SDU HR Serviceside
Rekruttering af teknisk administrativt personale - TAP
Trin for trin instruktioner, regler, vejledninger, skabeloner og værktøjer
- 1 Forberedelse
- 2 Stillingsopslag
- 3 Screening
- 4 Samtale og beslutning
- 5 Forhandling og ansættelse
- 6 Onboarding
Læg fundamentet for en vellykket ansættelse
Forvent, at rekruttering tager tid!
En grundig forberedelse sikrer en fair, transparent og meritbaseret rekruttering og skaber et solidt fundament for et stærkt ansøgerfelt. Her sættes rammen, og rollerne mellem leder og administration bliver tydelige.
Derfor er forberedelsen afgørende:
- Øger kvaliteten af ansøgerfeltet
- Understøtter diversitet og ligebehandling
- Skaber klare forventninger og gennemsigtige kriterier
- Minimerer risiko for fejl, bias og forsinkelser
- Giver et bedre match mellem ansøger, opgave og enhed
Sæt retningen
Den ansættelsesbemyndigede leder har ansvaret for at definere behovet og sikre, at rekrutteringen understøtter enhedens faglige udvikling og SDU’s strategi. Lederens rolle er både strategisk og faglig.
Forberedelsen skal skabe et stærkt grundlag for en objektiv, meritbaseret vurdering senere i processen. Et bredt og bevidst sammensat ansættelsesudvalg skaber mere gennemtænkte beslutninger og et bedre fundament for nye ansættelser.
I denne fase skal den ansættelsesbemyndigede leder :
- Definere enhedens behov og kompetencekrav
- Vurdere, hvordan stillingen styrker diversitet og udvikling
- Beslutte profil, stillingstype og forventninger til faglige/personlige kompetencer
- Tage stilling til, om der i stillingen er tale om kritisk forskning eller adgang til kritisk forskning
-
Vurdere, om der kan blive tale om ansættelse af en international medarbejder - både i Danmark, ved arbejde hjemmefra eller ved udstationering. Hvis ja, skal beslutningen træffes senest to måneder før ansættelsesstart, hvor International Staff Office, ISO, skal inddrages ift. praktiske forhold
- Sammensætte ansættelsesudvalg ift. relevante samarbejdspartnere med relevant faglig bredde (ift. stillingsniveauer), habilitet og diversitet
- Sikre grundlaget for en åben, transparent og meritbaseret rekruttering i tråd med SDU’s principper
Skab rammerne
HR-medarbejderens støtte sikrer, at processens rammer er tydelige, juridisk korrekte og effektive.
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Rådgive leder om:
- Procedurer
- Tidsplan
- Sammensætning af ansættelsesudvalg
- Lovkrav
- Overenskomster
- Sikre dokumentation, sagsbehandling og korrekt datahåndtering
- Understøtte en ensartet og transparent proces på tværs af SDU
- Vejlede om mulighederne for aktiv søgning og markedsføring
Regelgrundlag
Obligatoriske instruktioner
Skab interesse og tiltræk kvalificerede ansøgere
Et godt jobopslag er afgørende for at tiltrække kvalificerede og mangfoldige ansøgere. Det skal informere klart og inspirere samt distribueres strategisk både nationalt og internationalt.
Derfor er stillingsopslaget vigtigt:
Et klart og veldistribueret stillingsopslag:
- Øger kvalitet og bredde i ansøgerfeltet
- Skaber transparens og kommunikerer tydelige forventninger
- Understøtter meritbaseret vurdering med klare kriterier
- Giver et realistisk billede af jobbet og SDU som arbejdsplads
Indhold, kvalitet og faglig relevans
Den ansættende leder har ansvaret for, at stillingsopslaget er præcist, appellerende og tydeligt i forventninger og krav.
Den ansættende leders faglige indsigter er centrale for, at opslaget rammer de rigtige ansøgere – evt. internationalt.
I denne fase skal den ansættende leder:
- Inddrage SDU’s fokus på bias, ligestilling, lige muligheder (handicapfortin)
- Sikre en åben, transparent og meritbaseret rekruttering
NB: For at sikre transparens bør det fremgå af stillingsopslaget, at ansøgere bliver udvalgt på 3 kriterier, der ligger til grund for en evt. screening inden samtale samt en konkluderende helhedsvurdering:- Karriere ud fra CV
- Faglige kompetencer i forhold det konkrete stillingsindhold
- Personlige kompetencer i forhold det konkrete stillingsindhold
- Skrive stillingsopslaget:
- Beskrive stillingens opgaver, ansvar og udviklingsmuligheder
- Tydeliggøre fagligt miljø, samarbejdsflader og placering på SDU
- Formulere krav og ønskede kompetencer
- Sikre korrekt info i opslaget om evt. brug af screening
- Informere om, hvem I er, og holde indforståede forkortelser på et minimum
- Afstemme opslaget med SDU’s værdier
- Forklare processen transparent: evt. screening, evt. test, samtaler mm.
- Informere evt. eksterne netværk og faggrupper på fx LinkedIn
Sparring, kvalitetssikring og effektiv spredning
HR-medarbejderens støtte sikrer, at stillingsopslaget er korrekt, komplet og i tråd med lovgivning og SDU’s retningslinjer.
HR-medarbejderens ansvar er at gøre opslaget synligt, professionelt og let tilgængeligt for alle ansøgere.
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Rådgive den ansættelsesbemyndigede leder om struktur, formuleringer og lovkrav
- Kvalitetssikre stillingsopslaget inkl. obligatoriske oplysninger og afstemning med SDUs værdier
- Sende stillingsopslaget til SDU HR
- Informere evt. eksterne netværk og faggrupper på fx LinkedIn
- Stå for kontakt/kommunikation med kandidater
Kontrol og publicering
HR-medarbejderens støtte sikrer, at stillingsopslaget er afstemt efter SDUs regler og procedurer.
I denne fase skal SDU HR:
- Tjekke at stillingsopslaget lever op til de formelle krav
- Markere feltet kritisk forskning i HCM, hvis der i stillingen er tale om kritisk forskning eller adgang til kritisk forskning
- Publicere stillingsopslaget på SDU’s jobportal mm. i minimum 14 dage
Obligatoriske instruktioner
Skabeloner og værktøjer
Gør screening effektiv, transparent og fair
Når ansøgerfeltet er stort, hjælper det at udvælge de mest relevante kandidater til ansættelsesudvalget. Screening er en selektion baseret på relevans, krav og match i relation til stillingen, der er med til at sikre fairness.
Screening skal udføres på en transparent og meritbaseret måde. Alle vurderes på samme grundlag, og det dokumenteres, hvorfor netop disse ansøgere udvælges til næste trin.
Derfor er det vigtigt:
- Styrker meritbaseret vurdering
- Øger transparens og fairness
- Skaber et stærkt og relevant kandidatfelt til ansættelsesudvalget
- Reducerer bias og tilfældige valg
- Sikrer kvalitet og effektivitet i resten af processen
Kravspecifikation, vurdering og dokumentation
En veldefineret kravliste styrker både fairness, effektivitet og kvaliteten af valget.
I denne fase skal den ansættelsesbemyndigede leder:
- Beslutte efter ansøgningsfristens udløb, om der skal anvendes screening
- Vurdere egen habilitet ift. hver kandidat
- Afgøre om ansøgere med fortrinsret (handicapfortrin) skal indkaldes til samtale – evt. i dialog med SDU HR (gælder ved modtaget mail om ansøger med fortrinsret)
- Hvis stillingen omfatter kritisk forskning eller adgang til kritisk forskning, OG der er kandidater fra et eller flere URIS-lande (automatisk identificeret via mail fra HCM), som shortlistes, videresendes de shortlistede URIS-kandidater til SDU SAFE
- Give SDU SAFE adgang til de markerede kandidater fra URIS-lande i HCM
- Fastlægge objektive, relevante kriterier i tråd med stillingsprofilen
- Vurdere både dokumenterede kompetencer og kandidatens potentiale i forhold til opgaver, team og enhedens behov
- Gennemgå alle ansøgninger på ensartet grundlag (CV, ansøgning og bilag) med systematisk vurdering af:
- uddannelsesbaggrund
- erhvervserfaring
- relevante faglige kompetencer
- relevante personlige kompetencer
- Dokumentere screeningprocessen, så den kan forklares og forsvares
- Sikre fokus på diversitet og ligestilling samt undgå snævre faglige eller netværksbaserede hensyn
- Sikre screening foretages efter kriterierne i kravlisten (minimum 5 kandidater anbefales)
Struktur og fairness i udvælgelsen
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Bistå den ansættelsesbemyndigede leder i praktiske og tidsmæssige rammer
- Vejlede om principper og krav
- Sikre en transparent proces og ensartet screening
- Kommunikere tydeligt proces og forventninger til kandidater
Vurdering
SDU SAFE har ansvar for kontrol af kandidater fra URIS-lande.
Hvis stillingen omfatter kritisk forskning eller adgang til kritisk forskning, OG der er kandidater fra et eller flere URIS-lande, som er shortlistet, modtages mail fra HR-medarbejderen/den ansættelsesbemyndigede leder.
I denne fase skal SDU SAFE:
- Vurdere de markerede kandidater fra URIS-lande i HCM
- Sende vurderingen tilbage til HR-medarbejderen/den ansættelsesbemyndigede leder indenfor 7 dage
Regelgrundlag
Obligatoriske instruktioner
Skabeloner og værktøjer
Gennemfør samtalen professionelt og værdibaseret
Når de fagligt kvalificerede kandidater er identificeret, skal mødet mellem kandidat og SDU være struktureret og værdibaseret.
Denne fase handler om at skabe det rette match med åbenhed, professionalisme og respekt samt et tæt samspil mellem leder, ansættelsesudvalg og administration.
Et godt match mellem kandidat og stilling er afgørende for både løsning af kerneopgaven og medarbejderens trivsel.
Derfor er denne fase vigtig:
- Sikrer et godt match mellem kandidaten og SDU
- Sikrer et godt match mellem kandidaten og stillingen
- Styrker tillid og transparens
- Fremmer SDU’s værdier og professionelle omdømme
Retning, kvalitet og beslutning
Den ansættelsesbemyndigede leder har det overordnede ansvar for, at processen både er fair samt strategisk og værdimæssigt forankret, og at SDU fremstår professionelt over for alle kandidater.
Hvis en kandidat med fortrinsret har været til samtale, men ikke tilbydes stillingen, skal afslaget forhandles med den pågældende kandidats kommune.
I denne fase skal den ansættelsesbemyndigede leder:
- Sikre et velforberedt ansættelsesudvalg
- Tydeliggøre, hvilke faglige og personlige kompetencer der vægtes
- Skabe en struktureret samtaleproces med ens rammer for alle kandidater
- Træffe den endelige beslutning om ansættelse - velbegrundet og transparent på baggrund af ansættelsesudvalgets indstilling
- Hvis kandidat med fortrinsret har været til samtale, men ikke blev valgt:
- Sende begrundelsen for afslaget til SDU HR, der sender afslaget til kandidatens kommune
- Give mundtligt afslag*
OBS! Der må ikke gives afslag eller tilbud om stillingen før forhandling med kommunen har været gennemført
- Hvis international medarbejder ansættes - både i Danmark, ved arbejde hjemmefra eller ved udstationering - kontakte International Staff Office, ISO, senest 2 mdr. før ansættelse ift. praktiske forhold
Overvej at supplere den klassiske samtale, fx:
- Brug en case eller hjemmeopgave for at få indblik i kandidatens praktiske kompetencer
- Overvej tests, der kan give ekstra viden og reducere risikoen for fejlrekruttering
- Tag referencer for at bekræfte vurderingen af en foretrukken kandidat
* Respektfulde afslag er en del af ansættelsesprocessen
Vi anbefaler:
- Ansøgere der ikke har været til samtale: Skriftligt afslag
- Ansøgere, der har været til samtale: Mundtligt afslag efterfulgt af skriftligt afslag
Struktur, koordinering og transparens
En klar og rettidig administrativ indsats gør det lettere for både den ansættelsesbemyndigede leder og ansættelsesudvalg at fokusere på kvaliteten i vurderinger og dialog.
Den administrative støtte sikrer, at kandidatoplevelsen er professionel, og at processen er juridisk sikker og effektiv.
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Koordinere forløb, møder og kommunikation med kandidater
- Sikre tydelig information om proces, frister og forventninger
- Understøtte ansættelsesudvalget med strukturerede skabeloner og materialer
Helhedsvurdering og kvalificeret dialog
Ansættelsesudvalget bidrager med faglige perspektiver og vurderer kandidaternes samlede potentiale.
Ansættelsesudvalgs indstilling er skriftlig og vejledende.
Ansættelsesudvalg opfordres til at være opmærksomme på muligheden for, at ansættelse af interne kandidater kan tilføre enheden værdifuld erfaring og netværk fra andre dele af SDU????????
I denne fase skal ansættelsesudvalget:
- Vurdere egen habilitet ift. hver kandidat
- Vurdere kandidaternes motivation, samarbejdsstil og evne til at indgå i det konkrete miljø
- Sikre en balanceret og fagligt funderet drøftelse af kandidaternes styrker
- Møde alle kandidater med samme struktur og forventninger
- Bidrage til en respektfuld, nysgerrig og dialogbaseret samtale
- Rådgive den ansættelsesbemyndigede leder om stillingens besættelse
Forhandling ift. fortrinsret
Hvis en kandidat med fortrinsret har været til samtale, men ikke tilbydes stillingen, skal afslaget forhandles med den pågældende kandidats kommune.
I denne fase skal SDU HR:
- Sende begrundelsen for afslaget modtaget af den ansættelsesbemyndigede leder til kommunen.
- Sende skriftligt afslag* til kandidaten
OBS! Der må ikke gives afslag eller tilbud om stillingen før forhandling med kommunen har været gennemført
* Respektfulde afslag er en del af ansættelsesprocessen
Vi anbefaler:
- Ansøgere der ikke har været til samtale: Skriftligt afslag
- Ansøgere, der har været til samtale: Mundtligt afslag efterfulgt af skriftligt afslag
Obligatoriske instruktioner
Skabeloner og værktøjer
Gennemfør forhandling og ansættelse professionelt og rettidigt
Processen lykkes bedst, når leder, SDU HR og administration arbejder tæt sammen, samt når roller og frister er tydelige fra start.
Derfor er forhandlings- og ansættelsesfasen vigtig:
- Sikrer overholdelse af lovgivning og interne retningslinjer
- Skaber transparens og fairness i lønforhandling
- Reducerer risiko for fejl og forsinkelser
- Understøtter en professionel onboarding
- Bidrager til en god start for den nye medarbejder
Strategisk ansvar og lønforhandling
Den ansættelsesbemyndigede leder har det overordnede ansvar for at sikre rammerne, og sekretariatschef (Fakultet) eller områdechef (FÆL) skal gennemføre lønforhandlingen.
I denne fase skal den ansættelsesbemyndigede leder:
- Udfylde oplysningsblanket og sende ansættelsesanmodning til SDU HR
- Overholde andre frister og sikre tydelig kommunikation til alle parter
- Give Mundtligt afslag* til kandidater, der har været til samtale, men ikke blev valgt
OBS! Der må ikke gives afslag eller tilbud om stillingen før lønforhandling har været gennemført
I denne fase skal sekretariatschef (Fakultet) eller områdechef (FÆL):
- Forhandle løn med medarbejder eller tillidsrepræsentant
- Sikre, at resultatet af forhandlingen sendes til SDU HR senest en uge før tiltrædelse
* Respektfulde afslag er en del af ansættelsesprocessen
Vi anbefaler:
- Ansøgere der ikke har været til samtale: Skriftligt afslag
- Ansøgere, der har været til samtale: Mundtligt afslag efterfulgt af skriftligt afslag
Koordinering og dokumentation
Den lokale HR-medarbejder understøtter processen praktisk og tidsmæssigt.
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Udsende, modtage og kontrollere oplysningsblanketter
- Sende anmodning om ansættelse til SDU HR
- Koordinere med SDU HR og sikre overholdelse af frister
- Dokumentere og journalisere rekrutteringssagen i WorkZone
- Oprette medarbejderen i CRM
- Sende skriftligt afslag* til kandidater, der har været til samtale, men ikke blev valgt
OBS! Der må ikke gives afslag eller tilbud om stillingen før lønforhandling har været gennemført
* Respektfulde afslag er en del af ansættelsesprocessen
Vi anbefaler:
- Ansøgere der ikke har været til samtale: Skriftligt afslag
- Ansøgere, der har været til samtale: Mundtligt afslag efterfulgt af skriftligt afslag
Kontrol og bevis
SDU HR har ansvar for at sikre korrekt behandling og dokumentation.
I denne fase skal SDU HR:
- Kontrollere, at regler og procedurer overholdes
- Sende ansættelsen i lønforhandling på baggrund af basislønindplacering til bemyndigede lønforhandler på fakultet/område
- Udarbejde og sende ansættelsesbevis til nyansatte
- Registrere ansættelsen i SLS, HCM og mTIME
- Give skriftligt afslag* til kandidater, der ikke blev valgt
OBS! Der må ikke gives afslag eller tilbud om stillingen før lønforhandling har været gennemført.
* Respektfulde afslag er en del af ansættelsesprocessen
Vi anbefaler:
- Ansøgere der ikke har været til samtale: Skriftligt afslag
- Ansøgere, der har været til samtale: Mundtligt afslag efterfulgt af skriftligt afslag
Regelgrundlag
Obligatoriske instruktioner
Lav en onboarding, der styrker tilknytning og trivsel
Onboarding er introduktionen og overgangen fra kandidat til kollega og afgørende for hurtig integration, høj trivsel og fastholdelse. Det handler om mere end praktiske opgaver – en veltilrettelagt onboarding styrker tilknytningen og gør det muligt at bidrage fra første dag.
Onboarding lykkes bedst, når introduktionen er en fælles opgave mellem leder, kolleger og administration og strækker sig over måneder – ikke dage.
Derfor er onboarding vigtig:
- Skaber varig trivsel og engagement
- Forkorter vejen til faglig og social integration
- Øger tilknytning og performance
Retning og forventninger
Personligt ledelsesengagement medfører hurtigere integration og højere fastholdelse.
I denne fase skal lederen:
- Afstemme opgaver, rolle og udviklingsmuligheder
- Introducere kultur, værdier og samarbejdsformer – både internt og på SDU
- Sørge for, at kolleger tager aktivt imod den nye kollega - suppler evt. med mentorordning
- Følge op løbende i de første måneder
Rammer, støtte og navigationshjælp
HR-medarbejderens ansvar er at skabe ro, klarhed og tryghed fra første dag.
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Sørge for praktiske forhold (IT-udstyr og -adgang, bygnings- og lokaleadgang mm.)
- Sende velkomstmateriale til ny medarbejder
- Give klar info om systemer og processer
- Hjælpe med regler og formalia
- Understøtte særlige behov hos medarbejdere med funktionsnedsættelse og internationale medarbejdere
Faglig og social landing
- Sikre en faglig introduktion til opgaver og processer - evt. gennem sidemandsoplæring eller tilmelding til kurser
- Vise rundt i afdelingen og fortælle om kulturen
- Invitere ind i netværk og fællesskaber
- Være tilgængelig for sparring - ikke kun i opstartsperioden
Gør Danmark og SDU til et hjem
En vellykket international onboarding handler om at skabe både faglig tryghed og social tilknytning og at gøre Danmark og SDU til et sted, man kan se sig selv på længere sigt.
Internationale medarbejdere har brug for:
- Introduktion til dansk arbejds- og feedbackkultur
- Sociale og kulturelle fællesskaber — både på og uden for SDU
- Løbende opfølgning med leder og SDU HR i de første måneder
International Staff Office, ISO, tager kontakt til den internationale medarbejder og hjælper med bl.a. danskundervisning og praktiske forhold - CPR, bolig, skat, sundhed.
Kontakt ISO, hvis I har spørgsmål.
Skabeloner og værktøjer
Fælles rammer for rekruttering på SDU
Sidst opdateret: 19.03.2026