Principielt skal alle dokumenter, der indgår i administrativ sagsbehandling – uanset om de oprettes og udarbejdes på SIF eller modtages på SIF i form af ekstern korrespondance – journaliseres.
Udgangspunktet er, at det er sagsforløbet, der skal dokumenteres, herunder bl.a. registrering af:
- alle oplysninger, der har betydning for sagens/projektets gang
- afgørelser vedr. et projekt
- forpligtelser ift. anden part og/eller omvendt.
Forskere journaliserer (dokumenter med eksterne parter):
På Xb-/bevillingssagen:
- Projektbeskrivelser
- E-mails/notater/referater med beslutninger vedr. ændringer/aftaler/forpligtelser
- Mødereferater
- Breve afsendt og modtaget med post
- Klager over afgørelser for bevillingsafslag.
På andet journalnummer end ovenstående:
- Databehandleraftaler (SDU opretter)
- Tilladelser til videregivelse/overladelse af data (dataanmeldelser) (SDU opretter)
- Samtykkeerklæringer (skriv til Anne Birgitte Hjuler Ammari for oprettelse)
- Udbud/annoncering af indkøb – alt materiale (skriv til Camilla Knudsen for oprettelse).
Økonomiafdelingen journaliserer:
- Bevillingsansøgninger
- Bevillingsskrivelser
- Budgetter
- Regnskaber
- Partnerskabsaftaler (hvor der er penge involveret).
Det resterende sekretariat journaliserer:
- For Institutrådet
- Anmeldelser og anmeldelseskvitteringer
- Købs- og servicekontrakter for SIF
- Indstillinger til titler og priser
- Udpegning af SIF'ere til eksterne udvalg
- For SIF's Rådgivende Udvalg
- Klager i SIF-øjemed
- Donationer til SIF
- Organisationsændringer
- Målsætninger og strategier
- For SIF's finanslovsbevilling, herunder § 20-spørgsmål.
Er du i tvivl om, hvad din journaliseringspligt involverer, så skriv til Camilla Knudsen.