Roller og ansvar i systemforvaltningen

Systemændringer

Systemejeren sikrer implementering af og opfølgning på de forretningsmæssige og administrative strategiske mål på tværs af SDU. Arbejdet indebærer: At understøtte forretningsgange og -regler, prioritere forvaltningsopgaver samt at sikre, at årshjul bliver fremstillet, holdes opdateret og godkendes af forretning og IT. 

Systemejeren sørger for, at funktionalitetstilpasninger og forbedringer ligger inden for forretningens behov, strategi, budget og ressourcer. Systemejeren godkender overordnede prioriteringer og ændringer i aftaler, sikrer kvalitetskontrol på data og sørger for, at den økonomiske rammebevilling ikke overskrides. 

Aftaler, sikkerhed og myndighedskrav

Systemejeren underskriver leverandøraftaler, iværksætter konkurrenceudsættelse efter gældende regler, og sikrer godkendelse og opfølgning på interne SDU serviceaftaler.  Myndighedskrav og pligtige indberetninger efterleves. Det gælder også inden for it-teknisk lovgivning, informationssikkerhedspolitikken, samt SDU's arkitekturprincipper. Systemejeren sikrer, at systemet klassificeres og risikovurderes. 

Læs om SDU's arkitekturprincipper her.

Læs om risikovurderinger af it-systemer på SDU her.

Koordinering og samarbejde

Systemejeren sikrer, at integrationer aftales og godkendes af systemejerne på de systemer, der integreres til. Derudover fungerer som procesejer for udvalgte processer på tværs af systemer og som sparringspartner til opgaver, der er uddelegeret til systemforvalteren. Endelig fungerer systemejeren som eskaleringspunkt for systemforvalteren i vanskelige sager.

Systemændringer

Som systemvalter har du ansvar for at implementere og følge op på forretningsmæssige og strategiske mål på SDU. Derudover skal du indsamle, specificere og prioritere krav samt sikre vedligehold- og opgraderingsopgaver.

Systemforvalteren gennemfører systemforbedringer og tilpasninger. Det sker i tråd med identificerede behov, det strategiske roadmap, budget og andre ressourcer. Godkendelse til prioriteringer og ændringer indhentes hos systemejeren. 

Systemforvalteren sikrer datakvalitet via kontrolprocedurer og sikrer løbende kontrol med budgetstyring. Informationerne leveres til systemejeren til brug ved budgetforhandlinger. 

Systemforvalteren sikrer systemændringer og processer, samt at integrationer testes. Derudover sørger systemforvalteren for dokumentation af use cases, test cases og brugeraccept for funktionelle ændringer.

Det er systemforvalteren, der identificerer opgaver, som skal løftes videre i et projekt.

Aftaler, sikkerhed og myndighedskrav

Systemforvalteren koordinerer og følger op på f.eks. aftaler med leverandører, udbudsforretninger og SDU serviceaftaler. Systemforvalteren sørger for at indberette til Statens Arkiver, sikre arkivering og bevaringspligt, samt definere krav, som udspringer af SDU's informationssikkerhedshåndbog. 

Læs SDU's informationssikkerhedshåndbog her. 

Endelig foretager systemforvalteren risikovurderinger ved ændringer og forvalter adgangspolitik, samt sikrer assistance fra leverandør til IT-koordinator. 

Koordinering og samarbejde

IT-koordinatoren og systemforvalteren samarbejder om integrerede systemer og sikrer afklaring med hinanden ved nye integrationer.

Andre vigtige samarbejds- og koordinerende opgaver for systemforvalteren er at sikre:

• implementering af ændringer
• tværgående kommunikation og videndeling med supportorganisationen og brugernetværket
• evaluering af brugernetværkets tilfredshed med systemet
• løbende evaluere forvaltningssamarbejdet.

Administrative opgaver

De administrative opgaver er f.eks. at udarbejde, kommunikere og kontrollere retningslinjer for brug af systemet. Der sikres, at forretningsgange og årshjul er velbeskrevne og opdaterede, samt at udarbejde ledelsesinformation. Derudover at operationalisere og videreudvikle supportmodellen og eskaleringsvej. 

For at sikre en stabil og effektiv systemdrift, sørger systemforvalteren for synkronisering af systemmiljøer, opsamling af fejl og supportsager, samt opdatere uddannelses- og supportmateriale til supporterne.

Administrative og koordinerende opgaver

Som IT-koordinator har du overblik over forvaltningsorganisationen og samarbejdsfladerne. Du inddrager og kommunikerer med relevante parter fra IT i arbejdet med systemforvaltningsaftalen. Derudover bidrager du til udarbejdelsen af både den løbende strategi og den strategiske roadmap for systemet. 

Der udarbejdes processer og procedurer for konkrete opgaver og aftaler om grænseflader på tværs af IT, herunder it-support og ud mod forretningen, og at Change Management-processen fungerer på tværs af IT. 

IT-koordinatoren overvåger supportsager og proaktiv håndterer svære sager, der skal løses. For uløste henvendelser, fungerer IT-koordinatoren som  eskaleringspunkt for  IT og IT-support. Der udarbejdes beslutningsoplæg med alternativer og sikrer beslutning for problemstillinger  i SDU IT.

IT-koordinatoren kommunikerer til systemforvalteren om alle forhold, der har betydning for brugernes arbejde med systemet. 

Driftsrelaterede opgaver

Driftsrelaterede opgaver er f.eks. at sikre test af non-funktionelle krav på tværs af organisering, samt  indhente og koordinere non-funktionelle krav i udbud. IT-koordinatoren koordinerer med andre systemer, der bruger systemets applikationer eller datasamlinger i forbindelse med opgraderinger og/eller ændringer, og koordinerer planer med SDU it-sikkerhed og arkitektur. 

IT-koordinatoren sørger for at lave aftaler med leverandøren om opgraderinger og servicevinduer for systemer, som driftes og/eller supporteres uden for SDU. Derudover fungere som systemansvarlig på aftalte områder, være bindeled mellem forretning og leverandør. 

Sparring omkring valg af drift og tekniske supportaftaler er også en del af driftsrelaterede opgaver. 

Udviklingsrelaterede opgaver

Systemforvalteren og IT-koordinatoren sparrer med hinanden om udviklingsplaner. I samråd med arkitekten definerer I, om udviklingsopgave er forvaltning eller projekt. 

I forbindelse med udviklingsopgaver, er det IT-koordinatoren, der udarbejder beslutningsgrundlag med alternativer, og sikrer, at der er aftaler med leverandøren om udviklingssamarbejde.