Alle kan bygge
Alle ansatte på SDU kan bygge løsninger i Power Platformen til eget brug. Det foregår i det såkaldte Personal Productivity-miljø, hvor man kan bygge nye flows og apps i henholdsvis Power Automate og Power Apps.
Registrer jeres løsning
Hvis I har bygget noget i Power Platformen, som skal bruges af flere medarbejdere og afdelinger på tværs af SDU, så skal I først have registreret løsningen i den virtuelle tjekliste. Det sikrer, at vi får forankret den nødvendige viden om løsningen i et samlet register, der dels vil blive brugt til administration af løsningerne og til et samlet idékatalog, så vi kan inspirere hinanden med gode løsninger på tværs af SDU.
Tag ansvar for support- og drift
Et vigtigt element i at sikre tilfredse brugere og velfungerende løsninger er at holde både apps og flows opdaterede og brugerne orienterede om, hvordan de benytter dem. Det kan f.eks. være hvis jeres behov ændrer sig, eller hvis der opstår behov for tekniske tilpasninger, hvis centrale systemer, som jeres flows/apps integrerer til, bliver opdaterede, eller hvis der kommer opdateringer til funktionaliteten i Power Platformen.
Selve ansvaret for det byggede ligger hos den indmeldte systemforvalter og systemejer.
Få support hos Power Teamet
I kan få hjælp til at udfylde spørgeskemaet hos Power Teamet hos SDU IT/Digital. I kan kontakte dem via Servicedesken på adressen https://service.sdu.dk. Der bliver også vejledt i at udvikle og ibrugtage Power-løsninger i Citizen Developer-netværket. Læs mere om det her på vores vejledningsunivers.
Få jeres løsninger sat i drift
Når I har indsendt formularen, vil den hurtigst muligt blive behandlet af Power-teamet. Som en del af behandlingen vil I modtage en mail med oplysninger om, hvordan I indsender det byggede til Power Teamet, så det kan blive sat i drift.
Hjælp til at udfylde den virtuelle tjekliste
I den virtuelle tjekliste er der en række spørgsmål, I skal besvare. Herunder finder i en kort vejledning til de enkelte spørgsmål i tjeklisten.
Hjemmel til behandling af data
Generelt gælder det for behandling af oplysninger som led i jeres ansættelse, at I har tavshedspligt og ikke må tilgå systemer (og/eller oplysninger), hvis I ikke har et klart behov for det som led i jeres arbejde. Det er derfor vigtigt, at I har hjemmel til at behandle data i den kontekst, som I påtænker at gøre i den byggede løsning. I kan læse mere om behandlingshjemmel her på SDUnet: Samtykke (sdunet.dk).
Navn på app/flow
Angiv navnet på jeres løsning. Hvis løsningen både indeholder en app og flows, så angiv navnet på appen.
Type
Angiv typen af det udviklede (flow/app/page). Hvis løsningen indeholder flere elementer, så angiv gerne det hele. F.eks. Både en app og et flow.
App/flowets formål (Udfordringer som app/flow skal løse)
Beskriv løsningen og den opgave/udfordring, den skal løse. Informationen vil vi benytte til det fælles idékatalog, samt hjælpe os i Power-teamet hos SDU Digital/IT med at forstå, hvorfor og til hvad løsningen skal bruges.
Hvilke enheders og medarbejderes processer påvirkes?
Oplys hvor bredt løsningen vil blive taget i brug. Dækker løsningen eksempelvis arbejdsopgaver/processer i et enkelt team eller på tværs af et helt fakultet?
Systemforvalter af app/flow
Angiv hvem der er indholdsmæssigt ansvarlig for løsningen. Altså den person, der har forretningsindsigten og -ansvaret for de arbejdsgange, der er omfattet af løsningen.
Ansvarlig leder/systemejer af app/flow
Angiv den ledelsesansvarlige for den byggede løsning. Det vil ofte være en linjeleder for systemforvalter/udvikler, men kan for løsninger, der går på tværs af flere enheder og medarbejdere, med fordel være den leder, der har ansvar for områder, der arbejdes med i løsningen. Lederen vil f.eks. komme i spil, hvis en systemforvalter/udvikler forlader SDU, og der derfor skal udpeges en ny eller løsningen lukkes.
På hvilket fakultet/i hvilket fællesområde er appen/flowet udviklet?
Angiv på hvilket fakultet/i hvilket fællesområde løsningen er udviklet og skal tages i brug. Hvis løsningen skal bruges på tværs af flere fakulteter/fællesområder, så angiv det primære eller det hvor systemforvalter/systemejer er ansat.
Er app/flow udviklet internt eller eksternt?
Her skal det angives, om løsningen er udviklet internt på SDU eller hos et eksternt konsulenthus.
Hvilke datakilder benytter app/flow?
Angiv de datakilder, der benyttes i løsningen. F.eks. SharePoint, Microsoft Forms og Excel. Hvis flere benyttes, så nævnt alle datakilderne.
Hvilke typer SDU-data behandles i app/flow?
Her skal I angive, hvilken type af data, der arbejdes med i løsningen. I kan læse mere om dataklassifikation på SDUnet: Typer af oplysninger (dataklassifikation) (sdunet.dk).
Behandles der persondata i app/flow?
Angiv om der behandles persondata i løsningen. Hvis I angiver ja, skal I også angive typen af data og hvem, der behandles data om. I kan læse mere om dataklassifikation på SDUnet: Typer af oplysninger (dataklassifikation) (sdunet.dk).
Skal app/flow bruges af andre?
Angiv om løsningen skal bruges af andre, når den udgives. Hvis I svarer ja, skal I også angive hvem appen skal bruges af (ansatte, studerende, eksterne), samt ca. forventet antal brugere af løsningen.
Hvilke connectors bruger app/flow?
Angiv hvilke connectors, der bliver brugt i løsningen. Hvis der benyttes flere - på tværs af alle apps/flows i løsningen - skal I nævne dem alle.
Kræver jeres app/flow licenser udover standard (til Premium connector, dataverse)?
Hvis I har benyttet premium connectors eller benyttet datavarse, som datakilde, skal I angive det her, fordi det har betydning for, om løsningen vil kræve ekstra licenser til dem, der skal bruge den.