Tavshedspligt, inhabilitet og GDPR

Da du som medlem af studienævnet for adgang til både fortrolige og personfølsomme oplysninger er du, i dit arbejde, også underlagt tavshedspligt.

Tavshedspligten er bl.a. reguleret at Forvaltningsloven, hvor det fremgår, at man bl.a. tavshedspligt med hensyn til oplysninger om:

• enkeltpersoners private forhold.
• drifts- eller forretningsforhold.
• forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser samt straffuldbyrdelse og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning.
• gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed.
• forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter.
• private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

Det betyder, at du som medlem ikke må dele oplysninger om interne forretningsmæssige forhold på SDU, fakultetet eller studienævnets uddannelser eller oplysninger om fx personers diagnoser, sociale problemer, økonomiske forhold og private anliggender, som du får indsigt i som en del af dit virke i studienævnet.

Det betyder også, at du som enkeltmedlem ikke må videregive oplysninger om afgørelser, der er truffet på studienævnets møder, både hvad angår åbnede og lukkede punkter, før disse afgørelser er officielt fremsendt fra studienævnet.

Og det betyder endelig, at du ikke på egen hånd må dele materiale, der er udsendt som bilag til et møde, med personer eller grupper, der ikke er valgt medlem af studienævnet.

Der kan gøres undtagelser, hvis den eller de involverede parter har givet samtykke til deling af oplysningerne eller afgørelser. Eller hvis studienævnet bemyndiger et medlem til at dele oplysninger om en given sag, fx med det formål at få den yderligere oplyst.

For at sikre gennemsigtighed og uvildighed i studienævnets arbejde er det vigtigt, at du som medlem er opmærksom på, om du muligvis er inhabil ifm. behandlingen af en given sag. Ikke mindst fordi, at de sager, studienævnet behandler, kan involvere kollegaer, medstuderende, venner og bekendte. Og at der aldrig må kunne rejses tvivl om, at studienævnets træffer sine beslutninger på et sagligt, fortroligt og objektivt grundlag.

Det kan være svært at opstille fuldstændigt objektive kriterier for, hvornår man som medlem er inhabil. Men af Forvaltningsloven fremgår, at man er inhabil, hvis:

1. man har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse,
2. ens ægtefælle, nære slægtninge eller andre nærtstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse,
3. man deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald,
4. sagen vedrører klage over eller udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed over for en anden offentlig myndighed, hvor man har medvirket ved den afgørelse, sagen angår, eller
5. der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed.

Kort sagt må du formodes at være inhabil, hvis en konkret sag angår dig selv, din familie eller nære venner. Hvis en sag har en karakter, hvor du kan have en privat interesse i et bestemt udfald. Eller hvis du har en forudgående viden om en sag, der kan påvirke dine muligheder for at træffe en objektiv vurdering.

Som medlem har du pligt til at gøre studienævnet opmærksom på, hvis du er inhabil. Men da det som nævnt kan være svært at vurderer, opfordres man som medlem til også at gøre opmærksom på, hvis der er forhold omkring en given sag der bevirker, at man muligvis kan være inhabil. Derved får studienævnet mulighed for at drøfte det og træffe en afgørelse.

Er man inhabil, skal man kun forlade mødet under behandling af den konkrete sag, og kan så træde tilbage i mødet, når den er færdigbehandlet.

Spørgsmål om inhabilitet skal som udgangspunkt meddeles forpersonen forud for et møde. Men da der kan opstå situationer undervejs i mødet, hvor man bliver i tvivl om egen habilitet, kan man dog også meddele det under mødet. Herefter afgør studienævnet, om man skal forlade mødet. 

I studienævnet vil du ofte opleve at få adgang til fortrolige og/eller følsomme oplysninger. Og for at sikre fortroligheden rundsendes studienævnets materiale derfor i lukkede systemer, som beskrives nærmere under punktet ”Adgang til systemer”.

Det er derfor også væsentligt, at du som studienævnsmedlem lader materialet forblive i de lukkede systemer. Og at du samtidig er bekendt med de generelle rammer for databehandling og databeskyttelse.

Her gælder følgende seks principper:

1. Behandlingen skal altid overholde databeskyttelsesreglerne og være gennemsigtig.
2. Det skal altid være klart, til hvilke saglige formål oplysningerne skal anvendes. Og senere behandling må ikke være uforenelig eller i modstrid med disse formål.
3. Behandling og opbevaring af oplysninger skal begrænses til det, der er nødvendigt for at opfylde formålet.
4. Det skal til enhver tid sikres, at oplysninger er rigtige og ajourførte. Og urigtige oplysninger skal slettes eller berigtiges.
5. Når det ikke længere er nødvendigt at behandle oplysningerne, skal de anonymiseres eller slettes.
6. Oplysninger må ikke deles uden for det lukkede forum og derved komme til uvedkommendes kendskab, gå tabt eller blive beskadiget.

Du kan som medlem læse mere om de generelle regler for databehandling på SDU her.