Du skal helst bestille rejser ved CWT online via bestillingssystemet myCWT, da det er væsentligt billigere end bestilling via telefon og mail.
-
Når du har bestilt en rejse via CWT, sender CWT en mail med en kopi af fakturaen til distributøren for det EAN-nummer, der er tilknyttet den relevante SDU-konto hos CWT.
Find distributøren på listen med EAN-numre.
Du skal ikke sende fakturaen til kreditorbogholderiet, den er kun til din orientering. SDU modtager en almindelig elektronisk faktura, der skal behandles på normal vis af enhedens økonomimedarbejder og anviser.
Betaling af hotelophold
CWT udsteder ikke fakturaer på hotelophold. Vær derfor opmærksom på følgende vedrørende betaling af hotelophold:
-
Hvis du har oplyst EAN-nummer ved bestilling, vil du få en elektronisk faktura fra hotellet. Hvis du ikke har oplyst EAN-nummeret ved bestillingen, vil du blive bedt om betaling ved afrejse.
Der kan være undtagelser fra muligheden for at modtage en elektronisk faktura, hvis SDU eller staten ikke har en indkøbsaftale med hotellet.
Du skal indtaste kreditkortoplysninger som garanti for bestillingen.
-
Du skal indtaste kreditkortoplysninger som garanti for bestillingen.
Du skal betale for hotelopholdet med et kreditkort, dvs. som udlæg. Du får pengene igen efterfølgende ved at registrere dit udlæg i zExpense.
Gebyr for bestilling gennem CWT opkræves separat på faktura fra CWT.
-
-
Du kan se en træningsfilm om online-bestillinger ved at logge ind og klikke på "Mine rejseværktøjer" til højre på myCWT-siden.
-
Køb så vidt muligt billetter via CWT's online bestillingssystem, da det er væsentligt billigere end bestilling via telefon eller mail.
Generelt koster det 20,58 kr. pr. billet at købe billetter via onlineportalen.
Gebyr ved bestilling af billetter via telefon eller mail er pr. billet:
Fly Indenrigs og Skandinavien 44,75 kr. Fly Europa 78,21 kr. Fly Interkontinental 190,38 kr. Hotel 31,90 kr. Bil 31,90 kr. Øvrige transportformer Tilgængelig i GDS Booking System 31,90 kr. Øvrige transportformer Ikke tilgængelig i GDS Booking System 72,04 kr. Øvrige priser og honorarer i aftalen med CWT:
Bestilling ved direkte henvendelse til CWT - Grupperejse Pr. påbegyndt time (60 minutter) 715,22 kr. Ændring af bestilling Pr. ændring 25,73 kr. Annullering af bestilling Pr. annullering 43,22 kr. 24-timers service Pr. henvendelse (ekskl. fee for billetter mv.) 267,57 kr. Bestilling og udlevering af visum Pr. visum 617,46 kr. Beløbene er ekskl. moms.
-
Der er indbygget en prisgaranti i aftalen mellem CWT og staten, som SDU har tilsluttet sig.
Sådan gør du brug af prisgarantien
Hvis du finder eksempler på priser, hvor CWT ikke er konkurrencedygtige, skal du hurtigst muligt maile eksemplet til CWT med skærmbilleder og tidspunkt for søgning. Send mailen til txcare.dk@mycwt.com, og skriv PRISTJEK i emnefeltet. Så vil CWT tjekke og foretage prissammenligningen hurtigst muligt og vende tilbage.
Prisgarantien er omtalt i punkt 2.18.3 i kravspecifikationen, som findes under "Relevante dokumenter". Kan linket være dybere end forsiden af TrueTrade? Jeg kan ikke finde "Relevante dokumenter"
Aftaletekst om prisgarantien
2.18.3 (K)
Leverandøren skal levere en prisgaranti, der tilbyder Kunden at få refunderet det Fee Kunden har betalt for Leverandørens Ydelse samt prisforskellen mellem den af Leverandøren tilbudte pris og den lavere pris, som Den rejsende/Brugeren selv har fundet på ydelser fra tredjepart. Statslige Kunder vil efter bestemmelserne i den til en hver tid gældende fællesstatslige hotelaftale og SKI’s Flyrejseaftale, alene kunne anvende hoteller på den fællesstatslige hotelaftale og flyruter på SKI’s Flyrejseaftale til prissammenligningen.
Prisgarantien gælder alle Billetter og kun prisen for selve Billetten, dvs. uden Fee til Leverandøren.
Prisgarantien forudsætter, at Den rejsende/Brugeren kan dokumentere den lavere pris, fx ved angivelse eller kopi af hjemmeside eller fællesstatslig aftale, samt dato og klokkeslæt, som prissammenligningen har taget udgangspunkt, samt at Billetterne er identiske mht.:
- Dato for rejsen
- Afgangs- og ankomsttidspunkter og rute ved rejse med fly, færge og tog
- Klasse/kategori af service
- Billetregler og –vilkår
Prisgarantien omfatter kun offentligt tilgængelige priser.
Flyselskaber på SKI-aftalen
- Air France
- Emirates
- Icelandair
- Norwegian
- KLM
- SAS
- Lot Polish Airlines.
-
Du må ikke bestille billetter til medrejsende familie via CWT, for de må ikke indgå i SDU’s økonomisystem. CWT er bekendt med dette.
Du må i stedet bestille billetter til familiemedlemmerne separat, og så må du forsøge at finde sammenhængende sæder ved check-in (typisk 22 timer før afgang).
-
CWT mailer kontoudtog til distributøren i den relevante enhed på SDU. Tilsvarende med første rykker.
Hvis der er behov for at sende en rykker nr. 2, sender CWT denne til Kreditorbogholderiet på SDU.
Søg faktura i ØSS
Når du vil tjekke i økonomisystemet ØSS efter en faktura fra CWT, som fremgår af kontoudtog eller rykker, skal du altid søge med % foran og bagved fakturanummeret, inden du beder CWT om at sende den igen. CWT kan ikke sende det samme bilagsnummer igen, så der bliver tilføjet tekst foran bilagsnummeret, når den nye gensendes. Søg derfor med % foran og bagved nummeret, om fakturaen allerede ligger i ØSS bare med tekst foran.
Hvis der er en faktura, som SDU ikke har modtaget fra CWT, bedes du kontakte CWT’s debitorbogholderi på mail debitor@mycwt.com.
Hvis SDU modtager samme faktura fra CWT flere gange, vil du ikke modtage en kreditnota på dobbeltfakturaen. Du skal i stedet skrive til SDU’s Kreditorbogholderi på 4600@sdu.dk og bede om at få den pågældende faktura annulleret. Medsend et skærmdump, som viser begge fakturanumre.
Læs mere om afdelingen Bogholderiet på SDU