Tavshedspligt, inhabilitet og GDPR

Da du som medlem af studienævnet får adgang til både fortrolige oplysninger og følsomme personoplysninger, er du underlagt tavshedspligt, der bl.a. er reguleret at Forvaltningsloven. Her fremgår det fx, at man har tavshedspligt med hensyn til oplysninger om: 

• enkeltpersoners private forhold. 
• drifts- eller forretningsforhold.
• forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser samt straffuldbyrdelse og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning. 
• gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed. 
• forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter. 
• private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. 

Det betyder, at du som medlem fx ikke må dele oplysninger om personers diagnoser, sociale problemer, økonomiske forhold og private anliggender eller om interne forretningsmæssige forhold på SDU, fakultetet eller studienævnets uddannelser. Og du må heller ikke dele oplysninger om, hvilke ansøgninger, der er kommet og hvem, der har indsendt dem. 

Og det betyder også, at du som enkeltmedlem ikke må videregive oplysninger om afgørelser, der er truffet på studienævnets møder, før disse afgørelser er officielt fremsendt fra studienævnet. Dette gælder både afgørelser relateret til åbne og lukkede punkter.

Og endelig betyder det, at du ikke på egen hånd må dele materiale, der er udsendt som bilag til et møde, med personer eller grupper, der ikke er valgte medlemmer af studienævnet. 

Der kan gøres undtagelser, hvis den eller de involverede parter har givet samtykke til deling af oplysningerne eller afgørelser. Eller hvis studienævnet bemyndiger et medlem til at dele oplysninger om en given sag, fx med det formål at få sagen yderligere oplyst. 

Tavshedspligten omfatter naturligvis kun de oplysninger, som du er kommet i besiddelse som en del af dit virke i studienævnet. Og altså ikke oplysninger, som du fx har fået i privat regi eller overhørt i en offentlig samtale. Bemærk dog, at hvis en kollega eller en studerende fx tager fat i dig for at snakke om en sag, som vedkommende har i studienævnet, fordi vedkommende ved, at du er medlem, er jeres snak forsat omfattet af tavshedspligten. Også selvom det sker i privat regi.

Og bemærk også, at tavshedspligten fortsat gælder efter, at du er stoppet som medlem af studienævnet. Her må du således fortsat ikke dele oplysninger, som du er kommet i besiddelse af som en del af dit virke i studienævnet.

OBS: for at sikre fortrolighed omkring nævnets møder og dermed også overholdelse af tavshedspligten er det også vigtigt, at du er opmærksom på, hvor du befinder dig under fx online-møder. Og om der er risiko for, at samtalen kan overhøres af personer uden for nævnet. Derved kan du utilsigtet komme til at dele fortrolige oplysninger.

For at sikre gennemsigtighed og uvildighed i studienævnets arbejde er det vigtigt, at du som medlem er opmærksom på, om du er inhabil ifm. behandlingen af en given sag. Ikke mindst fordi, at de sager, studienævnet behandler, kan involvere kollegaer, medstuderende, venner og bekendte. Her må der aldrig kunne rejses tvivl om, at studienævnet træffer sine beslutninger på et sagligt, fortroligt og objektivt grundlag.

Det kan være svært at opstille fuldstændigt objektive kriterier for, hvornår man som medlem er inhabil. Men af Forvaltningsloven fremgår, at man er inhabil, hvis:

1. man har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald, eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse,
2. ens ægtefælle, nære slægtninge eller andre nærtstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse,
3. man deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald,
4.  sagen vedrører klage over eller udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed over for en anden offentlig myndighed, hvor man har medvirket ved den afgørelse, sagen angår, eller
5. der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed.

Kort sagt er du inhabil, hvis en konkret sag angår dig selv, din familie eller nære venner eller hvis du har haft en konflikt med den person, sagen angår, eller med en person som har interesse i sagen.

Og der er samtidig risiko for, at du er inhabil, hvis en sag har en karakter, hvor du kan have en privat interesse i et bestemt udfald, eller hvis du har en forudgående viden om en sag, der kan påvirke dine muligheder for at træffe en objektiv vurdering.

Som medlem har du både pligt til at gøre studienævnet opmærksom på, hvis du ved, at du er inhabil, eller hvis du blot mener, at der er risiko for, at du er inhabil. Derved får studienævnet mulighed for at drøfte og vurdere din habilitet.

Er du inhabil, skal du kun forlade mødet under behandling af den konkrete sag, og kan så træde tilbage i mødet, når den er færdigbehandlet.

Spørgsmål om inhabilitet skal som udgangspunkt meddeles forpersonen forud for et møde. Men opstår der en situation undervejs i mødet, hvor du bliver i tvivl om egen habilitet, skal du straks meddele det under mødet. Herefter afgør studienævnet, om man skal forlade mødet.

I studienævnet vil du ofte opleve at få adgang til fortrolige og/eller følsomme oplysninger. Og for at sikre fortroligheden rundsendes studienævnets materiale derfor i lukkede systemer, som beskrives nærmere under punktet ”Adgang til systemer”.

Derfor er det også væsentligt, at du som studienævnsmedlem lader materialet forblive i de lukkede systemer. Og at du samtidig er bekendt med de generelle rammer og regler for databehandling og databeskyttelse.

Her gælder følgende seks principper:

1. Behandlingen skal altid overholde databeskyttelsesreglerne og være gennemsigtig.
2. Det skal altid være klart, til hvilke saglige formål oplysningerne skal anvendes. Og senere behandling må ikke være uforenelig eller i modstrid med disse formål.
3. Behandling og opbevaring af oplysninger skal begrænses til det, der er nødvendigt for at opfylde formålet.
4. Det skal til enhver tid sikres, at oplysninger er rigtige og ajourførte. Og urigtige oplysninger skal slettes eller berigtiges.
5. Når det ikke længere er nødvendigt at behandle oplysningerne, skal de anonymiseres eller slettes.
6. Oplysninger må ikke deles uden for det lukkede forum og derved komme til uvedkommendes kendskab, gå tabt eller blive beskadiget. 

Du kan som medlem læse mere om de generelle regler for databehandling på SDU her.

OBS: for at sikre fortrolighed omkring nævnets møder og dermed også overholdelse af GDPR-reglerne er det vigtigt, at du er opmærksom på, hvor du befinder dig under fx online-møder. Og om der er risiko for, at samtalen kan overhøres af personer uden for nævnet. Derved kan du utilsigtet komme til at dele fortrolige oplysninger.