Medarbejderportal
For ansatte på Statens Institut for Folkesundhed
Medarbejderhåndbog
Sidst opdateret: 21.05.2024
Find
Bibliotek
Genveje
Medarbejderportal
Medarbejderhåndbog
Læs om arbejdstid på Statens Institut for Folkesundhed her.
Hovedparten af de overenskomstansatte i staten følger enten reglerne i statens arbejdstidsaftale eller reglerne i akademikeroverenskomsten (AC). Du kan læse mere om, hvad det betyder for dig på din enheds side omkring arbejdstid.
Beredskabsplanen for Statens Institut for Folkesundhed kan downloades her.
Emergency Management Plan for the National Institute of Public Health can be downloaded here.
SDU følger myndighedernes anbefalinger, herunder Uddannelses- og Forskningsministeriets retningslinjer for en ansvarlig håndtering af COVID-19 på de videregående uddannelsesinstitutioner. Vi opfordrer til, at ansatte orienterer sig via SDU’s hjemmesider og via de danske myndigheder (coronasmitte.dk) for at holde sig opdateret. Følg med i hvordan du som medarbejder på SDU skal forholde dig her.
Der kan bestilles mødeforplejning til møder med eksterne samt særlige interne møder/seminarer.
Du finder bestillingssedlen til mødeforplejning her.
Skal du holde ph.d.-forsvar? Skriv til servicemailen vedr. forplejning, invitation mv.
Mødelokaler bookes via mødeindkaldelsen i Outlook på det ikon, der hedder "Lokalesøgning". Feltet vises i højre side efter rubrikken 'Sted' når du har klikket på ikonet 'Inviter deltagere'.
Læs mere om SIF Forskerstøtte her.
SDU’s forskere kan få støtte til projektudvikling og fundraising både på fakultetet og hos SDU RIO. Rådgivningen varierer mellem enhederne i muligheder og indhold.
Sundhedsvidenskab har i samarbejde med Region Syddanmark og de samarbejdende sygehuse i Region Syddanmark og Region Sjælland udarbejdet principper for ansvarlig forskningsformidling.
Læs mere her.
Læs om GDPR på Statens Institut for Folkesundhed
Læs om databeskyttelse på SUND.
Når SDU behandler informationer og/eller personoplysninger sker det ansvarligt og med omhu. Ordentlig behandling af personoplysninger er et vigtigt fundament for universitetets daglige virke, og når SDU skal skabe værdi for og med det omgivende samfund. Som medarbejder finder du brugerrettet information om databeskyttelse og informationssikkerhed til dig som administrativt ansat, forsker eller underviser i et samlet univers på SDUnet .
Hvis du har konstateret et brud på persondatasikkerheden skal du hurtigst muligt indberette det. Det kan du gøre her
Grafisk Center er SDU´s in-house trykkeri. Vi leverer alle former for tryksager til enhederne på SDU.
Her kan du se vores produkter og bestille dine tryksager.
Gæsteforskeraftale udfyldes af forskningsleder ved den forskningsgruppe, som gæsteforskeren skal tilknyttes. Aftalen underskrives af gæsteforsker, forskningsleder og institutleder på SIF.
Aftalen journaliseres i Acadre under journalnummer 20/27348 ”Gæsteforskere ved Statens Institut for Folkesundhed (SIF)”. Titelstruktur på dokument i Acadre: [Navn på gæsteforsker / Forskningsgruppe, Navn på FL – Gæsteforskeraftale DDMMYYYY- DDMMYYYY]
Eksisterende adgang: Send ny dato for forlængelse af adgang til Mette Lech
Ny adgang: Stamblad på gæsteforsker sendes til SIF-servicemail - Find stamblad her
Udfyld som minimum: Navn, cpr-nummer, privat mail, stillingsbetegnelse, forskningsleder, ansættelses- og ophørsdato
Info-mail med loginoplysninger sendes til gæsteforskerens private e-mail
Gæsteforskeren skal gennemføre SDU’s online GDPR-kursus, før der kan opnås adgang til data og senest 3 uger efter aftalens indgåelse. Gæsteforsker sender dokumentation for gennemførelse af kurset til forskningsleder
Tilmelding til SDU’s online GDPR-kursus
Databeskyttelseskursus - dansk
Data protection course - english
I HCM kan du se din ferie, og du kan selv flytte og registrere ferie. Se hvordan du gør her.
Du skal til enhver tid respektere og følge henstillinger fra SDU's personale og på opfordring fremvise studiekort/medarbejderkort eller på anden vis redegøre for dit ærinde på campus.
Overtrædelse af husreglerne kan medføre indberetning til nærmeste leder/Rektor og evt. bortvisning.
Spørgsmål eller brug for hjælp? Skriv til Teknisk Service på 8888@sdu.dk.
Det er ikke tilladt at ryge indendørs. Det gælder også e-cigaretter.
Ret dig efter anvisninger og skiltning dér hvor du er.
Se oversigt over rygerly her.
Det er IKKE tilladt at ryge i SDU’s gårdhaver.
Ryd op efter dig selv og sortér dit affald i de opstillede skraldespande.
Stil dit brugte service fra kantinen på de opstillede servicevogne.
Der henstilles til at der ikke anvendes konfettirør og lignende inde og ude af hensyn til rengøring.
Ved ønske om promovering og markedsføring på SDU's arealer, skal der rettes henvendelse til 8888@sdu.dk.
Tilladelsen til promovering/markedsføring bliver givet under den forudsætning, at der ikke modtages nogen form for underskrifter, hverken forpligtende eller uforpligtende, herunder gælder også abonnementstegning. Det er endvidere ikke tilladt at udlevere merchandise, som forhandles i kantinen (f.eks. vandflasker). Rent salg er ligeledes forbudt.
Derudover skal der tages hensyn til, at man ikke er til gene for universitetets almindelige trafik eller spærrer flugtveje.
Hvis du vil optræde med musik, lave en indsamling, optage video/fotografere til offentlig brug, uddele tryksager, have en stand på SDU eller lign., så skal der ligeledes rettes henvendelse til 8888@sdu.dk.
Du må kun hænge plakater og andre opslag op på fastmonterede opslagstavler og aldrig på glaspartier, døre eller vægge.
Du skal være opmærksom på, at nogle opslagstavler er forbeholdt institutter, administrationen, foreninger og lignende.
Læs regler for lån og brug af opslagstavlerne på Syddansk Universitet .
I tilfælde af nødsituationer og behov for alarm:
Af brandhensyn er enhver anvendelse af levende lys forbudt på SDU, herunder brug af stearinlys. Det er ligeledes ikke tilladt at opstille og anvende kaffemaskine, mikroovn, toaster, elkedel, køleskab m.v. i projektlokaler, kontorer og lignende.
På SDU skal vi foretage indkøb klogt, cirkulært og bæredygtigt. Herunder finder du SDU's vejledning, der beskriver, hvordan du foretager indkøb, som efterlever SDU's indkøbspolitik og de gældende regler på indkøbsområdet.
Inden du sætter gang i processen omkring et indkøb, bør du undersøge, om den vare, som du har brug for, findes brugt og tilgængelig et sted på SDU.
Det kan du undersøge via SDU's brugtvarebørs (åbner i SharePoint). Kan varen ikke findes brugt, er der flere mulige fremgangsmåder til dit køb afhængigt af dit behov. Se næste trin for muligheder.
Der findes flere veje til at gøre et fornuftigt indkøb på SDU. Den vej, du skal vælge, afhænger af, hvad du skal købe.
Vi præsenterer her de forskellige muligheder med links, som du skal følge for at komme rigtigt videre med dit indkøb.
Hvis du skal gennemføre et indkøb til en værdi af mindre end 100.000 kr., og du har undersøgt, at købet ikke kan gennemføres via denne vejlednings trin 1 eller 2, kan du som udgangspunkt selv foretage købet uden kontakt til Indkøb og Udbud - også selv om SDU ikke har en aftale med en leverandør på området. Du skal altid stræbe efter at gøre dine indkøb bedst og billigst og så bæredygtigt som muligt.
Hvis du får brug for at foretage et indkøb på en vare eller ydelse, som vi ikke har en aftale på, og værdien er på mere end 100.000 kr., skal du altid kontakte Indkøb og Udbud for vejledning omkring den videre proces for dit køb.
Du kan kontakte Indkøb og Udbud ved at sende os en mail på indkob@sdu.dk eller ringe på 6550 4191.
Læs mere om journalisering i Acadre på SIF her.
Acadre er universitetets nuværende ESDH-system og benyttes til journalisering af dokumenter, der er underlagt journaliseringspligt i henhold til gældende lovgivning. ESDH står for elektronisk sags- og dokumenthåndtering.
Hovedreglen for hvornår du som medarbejder skal journalisere en sag, eller anden dokumentation er, at forpligter du SDU fx via en aftale med en samarbejdspartner eller andet, skal dette journaliseres. Dette kan være mailkorrespondancer med en ekstern, og deciderede aftaledokumenter.
Den 1. marts 2024 implementeres SDU's nye journaliseringssystem Workzone. Sagsbehandlere i Acadre vil få besked via mail vedrørende overgangen.
Du kan se mere om Workzone og journalisering på servicesiden for ESDH.
Hovedreglen er, at du som rejsende for SDU i videst muligt omfang skal benytte offentlige transportmidler i forbindelse med en tjenesterejse.
Hovedreglen kan fraviges, hvis det ud fra en samlet betragtning er mest hensigtsmæssigt og økonomisk for SDU, at der anvendes privat køretøj.
Privat køretøj kan benyttes, såfremt der foreligger en kørselstilladelse fra institutleder eller områdechef. En kørselstilladelse kan opnås permanent eller for en konkret rejse.
Hvis der er givet en permanent kørselstilladelse, skal den ansatte ikke for hver tjenesterejse have tilladelse til at fravige hovedreglen om kørsel med offentlige transportmidler.
Kørselstilladelsen dokumenteres ved institutlederens/områdechefens anvisning af rejseafregningen.
Læs om ansættelsesforhold på Statens Institut for Folkesundhed her.
SDU's interne cirkulære om udbetaling af løn, honorar og udgiftsgodtgørelse til personer, der opholder sig på Syddansk Universitet.
Formålet med det interne cirkulære er at tydeliggøre reglerne for udbetaling af løn, honorar og udgiftsgodtgørelse til personer, der opholder sig på Syddansk Universitet. Anledningen til cirkulæret er, at SDU modtager mange besøg fra udlandet, men cirkulæret anvendes i forbindelse med både udlændinge og danskere.
Når du afholder møder og ønsker at bestille mødeforplejning, så skal du være opmærksom på at følge de fælles retningslinjer for bestilling af forplejning.
De fælles retningslinjer definerer blandt andet, hvornår du må bestille forplejning, samt hvor meget/lidt, der må bestilles.
Der skal oprettes stamblad for ALLE, der er knyttet til SIF med en bruger og/eller har nøgle til bygningen.
OBS. Send stambladet senest 1 uge før ansættelse.
Læs hvordan en ny medarbejder oprettes her.
SDU har sin egen sprogserviceenhed, hvor du kan få hjælp til dine oversættelsesopgaver. Læs mere om sprogserviceenheden og deres ydelser eller skriv til dem på sprog@sdu.dk.
Læs om personaleforhold på Statens Institut for Folkesundhed her.
Hvad er Pure?
Pure er navnet på et it-system, som Syddansk Universitet har anskaffet og tilrettet til brug for alle medarbejdere ved universitetet. Du kan læse mere om Pure her.
På rejsekontorets sider under Økonomis servicesider kan du finde alle de gældende regler for rejser og rejseafregning på SDU.
Når du har lavet udlæg i forbindelse med rejser, skal du selv indtaste din rejseafrening i SDU's digitale rejseafregningssystem zExpense.
Du finder hjælp, retningslinjer og vejledninger på Rejsekontorets sider om zExpense.
Eller log direkte på zExpense.
SUND har udarbejdet en praktisk rejseguide, der er designet til at gøre det nemmere for ansatte at håndtere rejseafregninger i zExpense. Guiden indeholder ikke kun svar på forskellige scenarier, men også nyttige tips og tricks til at opnå godkendelse af dine rejseafregninger allerede ved første forsøg.
Ansatte ved SDU Odense og OUH har mulighed for at melde sig ind i SDU Fitness.
SDU’s Office-pakke indeholder flere forskellige skabeloner, der kan tilgås i henholdsvis PowerPoint og i Word.
I PowerPoint findes der blandt andet en række færdige skabeloner, der gør det muligt at fremstille varierede præsentationer. Der er desuden forsider i forskellige farver eller med baggrundsbilleder og meget mere.
I Word findes der en række forskellige skabeloner til blandt andet mødereferater, notater, rapporter, flyers og plakater.
Du tilgår de forskellige skabeloner via det program, der hedder "Templafy" som er integreret direkte i Office-pakken.
Du kan læse mere om de forskellige skabeloner samt hvordan du bruger "Templafy" her.
Som ansat ved SDU har du mulighed for at benytte svømmehallen på Universitetet gratis i udvalgte tidsrum. Se åbningstiderne for ansatte her.
SDU bruger Microsoft Teams til telefoni. Der udleveres headset og busylight ved at kontakte SDU IT på servicedesk@sdu.dk.
Som medarbejder er du berettiget til fravær, hvis du grundet sygdom er uarbejdsdygtig. Fravær i forbindelse med lægebesøg, lægehenvist behandling i sundhedssystemet eller tandlægebesøg, er også berettiget (såfremt placering uden for arbejdstiden ikke er mulig).
Læs mere om regler på SIF her.
Et tiltrædelsesseminar har til formål at præsentere de videnskabelige emner og relationer, som en nytilkommen professor står for. Et tiltrædelsesseminar vil samtidig præsentere en gæsteforelæsning af international karakter og på højt niveau. Tiltrædelsesseminaret planlægges i forlængelse af ansættelse i et professorat ved fakultetet.
Sidst opdateret: 21.05.2024