SDU HR Serviceside
Rekruttering af videnskabeligt personale - VIP
Trin for trin instruktioner, regler, vejledninger, skabeloner og værktøjer
- 1 Forberedelse
- 2 Stillingsopslag
- 3 Shortlisting
- 4 Faglig bedømmelse
- 5 Samtale og beslutning
- 6 Forhandling og ansættelse
- 7 Onboarding
Læg fundamentet for en vellykket ansættelse
Forvent, at rekruttering tager tid!
En grundig forberedelse sikrer en fair, transparent og meritbaseret rekruttering og skaber et solidt fundament for et stærkt ansøgerfelt. Her sættes rammen, og rollerne mellem leder og administration bliver tydelige.
Derfor er forberedelsen afgørende:
- Øger kvaliteten af ansøgerfeltet
- Understøtter diversitet og ligebehandling
- Skaber klare forventninger og gennemsigtige kriterier
- Minimerer risiko for fejl, bias og forsinkelser
- Giver et bedre match mellem ansøger, opgave og enhed
Sæt retningen
Den ansættelsesbemyndigede leder er typisk en dekan eller institutleder.
Den ansættelsesbemyndigede leder har ansvaret for at definere behovet og sikre, at rekrutteringen understøtter enhedens faglige udvikling og SDU’s strategi. Lederens rolle er både strategisk og faglig.
Forberedelsen skal skabe et stærkt grundlag for objektiv, meritbaseret vurdering senere i processen. Brede og bevidst sammensatte udvalg skaber mere gennemtænkte beslutninger og et bedre fundament for nye ansættelser.
I denne fase skal den ansættelsesbemyndigede leder:
- Definere enhedens behov og kompetencekrav
- Sikre, at væsentlige interesser er repræsenteret
- Vurdere, hvordan stillingen styrker diversitet og udvikling
- Beslutte profil, stillingstype og forventninger til faglige/personlige kompetencer
- Tage stilling til, om der i stillingen er tale om kritisk forskning eller adgang til kritisk forskning
- Vurdere, om der kan blive tale om ansættelse af en international medarbejder - både i Danmark, ved arbejde hjemmefra eller ved udstationering. Hvis ja, skal beslutningen træffes senest to måneder før ansættelsesstart, hvor International Staff Office, ISO, skal inddrages ift. praktiske forhold
- Sammensætte ansættelsesudvalg ift. relevante samarbejdspartnere med relevant faglig bredde (ift. stillingsniveauer), habilitet og diversitet (bl.a. både mænd og kvinder repræsenteret ved flere personer i udvalget)
- Sammensætte bedømmelsesudvalg med relevant faglig bredde, habilitet og diversitet, så både forskning, undervisning og samarbejde vurderes kvalificeret.
På SDU er kompetencen til at nedsætte bedømmelsesudvalg uddelegeret til dekanen, der godkender efter indstilling fra Akademisk Råd.
- Sikre grundlaget for en åben, transparent og meritbaseret rekruttering i tråd med SDU’s principper
Skab rammerne
HR-medarbejderens støtte sikrer, at processens rammer er tydelige, juridisk korrekte og effektive.
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Rådgive leder om:
- Procedurer
- Tidsplan
- Sammensætning af bedømmelses- og ansættelsesudvalg samt evt. søgekomité
- Lovkrav
- Overenskomster
- Kvalitetssikre stillingsbeskrivelsen
- Sikre dokumentation, sagsbehandling og korrekt datahåndtering
- Understøtte en ensartet og transparent proces på tværs af SDU
- Vejlede om mulighederne for aktiv søgning og markedsføring
Regelgrundlag
Obligatoriske instruktioner
Skab interesse og tiltræk kvalificerede ansøgere
Et godt jobopslag er afgørende for at tiltrække kvalificerede og mangfoldige ansøgere. Det skal informere klart og inspirere samt distribueres strategisk både nationalt og internationalt.
Derfor er stillingsopslaget vigtigt:
Et klart og veldistribueret stillingsopslag:
- Øger kvalitet og bredde i ansøgerfeltet
- Skaber transparens og kommunikerer tydelige forventninger
- Understøtter meritbaseret vurdering med klare kriterier
- Giver et realistisk billede af jobbet og SDU som arbejdsplads
Indhold, kvalitet og faglig relevans
Den ansættelsesbemyndigede leder har ansvaret for, at stillingsopslaget er præcist, appellerende og tydeligt i forventninger og krav.
Den ansættelsesbemyndigede leders faglige indsigter er centrale for, at opslaget rammer de rigtige ansøgere – både nationalt og internationalt.
I denne fase skal den ansættelsesbemyndigede leder :
- Inddrage SDU’s fokus på bias, ligestilling, lige muligheder (handicapfortin)
- Sikre en åben, transparent og meritbaseret rekruttering
NB: For at sikre transparens bør det fremgå af stillingsopslaget, at ansøgere bliver udvalgt på 4 kriterier og udgør grundlaget for shortlisting, bedømmelse og indstilling til ansættelse:- Videnskabelig karriere ud fra CV
- Videnskabelige kvalifikationer ud fra publikationsliste, de medsendte publikationer, forskningserfaring og, hvis relevant, erfaring med forskningsledelse og forskningssamarbejder samt medsendt forskningsplan
- Undervisningsmæssige kvalifikationer ud fra den medsendte undervisningsportfolio
- Øvrige kvalifikationer i forhold til det konkrete stillingsindhold
- Skrive stillingsopslaget:
- Beskrive stillingens opgaver, ansvar og udviklingsmuligheder
- Tydeliggøre fagligt miljø, samarbejdsflader og placering på SDU
- Formulere krav og ønskede kompetencer
- Sikre korrekt info i opslaget om brug af shortlisting
- Informere om, hvem I er, og holde indforståede forkortelser på et minimum
- Afstemme opslaget med SDU’s værdier
- Forklare processen transparent: evt. shortlisting, evt. test, samtaler mm.
- Informere evt. eksterne netværk og faggrupper på fx LinkedIn
- Sikre, at stillingen slås op internationalt
Hvis dekan/institutleder finder, at der er særlige forhold, der gør, at en stilling ikke opslås internationalt, skal rektor anmodes om dispensation
- Overveje at bruge en søgekomité
Sparring, kvalitetssikring og effektiv distribuering
HR-medarbejderens støtte sikrer, at stillingsopslaget er korrekt, komplet og i tråd med lovgivning og SDU’s retningslinjer.
HR-medarbejderens ansvar er at gøre opslaget synligt, professionelt og let tilgængeligt for alle ansøgere.
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Rådgive om struktur, formuleringer og lovkrav
- Kvalitetssikre stillingsopslaget inkl. obligatoriske oplysninger og med afstemning af SDUs værdier
- Markere feltet kritisk forskning i HCM, hvis der i stillingen er tale om kritisk forskning eller adgang til kritisk forskning
- Publicere stillingsopslaget på SDU’s jobportal mm. samt internationalt i minimum 14 dage
- Informere evt. eksterne netværk og faggrupper på fx LinkedIn
- Stå for kontakt/kommunikation med kandidater
Opsøgende rekruttering
Søgekomitéer et centralt redskab til at skabe stærke ansøgerfelter, særligt til VIP-stillinger.
En søgekomité består af medlemmer med stor faglig indsigt og bredt udsyn, der supplerer opslaget og styrker ansøgerfeltet.
En søgekomité skal ikke vurdere ansøgere – den skal finde dem. Den er et supplement til stillingsopslaget og særlig vigtig i konkurrenceudsatte eller snævre fagmiljøer, som kan forekomme på SDU.
I denne fase skal søgekomitéen:
- Arbejde proaktivt med at identificere og kontakte mulige ansøgere
- Bidrage til diversitet i ansøgerfeltet ved at tænke bredt og globalt
- Hjælpe med at spotte talenter, som ellers ikke ville søge
- Skabe troværdighed i processen gennem åbenhed og dokumentation
Obligatoriske instruktioner
Skabeloner og værktøjer
Gør shortlisting effektiv, transparent og fair
Når ansøgerfeltet er stort, hjælper shortlisting med at udvælge de mest relevante kandidater til bedømmelsesudvalget. Shortlisting er ikke en vurdering af forskningskvalitet i sig selv , det er en selektion baseret på relevans, krav og match i relation til stillingen, der er med til at sikre fairness.
Shortlisting skal udføres på en transparent og meritbaseret måde. Alle vurderes på samme grundlag, og det dokumenteres, hvorfor netop disse ansøgere udvælges til næste trin.
Derfor er det vigtigt:
- Styrker meritbaseret vurdering
- Øger transparens og fairness
- Skaber et stærkt og relevant kandidatfelt til bedømmelsesudvalget
- Reducerer bias og tilfældige valg
- Sikrer kvalitet og effektivitet i resten af processen
Beslutning om shortlisting, sikring af rammer og klar kommunikation
Den ansættelsesbemyndigede leder har det strategiske ansvar: Shortlisting skal understøtte kvalitet – ikke blot reducere mængde.
NB: Der kræves mindst 3 kvalificerede ansøgere ved ansættelse af en videnskabelig medarbejder
Dispensation fra 3 kvalificerede ansøgere:
Det er muligt at søge om dispensation fra kravet om mindst 3 kvalificerede ansøgere efter første opslag. Rektor kan efter ansøgning fra dekanen dispensere fra minimumskravet.
Undtagelser:
- Ved stillinger med en ansættelsesgrad på 20% eller derunder
- Deltidsstillinger/kombinationsstillinger, hvor den anden part er en klinisk enhed eller University College/ professionshøjskole
- Stillinger, som er 100 procent undervisningsstillinger (ex. studieadjunkter og studielektorer)
Hvis ovenstående er opfyldt i denne fase, skal den ansættelsesbemyndigede leder:
- Afgøre om ansøgere med fortrinsret (handicapfortrin) skal indkaldes til samtale – evt. i dialog med SDU HR
(gælder ved modtaget mail om ansøger med fortrinsret) - Hvis stillingen omfatter kritisk forskning eller adgang til kritisk forskning, OG der er kandidater fra et eller flere URIS-lande (automatisk identificeret via mail fra HCM), som shortlistes, videresendes de shortlistede URIS-kandidater til SDU SAFE
- Give SDU SAFE adgang til de markerede kandidater fra URIS-lande i HCM
- Beslutte efter ansøgningsfristens udløb, om shortlisting skal anvendes
- Sikre, at shortlisting er angivet i opslaget
- Fastlægge objektive, relevante kriterier i tråd med stillingsprofilen
- Godkende shortlisting, som forpersonen for bedømmelsesudvalget indstiller (minimum 5 kandidater anbefales)
Proces, dokumentation og gennemsigtighed
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Bistå lederen og formanden i praktiske og tidsmæssige rammer
- Vejlede om principper og krav
- Dokumentere og journalisere processen
- Sikre en transparent proces
- Kommunikere tydeligt proces og forventninger til kandidater, da de ikke-shortlistede kandidater ikke modtager en individuel faglig bedømmelse som ellers forventet:
- Ansøgere, der ikke går videre til faglig bedømmelse får umiddelbart efter udvælgelsen tilsendt en meddelelse herom. Dette er ikke en afgørelse, men blot en skriftlig orientering, og kan dermed heller ikke påklages. Endeligt afslag sendes først ved afslutningen af rekrutteringen
- Ansøgere, der går videre til faglig bedømmelse, orienteres om dette, samtidig med at de orienteres om bedømmelsesudvalgets sammensætning.
Faglig og systematisk udvælgelse
Forpersonen for bedømmelsesudvalget foretager shortlisting på vegne af bedømmelsesudvalget.
I denne fase skal forpersonen for bedømmelsesudvalget:
- Vurdere egen habilitet ift. hver kandidat
- Udføre shortlisting til faglig bedømmelse (minimum 5 kandidater anbefales medmindre der er færre relevante ansøgere set i forhold til stillingsopslaget)
- Rådgive den ansættelsesbemyndigede leder om ansøgere med fortrinsret (handicapfortrin) skal indkaldes til samtale – evt. i dialog med SDU HR (gælder ved modtaget mail om ansøger med fortrinsret)
- Fokusere på både dokumenterede kompetencer og vurderet potentiale
- Gennemgå alle ansøgninger på ensartet grundlag (CV, ansøgning og bilag) med systematisk vurdering af::
- uddannelsesbaggrund
- erhvervserfaring
- relevante faglige kompetencer
- relevante personlige kompetencer
- Dokumentere udvælgelsesprocessen, så den kan forklares og forsvares
- Sikre fokus på diversitet og ligestilling
- Indstille shortlisting til den ansættelsesbemyndigede leder
Vurdering
SDU SAFE har ansvar for kontrol af kandidater fra URIS-lande.
Hvis stillingen omfatter kritisk forskning eller adgang til kritisk forskning, OG der er kandidater fra et eller flere URIS-lande, som er shortlistet, modtages mail fra HR-medarbejderen/den ansættelsesbemyndigede leder.
I denne fase skal SDU SAFE:
- Vurdere de markerede kandidater fra URIS-lande i HCM
- Sende vurderingen tilbage til HR-medarbejderen/den ansættelsesbemyndigede leder indenfor 7 dage
Regelgrundlag
Obligatoriske instruktioner
Bedøm med klare kriterier og dokumentation
Bedømmelsen sikrer, at rekrutteringen til videnskabelige stillinger bygger på klare kriterier, faglig uafhængighed og dokumentation. Den er ikke kun en teknisk procedure, men også garantien for kvalitet og integritet i SDU’s akademiske miljø.
Derfor er bedømmelsen vigtig:
- Sikrer meritbaseret udvælgelse og høj faglig kvalitet
- Skaber tillid og transparens
- Beskytter mod bias og sikrer lige behandling
- Tiltrækker stærke kandidater – også internationalt
Rammer, kvalitet og transparens
Den ansættelsesbemyndigede leder har det overordnede ansvar for, at bedømmelsesprocessen er velforankret og gennemføres korrekt. Lederen sætter rammerne og kriterierne.
Fakultetet kan fastsætte regler for dokumentation af kandidaternes kvalifikationer, herunder for omfanget af det materiale, som ansøgerne kan få inddraget i bedømmelsen.
- Tydelige, kendte kriterier, der udspringer fra opslaget
- Systematik og dokumentation af alle vurderinger
- Fokus på både meritter og fremtidigt potentiale
- Bevidsthed om bias, ligestilling og fairness
I denne fase skal den ansættelsesbemyndigede leder:
- Give klare kriterier, der udspringer fra opslaget samt relevant info
- Sikre, at den faglige bedømmelse tager stilling til, om ansøgerne besidder de faglige kvalifikationer som er forudsat i stillingsstrukturen, og herudover opfylder de øvrige kvalifikationskrav, der er angivet i opslaget
- Understøtte en realistisk tidsplan, der sikrer kvalitet i bedømmelserne
- Godkende den endelige bedømmelsesrapport
Processtyring, kvalitetssikring og dokumentation
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Vejlede om regler og tidsfrister
- Koordinere materialer og kommunikation med bedømmelsesudvalg og kandidater
- Kvalitetssikre rapportens formelle krav - sprog må være dansk eller engelsk
- Sikre, at bedømmelsen godkendes af den ansættelsesbemyndigede leder
- Sende bedømmelsen til høring hos kandidaten
- Ved indsigelser, sende indsigelserne til forpersonen for bedømmelsesudvalget til nærmere vurdering
- Ved accepteret indsigelse og ændring af bedømmelse, sende bedømmelsen i fornyet høring hos kandidaten
- Ved ikke-accepteret indsigelse sende begrundelse til kandidaten
- Sikre korrekt dokumentation og journalisering
- Kommunikere åbent og tydeligt til kandidater i hele processen
- Informere kandidater om status og næste trin
Faglig vurdering og dokumenteret begrundelse
Bedømmelsesudvalget skal sikre et fagligt grundlag for den efterfølgende samtale og beslutning.
Bedømmelsesudvalget vurderer kandidaternes faglige og personlige kompetencer på et solidt grundlag.
I denne fase skal bedømmelsesudvalget:
- Vurdere egen habilitet ift. hver kandidat
- Indgå fast i ansættelsesudvalget og bidrage særligt til ansættelsesudvalgets arbejde med sin fagkyndige viden.
- Arbejde ud fra opslagets krav og den ansættelsesbemyndigede leders kriterier
- Have blik for forskningsnormer på tværs af discipliner og respektere forskningsmæssig mangfoldighed
- Vurdere alle shortlistede kandidater på centrale områder som:
- forskningskvalitet og -potentiale
- kandidaternes faglige kvalifikationer som er forudsat i stillingsstrukturen
- undervisningserfaring og pædagogisk kompetence
- eksternt samarbejde, formidling og impact
- akademisk ledelse og vejledning (hvis relevant)
- Skrive en klar ikke-prioriteret, begrundet og skriftlig bedømmelse med følgende indhold:
- Kort præsentation af ansøger og dennes videnskabelige karriere ud fra CV
- Bedømmelse af videnskabelige kvalifikationer ud fra publikationsliste, de medsendte publikationer, forskningserfaring, erfaring med forskningsledelse og forskningssamarbejder samt den medsendte forskningsplan
- Bedømmelse af de undervisningsmæssige kvalifikationer ud fra den medsendte undervisningsportfolio
- Bedømmelse af øvrige kvalifikationer i forhold det konkrete stillingsindhold
- Konkluderende helhedsvurdering, der ud fra de foregående punkter samt stillingsopslagets kriterier og stillingsstrukturens angivelse af akademisk niveau entydigt konkluderer og begrunder en vurdering. Kandidaterne bedømmes 'kvalificeret / ikke kvalificeret' til den opslåede stilling
Obligatoriske instruktioner
Skabeloner og værktøjer
Gennemfør samtalen professionelt og værdibaseret
Når de fagligt kvalificerede kandidater er identificeret, skal mødet mellem kandidat og SDU være struktureret og værdibaseret.
Denne fase handler om at skabe det rette match med åbenhed, professionalisme og respekt samt et tæt samspil mellem leder, ansættelsesudvalg og administration.
Et godt match mellem kandidat og stilling er afgørende for både løsning af kerneopgaven og medarbejderens trivsel.Derfor er denne fase vigtig:
- Sikrer et godt match mellem kandidaten og SDU
- Sikrer et godt match mellem kandidaten og stillingen
- Styrker tillid og transparens
- Fremmer SDU’s værdier og professionelle omdømme
Retning, kvalitet og beslutning
Den ansættelsesbemyndigede leder har det overordnede ansvar for, at processen både er fair samt strategisk og værdimæssigt forankret, og at SDU fremstår professionelt over for alle kandidater.
Hvis en kandidat med fortrinsret har været til samtale, men ikke tilbydes stillingen, skal afslaget forhandles med den pågældende kandidats kommune.
I denne fase skal den ansættelsesbemyndigede leder:
- Sikre et velforberedt ansættelsesudvalg
- Tydeliggøre, hvilke faglige og personlige kompetencer der vægtes
- Skabe en struktureret samtaleproces med ens rammer for alle kandidater
- Træffe den endelige beslutning om ansættelse - velbegrundet og transparent på baggrund af ansættelsesudvalgets indstilling
- Hvis kandidat med fortrinsret har været til samtale, men ikke blev valgt:
- Sende skriftlig begrundelse for afslag til HR-medarbejderen
- Give mundtlige afslag*
OBS! Der må ikke gives afslag eller tilbud om stillingen før forhandling med kommunen har været gennemført
- Hvis international medarbejder ansættes - både i Danmark, ved arbejde hjemmefra eller ved udstationering - kontakte International Staff Office, ISO, senest 2 mdr. før ansættelse ift. praktiske forhold
Overvej at supplere den klassiske samtale, fx:
- Brug en case eller hjemmeopgave for at få indblik i kandidatens praktiske kompetencer
- Overvej tests, der kan give ekstra viden og reducere risikoen for fejlrekruttering
- Tag referencer for at bekræfte vurderingen af en foretrukken kandidat
* Respektfulde afslag er en del af ansættelsesprocessen
Vi anbefaler:
- Ansøgere der ikke har været til samtale: Skriftligt afslag (den ansættelsesbemyndigede leder til HR-medarbejder til SDU HR)
- Ansøgere, der har været til samtale: Mundtligt afslag (den ansættelsesbemyndigede leder) efterfulgt af skriftligt afslag (den ansættelsesbemyndigede leder til HR-medarbejder til SDU HR)
Struktur, koordinering og transparens
En klar og rettidig administrativ indsats gør det lettere for både den ansættelsesbemyndigede leder og ansættelsesudvalg at fokusere på kvaliteten i vurderinger og dialog.
Den administrative støtte sikrer, at kandidatoplevelsen er professionel, og at processen er juridisk sikker og effektiv.
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Koordinere forløb, møder og kommunikation med kandidater
- Sikre tydelig information om proces, frister og forventninger
- Understøtte ansættelsesudvalget med strukturerede skabeloner og materialer
- Dokumentere processen, så den er verificerbar og i overensstemmelse med SDU’s regler
- Hvis kandidat med fortrinsret har været til samtale, men ikke blev valgt:
- Sende begrundelsen for afslaget til SDU HR, der sender afslaget til kandidatens kommune
- Sende skriftligt afslag* til kandidater
OBS! Der må ikke gives afslag eller tilbud om stillingen før forhandling med kommunen har været gennemført
* Respektfulde afslag er en del af ansættelsesprocessen
Vi anbefaler:
- Ansøgere der ikke har været til samtale: Skriftligt afslag (den ansættelsesbemyndigede leder til HR-medarbejder til SDU HR)
- Ansøgere, der har været til samtale: Mundtligt afslag (den ansættelsesbemyndigede leder) efterfulgt af skriftligt afslag (den ansættelsesbemyndigede leder til HR-medarbejder til SDU HR)
Helhedsvurdering og kvalificeret dialog
Ansættelsesudvalget bidrager med faglige perspektiver og vurderer kandidaternes samlede potentiale. Ansættelsesudvalgs indstilling er skriftlig og vejledende.
Ansættelsesudvalg opfordres til at være opmærksomme på muligheden for, at ansættelse af interne kandidater kan tilføre enheden værdifuld erfaring og netværk fra andre dele af SDU.
I denne fase skal ansættelsesudvalget:
- Vurdere egen habilitet ift. hver kandidat
- Vurdere kandidaternes motivation, samarbejdsstil og evne til at indgå i det konkrete miljø
- Sikre en balanceret og fagligt funderet drøftelse af kandidaternes styrker
- Møde alle kandidater med samme struktur og forventninger
- Bidrage til en respektfuld, nysgerrig og dialogbaseret samtale
- Rådgive den ansættelsesbemyndigede leder om stillingens besættelse
Forhandling ift. fortrinsret
Hvis en kandidat med fortrinsret har været til samtale, men ikke tilbydes stillingen, skal afslaget forhandles med den pågældende kandidats kommune.
I denne fase skal SDU HR:
- Sende begrundelsen for afslaget modtaget af ansættelsesbemyndigede leder til den pågældende kandidats kommune
Obligatoriske instruktioner
Skabeloner og værktøjer
Gennemfør forhandling og ansættelse professionelt og rettidigt
Lønforhandling og tilbud om ansættelse markerer den afgørende overgang fra dialog til konkret ansættelse. Processen skal gennemføres korrekt, rettidigt og med høj professionalisme. Det handler om mere end tal og dokumenter. En veltilrettelagt forhandling skaber klarhed, styrker relationen og sikrer, at alle parter er trygge i aftalen.
Processen lykkes bedst, når leder, SDU HR og administration arbejder tæt sammen, samt når roller og frister er tydelige fra start.
Derfor er forhandlings- og ansættelsesfasen vigtig:
- Sikrer overholdelse af lovgivning og interne retningslinjer
- Skaber transparens og fairness i lønforhandling
- Reducerer risiko for fejl og forsinkelser
- Understøtter en professionel onboarding
- Bidrager til en god start for den nye medarbejder
Strategisk ansvar og lønforhandling
Den ansættelsesbemyndigede leder har det overordnede ansvar for at sikre rammerne, og sekretariatschef (Fakultet) eller områdechef (FÆL) skal gennemføre lønforhandlingen.
I denne fase skal den ansættelsesbemyndigede leder:
- Udfylde oplysningsblanket og sende ansættelsesanmodning til SDU HR
- Overholde andre frister og sikre tydelig kommunikation til alle parter
- Give afslag* til kandidater, der ikke blev valgt
OBS! Der må ikke gives afslag eller tilbud om stillingen før forhandling har været gennemført
I denne fase skal sekretariatschef (Fakultet) eller områdechef (FÆL):
- Forhandle løn med medarbejder eller tillidsrepræsentant
- Sikre, at resultatet af forhandlingen sendes til SDU HR senest en uge før tiltrædelse
* Respektfulde afslag er en del af ansættelsesprocessen
Vi anbefaler:
- Ansøgere der ikke har været til samtale: Skriftligt afslag
- Ansøgere, der har været til samtale: Mundtligt afslag efterfulgt af skriftligt afslag
Koordinering og dokumentation
Den lokale HR-medarbejder understøtter processen praktisk og tidsmæssigt.
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Udsende, modtage og kontrollere oplysningsblanketter
- Sende anmodning om ansættelse til SDU HR
- Koordinere med SDU HR og sikre overholdelse af frister
- Dokumentere og journalisere rekrutteringssagen i WorkZone
- Oprette medarbejderen i CRM
Kontrol og bevis
SDU HR har ansvar for at sikre korrekt behandling og dokumentation.
I denne fase skal SDU HR:
- Kontrollere, at regler og procedurer overholdes
- Hvis relevant, sende ansættelsen i lønforhandling på baggrund af basislønindplacering til bemyndigede lønforhandler på fakultet/område
- Udarbejde og sende ansættelsesbevis til nyansatte
- Registrere ansættelsen i SLS, HCM og mTIME
Regelgrundlag
Obligatoriske instruktioner
Lav en onboarding, der styrker tilknytning og trivsel
Onboarding er introduktionen og overgangen fra kandidat til kollega og afgørende for hurtig integration, høj trivsel og fastholdelse. Det handler om mere end praktiske opgaver – en veltilrettelagt onboarding styrker tilknytningen og gør det muligt at bidrage fra første dag.
Onboarding lykkes bedst, når introduktionen er en fælles opgave mellem leder, kolleger og administration og strækker sig over måneder – ikke dage.
Derfor er onboarding vigtig:
- Skaber varig trivsel og engagement
- Forkorter vejen til faglig og social integration
- Øger tilknytning og performance
Retning og forventninger
Personligt ledelsesengagement medfører hurtigere integration og højere fastholdelse.
I denne fase skal lederen:
- Afstemme opgaver, rolle og udviklingsmuligheder
- Introducere kultur, værdier og samarbejdsformer – både internt og på SDU
- Sørge for, at kolleger tager aktivt imod den nye kollega - suppler evt. med mentorordning
- Følge op løbende i de første måneder
Rammer, støtte og navigationshjælp
HR-medarbejderens ansvar er at skabe ro, klarhed og tryghed fra første dag.
I denne fase skal HR-medarbejderen:
- Sørge for praktiske forhold (IT-udstyr og -adgang, bygnings- og lokaleadgang mm.)
- Sende velkomstmateriale til ny medarbejder
- Give klar info om systemer og processer
- Hjælpe med regler og formalia
- Understøtte særlige behov hos medarbejdere med funktionsnedsættelse og internationale medarbejdere
Faglig og social landing
- Sikre en faglig introduktion til opgaver og processer - evt. gennem sidemandsoplæring eller tilmelding til kurser
- Vise rundt i afdelingen og fortælle om kulturen
- Invitere ind i netværk og fællesskaber
- Være tilgængelig for sparring - ikke kun i opstartsperioden
Gør Danmark og SDU til et hjem
En vellykket international onboarding handler om at skabe både faglig tryghed og social tilknytning og at gøre Danmark og SDU til et sted, man kan se sig selv på længere sigt.
Internationale medarbejdere har brug for:
- Introduktion til dansk arbejds- og feedbackkultur
- Sociale og kulturelle fællesskaber — både på og uden for SDU
- Løbende opfølgning med leder og SDU HR i de første måneder
International Staff Office, ISO, tager kontakt til den internationale medarbejder og hjælper med bl.a. danskundervisning og praktiske forhold - CPR, bolig, skat, sundhed.
Kontakt ISO, hvis I har spørgsmål.
Skabeloner og værktøjer
Fælles rammer for rekruttering på SDU
Særligt vedr. videnskabeligt personale
Sidst opdateret: 19.03.2026