ly'. Det gælder også e-cigaretter.
Ansatte ved SDU Odense og OUH har mulighed for at melde sig ind i SDU Fitness.
SDU’s Office-pakke indeholder flere forskellige skabeloner, der kan tilgås i henholdsvis PowerPoint og i Word.
I PowerPoint findes der blandt andet en række færdige skabeloner, der gør det muligt at fremstille varierede præsentationer. Der er desuden forsider i forskellige farver eller med baggrundsbilleder og meget mere.
I Word findes der en række forskellige skabeloner til blandt andet mødereferater, notater, rapporter, flyers og plakater.
Du tilgår de forskellige skabeloner via det program, der hedder "Templafy" som er integreret direkte i Office-pakken.
Budskabet skal stå først i din e-mail eller dit brev.
Din tekst skal kunne læses af modtageren, så tag højde for modtagerens alder og uddannelsestrin.
Skriv ikke indforstået, da mailen kan blive vist til andre eller sendt videre.
Vær opmærksom på, at en mail, som har cirkuleret, kan indeholde tekst, der ikke er egnet til videresendelse til hvem som helst.
Vær opmærksom på, at modtageren kan befinde sig i en presset situation, hvis vedkommende fx er studerende og netop er dumpet til en eksamen.
Du skal benytte aktivt sprogbrug, så teksten bliver personlig for modtageren. Skriv ikke ”Det tilrådes, at man benytter”, men ”Du skal bruge…, når du…”
Brug ”du” som tiltaleform. Ved første henvendelse til en modtager benyttes formen: ”Kære >fornavn< >efternavn<”.
Det vigtigste skal stå først i dine sætninger (forvægt)
En sætningslængde på 15-18 ord i gennemsnit gør teksten let at læse.
Undgå gerne sætningsforlængere som ”idet”, ”hvilket”, ”hvorfor”, ”hvoraf” og ”ligesom”.
De gør ofte sætningerne unødigt lange.
Undgå lange indskudte sætninger. Lav i stedet to sætninger.
Undgå så vidt muligt fagudtryk. Hvis du skal bruge fagudtryk, skal du forklare det første gang, de bruges. Dette afhænger naturligvis af, hvem modtageren er.
Undgå forkortelser. Du sparer kun ganske lidt plads og sænker læsehastigheden for modtageren, når du bruger forkortelser.
Hav altid Word eller Outlooks stavekontrol slået til.
Læs dit brev eller din mail igennem, før du sender den.
Brug kun de skrifttyper og den typografi, der er standard i Office-pakken på Syddansk Universitet.
Brug overhovedet ikke understregning, da det kan forveksles med et link.
Benyt kun kursiv til citater.
Brug fed ved fremhævning. Men brug fremhævning mindst muligt.
Undgå VERSALER
Hav altid den af Syddansk Universitet tilbudte autosignatur slået til.
I autosignaturen skal du ved overskriften ”Web” anføre adressen til dit elektroniske visitkort: www.sdu.dk/ansat/”dit brugernavn”
Skriv altid en relevant overskrift i emnefeltet.
Husk engelsk autosignatur
Benyt britisk engelsk
Benyt universitetsordbogen (www.ordbogen.com)
Tænk dig nøje om, før du markerer din mail med et ”Høj prioritet”. Det er kun nødvendigt i meget sjældne tilfælde.
Undgå udråbstegn.
Angiv så vidt muligt altid svarfrister, hvis din e-mail har officiel karakter.
Angiv svarfristen i både emnefeltet og først i teksten.
Hvis du ønsker en bekræftelse af, at mailen er modtaget, skal du angive det først i brødteksten.
Er du i tvivl om en formulering, så spørg en kollega eller din nærmeste leder.
En e-mail fra Sundhedsvidenskab skal vise, at vi er professionelle, også når mailen er kortfattet. Hvis det er relevant, skal du altid afslutte din mail med, at
modtageren kan henvende sig til dig ved spørgsmål.
På fakultetssekretariatet har vi et antal studentermedhjælpere tilknyttet. Du kan se, hvem der er ansat, og hvilke arbejdsområder de varetager her:
Ved sygdom skriver du en mail til din nærmeste leder og Dorte Winther med cc til din(e) kontormakker(e).
Raskmelding
Husk at sende en mail til Dorte Winther med raskmelding, så snart du er tilbage igen.
Generel information
Som medarbejder er du berettiget til fravær, hvis du grundet sygdom er uarbejdsdygtig. Fravær i forbindelse med lægebesøg, lægehenvist behandling i sundhedssystemet eller tandlægebesøg, er også berettiget (såfremt placering uden for arbejdstiden ikke er mulig).
Når SDU behandler informationer og/eller personoplysninger sker det ansvarligt og med omhu. Ordentlig behandling af personoplysninger er et vigtigt fundament for universitetets daglige virke, og når SDU skal skabe værdi for og med det omgivende samfund. Som medarbejder finder du brugerrettet information om databeskyttelse og informationssikkerhed til dig som administrativt ansat, forsker eller underviser i et samlet univers på SDUnet .
Hvis du har konstateret et brud på persondatasikkerheden skal du hurtigst muligt indberette det. Det kan du gøre her