FAQ'en består af spørgsmål, som dine kollegaer tidligere har stillet i forbindelse med behandlingen af persondata i administrationen. Nye spørgsmål og svar vil løbende blive tilføjet FAQ'en. Kontakt SDU RIO hvis du ikke fandt svar.
FAQ for administrativ ansatte
Hvis du ikke er den rette modtager: Du skal gøre afsenderen opmærksom på, at du ikke er den rette modtager, og at der derfor er tale om et sikkerhedsbrud, som skal registreres.
Hvis du er den rette modtager: Du må behandle mailen, så længe du har et formål med dette (f.eks. at det er led i en sagsbehandling). Hvis mailen er væsentlig for behandling af en sag, skal denne journaliseres i Acadre, og derefter slettes i Outlook. Du kan læse mere om journaliseringsreglerne i journalhåndbogen eller kontakte ESDH(mail) eller på 6565 7272.
En tommelfingerregel er, at du maksimalt må opbevare mails med fortrolige og/eller følsomme personoplysninger i Outlook i 30 dage eller så længe du f.eks. er i gang med en sagsbehandling. Hvis du modtager flere oplysninger, end du har brug for, så slet dem hurtigst muligt.
Hvis du ikke er den rette modtager: Det er en god idé at gøre afsender opmærksom på, at du ikke er den rette modtager. Hvis du ved, hvem rette modtager er, kan du videresende mailen til denne. Derefter kan du blot slette mailen.
Hvis du er den rette modtager: Du må behandle mailen, så længe du har et formål med dette (f.eks. at det er led i en sagsbehandling). Hvis mailen er væsentlig for behandling af en sag, skal denne journaliseres i Acadre, og derefter slettes i Outlook. Du kan læse mere om journaliseringsreglerne i journalhåndbogen eller kontakte ESDH (mail) eller på 65657272.
En tommelfingerregel er, at du maksimalt må opbevare mails med fortrolige og/eller følsomme personoplysninger i Outlook i 30 dage eller så længe du f.eks. er i gang med en sagsbehandling. Hvis du modtager flere oplysninger, end du har brug for, så slet dem hurtigst muligt. Vær desuden opmærksom på, at du ikke må sende mails, der indeholder følsomme eller fortrolige personoplysninger til en ikke-sdu-mail.
Hvis du ønsker at bruge billederne til markedsføring, skal du dog være opmærksom på markedsføringsloven og sikre dig, at der er indhentet et samtykke efter markedsføringsloven. SDU RIO kan vejlede herom.