Pre- og onboarding af nye medarbejdere

I preboardingfasen er det vigtigt at opretholde den motivation, som den nye medarbejder har for det nye job og organisationen. Man kan for eksempel invitere til en frokost sammen med kommende kolleger og/eller give en rundtur på arbejdspladsen, selv om den nye medarbejder endnu ikke er startet.

Preboardingen skal også gerne indeholde en introduktion til jeres organisation. Send gerne spændende læringsmateriale, som introducerer jeres institut eller center, fx strategi og gode historier, som I er stolte af.

Preboarding skaber tryghed og kan medvirke til at give nye medarbejdere en hurtigere følelse af tilhør til arbejdspladsen, der er med til at give nye medarbejdere en god start, give dem mulighed for hurtigere at komme ind i det nye job og kunne arbejde effektivt – og ikke mindst kan det være med til at fastholde nye medarbejdere på længere sigt.

Onboarding er meget mere end velkomsten på medarbejderens første arbejdsdag og tjeklisten med praktiske ting, der skal på plads.

Onboardingen bør være en struktureret proces og I bør have en konkret strategi for onboardingen, som kan benyttes hver gang en ny medarbejder bliver ansat. Både for at gøre det nemt for organisationen og kollegaerne, men også for at hjælpe nye medarbejdere ombord på den bedst mulige måde.

Det skal helst være få og simple tiltag, der bliver efterlevet, i stedet for omfattende processer, som man hverken som leder eller kollegaer har tid eller energi til i det daglige.

Det er vigtigt, at den nye medarbejder føler sig som omdrejningspunktet for processen. Derfor skal onboardingen tilpasses den nye medarbejder og det skal være tydeligt, at det er vedkommende, der er i fokus.

Det er et ledelsesansvar at dele onboarding-strategien med den nye medarbejders kolleger og tænke dem aktivt ind i strategien. Mens medarbejdere skal være forberedte på at integrere nye kolleger og være med til at sikre, at de bliver en del af jeres kultur og fællesskaber. Derfor skal alle bidrage til, at onboarding-opgaven løses bedst muligt.

Et godt værktøj er at lave mentor-ordninger, hvor kolleger får en rolle i onboardingen som fx social mentor og faglig mentor. Den sociale mentor skal sørge for, at den nye kollega bliver en del af det sociale fællesskab og dermed føler sig mere tryg på arbejdspladsen. Den faglige mentor skal sikre, at medarbejderen har én at sparre med, kommer godt ind i konkrete arbejdsopgaver og faglige netværk.

På hjemmesiden for SDU's International Staff Office, ISO, er der information om en lang række relevante aspekter for internationale forskere og deres medfølgende familie. Man kan med fordel sende hjemmesidelinket til kommende internationale medarbejdere. Se også ISO's guide vedr.  rekruttering af internationale medarbejdere.

ISO får automatisk en kopi af ansættelseskontrakten, når en international medarbejder ansættes. Herefter kontakter ISO den kommende medarbejder, som får en velkomstmail, og ISO starter ansøgningsprocessen for en arbejds- og opholdstilladelse, når det er aktuelt. Herudover vejleder ISO omkring de forskellige valgmuligheder, den kommende medarbejder har i forbindelse med ansættelsen vedr. ferieregler, pensionsordning, forskerbeskatning mv. Når medarbejderen ankommer til Danmark, holder ISO meget gerne et velkomstmøde med vedkommende og eventuel familie.

SDU's International Staff Office, ISO, bistår internationale rekrutteringer med alt fra arbejds- og opholdstilladelse, danske ferie- og skatteregler, velkomstmøder osv.

ISO tilbyder et Dual Career Programme, hvor der ydes hjælp til medfølgende ægtefælle/partner, der søger job i Danmark.

Vær også opmærksom på foreningen Work-Live-Stay Southern Denmark. Work-live-stay southern denmark er en privat forening med rødder i det syddanske, som arbejder for at sikre optimale rammer for tiltrækning, modtagelse og fastholdelse af højtkvalificeret arbejdskraft for virksomheder, så de har de bedste forudsætninger for at udvikle og vækste deres forretningsområder.

Danske såvel som udenlandske videnskabelige medarbejdere forventes at deltage i nødvendige kompetencegivende engelsk- og danskkurser. Dette skal sikre, at både danske og udenlandske undervisere til enhver tid har de sproglige kompetencer, der kræves for at undervise på de forskellige uddannelser. Se SDU’s sprogpolitik for information om muligheder for dansk- og engelskundervisning.

Ved udstationering af medarbejdere eller ansættelse af internationale videnskabelige medarbejdere med tjenestested i udlandet bedes I kontakte International Staff Office for mere information.