Vejledninger til afholdelse af møde - for både mødeleder og deltager

Tag stilling til, hvilket mødeformat, du vil gøre brug af. Skal det være online eller hybrid?

• Hvad matcher bedst ift. mødetype?
•  Hvad er ressourcemæssigt smart, fx hensyn til geografisk spredning af og derved transport for mødedeltagere?

Se et samlet overblik over fordele og ulemper ved de forskellige mødeformer i dette skema:

Valg af onlineplatform og mødelokale

Til onlinemødedelen er der 2 valgmuligheder:

• Microsoft Teams (en del af Microsoft 365, som er en samlet kommunikations- og samarbejdsplatform, hvor videomøder er én af funktionerne)
• Zoom (videomødeprogram udviklet af Zoom Video Communications)

Ved booking af fysiske mødelokaler til hybridmøde, vær opmærksom på lokalets tekniske udstyr. Hvis lokalet ikke har det nødvendige udstyr, så kan der bookes udstyr

Find mere information på SDU IT’s serviceside for Onlinemøder, hybrid- eller onlineundervisning, onlinekonferencer, onlineevents

Mødeindkaldelsen foregår via Microsoft Outlook.

• Find et tidspunkt, hvor flest mulige kan deltage

• Vær opmærksom på tidszoner, hvis mødet tilgås fra forskellige lande

• Marker i mødeindkaldelsen om det er Teams eller Zoom

• Ved brugen af Teams, så har Outlook særlige funktionaliteter i mødeindkaldelsen, så man kan tilrettelægge en del af mødeopsætningen her.

• NB! Den, der sender mødeindkaldelsen, er også mødeejer, hvorfor nogen rettigheder i mødet kun kan foretages af mødeejer
  
  

• Hvis deltagerne ikke er rutinerede i onlinemøder, så kan der laves en teknisk beskrivelse i mødeindkaldelsen. Eksempelvis:

• Opfordring til at logge på 5-10 min for at sikre opsætning af lyd og kamera

• Anbefaling til browser, hvis deltager ikke har Teams app
  
  

• NB! Digital sikkerhed og GDPR

• Hvis mødet optages, så gør deltagerne opmærksom på dette.

• Hvis eksterne parter er mødedeltagere, så vær opmærksom på personfølsomme og organisationsfølsomme oplysninger og dokumenter ved deling af skærm og dokumenter under mødet.
  
  

• Book mødelokale, hvis det er et hybridmøde. Vær opmærksom på udstyr.

• Husk oplader!

• Opsætning af PC/MAC/mobil. Sørg for at de nødvendige programmer er installeret korrekt.
  • Overvej, om der skal bruges en ekstra PC, hvor den tekniske del omkring mødet styres.

• Opsætning af skærm og skærmhøjde

• Opsætning af lyd og video
  • Vær opmærksom på valg af høretelefoner, computerlyd, rummets lyd
  • Vær opmærksom på lys, så du er tydelig for de andre at se på skærmen (sid f.eks. ikke i modlys)
  • Vær opmærksom på din baggrund. Skal de andre kunne se dine omgivelser eller ønsker du et baggrundsbillede (vær opmærksom på signalværdien med begge dele)
  • Vær opmærksom på, at kamerafunktionen kræver en god internetforbindelse. Hvis internetforbindelsen er svag eller ustabil, kan kameraet med fordel slukkes, så lyden kan gå godt igennem.

• Tjek at teknikken virker ift. deling af skærm, dokumenter, lyd, video, m.v.

• Opsætning af breakout-rooms, hvis dette skal bruges

• Klargøring mødelokale (stole, borde, etc.) og opsætning af IT-udstyr i lokalet
  • Det meste udstyr har en vejledning. Sørg for, at få det testet i god tid inden mødets start.
  • Mødelederens placering i rummet bør være, så denne kan se de onlinedeltagende i øjnene og kan nemt holde øje med dynamikken på skærmen
  • Den bedste bordopstilling er i hesteskosform

NB! Ved hybridmøder skal der afsættes tid til både opsætning af onlinemødedelen og den fysiske mødedel, så det tekniske setup virker. Læs de nødvendige vejledninger.

Det er selvfølgelig muligt at afholde et møde uden dagsorden, men til de fleste møder udarbejdes der en eller anden form for dagsorden, der som udgangspunkt dikterer de emner, som mødedeltagerne skal forholde sig til og byde ind på.
Overvej følgende:

• Mødets formål

• Punkternes indhold og punkternes formål 
  
  •  Idegenerering
  • Problemløsning 
  • Beslutning
  • Information
  • Drøftelse

• Forventningsafstemning: Gennemtænk hvordan deltagerne kan/skal aktiveres på mødet
• Planlæg det spontane og uformelle: Der kan i mødet afsættes en tid, som ikke er skemalagt, hvor folk kan byde ind med dét, der betyder noget for dem lige nu og her.
• Opsætning af selve dagsordenen, så det ser professionelt ud, brug eventuelt Templafy. Læs mere om Templafy.

Involvering af mødedeltagere er en kunstart. Det er fx ikke nok, at lederen siger, at alle ”bare kan melde ind”. Ved at bruge forskellige metoder og teknikker til at involvere, ideudvikle, prioritere, give feedback, kreative pauser, etc., så fremmes både energi, kreativitet og samhørighed.

Der er flere måder at involvere deltagerne på:

• Er der nogen af deltagerne, som har eller skal tildeles en aktiv rolle på mødet?

• Mødelederen kan bevidst og aktivt spørge rundt til de forskellige mødedeltagere og invitere dem til at svare, således der kan opnås en retfærdig mødeproces, hvor alle høres.

• Brug af faciliteringsværktøjer til medinddragelse og aktivering af mødedeltagere. Eksempelvis:
  • Microsoft Whiteboard
  • Padlet
  • Kahoot 
  • Microsoft Forms

  Læs mere om faciliteringsværktøjerne

• Instruer deltagerne, så de kan bruge det i mødet, når/hvis værktøjerne tages i brug.

• Brug evt. forskellige kreative faciliteringsmetoder. Du kan finde inspiration med disse faciliteringsmetoder og -værktøjer til forskellige formål.
  • Brainstorming
  • Problemkortlægning
  • Koncept-/ideudvikling
  • Perspektiver (egne og/eller målgruppens)
  • Fælles ståsted (for emne, ide, koncept, m.v.)
  • Beslutning/udvælgelse
  • Feedback/kvalificering
  • Icebreaker
  • Afstemning

Til disse metoder og værktøjer laves en selvstændig underside, hvor læseren kan se de forskellige metoder beskrevet.

• Brug evt. billeder, film og video: Video og film tydeliggør pointer, som ikke kan beskrives med ord. De kan øge den sociale og uformelle side af mødet og dermed være med til at styrke det sociale kendskab til hinanden. Fx er det lettere at se mimik og gestus

• Hvis der bruges breakout-rooms i Teams/Zoom, så kan man både lade Teams/Zoom lave en tilfældigopdeling af mødedeltagerne eller man kan selv bestemme, hvilke mødedeltagere, der skal være i hvilke breakout rooms. Hvis man selv bestemmer, så lav denne fordeling på forhånd og ikke under mødet!

Husk at stoppe deling af skærm, hvis snakken er i plenum, så det ikke er delingen, der fylder på skærmen for dem, som er med online, mens de andre er fysisk i et rum

Møder har som minimum 2 roller repræsenteret: Mødeleder og Mødedeltager
Det kan dog godt udfordres og rollefordelingen kan hjælpe det gode møde på vej.

• Hvem er ordstyrer?
• Hvem er referent?
• Hvem er oplægsholder?
• Hvem er teknisk support?
• Hvem holder øje med chatten, samt markeringer i Teams/Zoom?

Ved hybridmøde er det en fordel, at der er to mødeledere– den ene fysisk i rummet til at overskue deltagere her og den anden online til at overskue deltagerne her.

• Se folk i øjnene
  • Ret blikket direkte mod kameraet en gang imellem, så de øvrige deltagere får fornemmelsen af, at du ser på dem.

• Husk at smile. 

• Man kan komme til at se sur eller uengageret ud, hvis man ”bare” sidder og kigger

• Tag pænt tøj på

• Husk du er på arbejde og repræsenterer organisationen

• Videovisningen kan godt gøre noget ved din fremtoning alt efter farvevalg og mønstre på tøj.

• Det samme gælder frisure, smykker og makeup. Kamerakvaliteten og internetforbindelse påvirker detaljegraden af, hvad der bliver vist af dig.

• Vær opmærksom på din baggrund

• Sørg for at vælge baggrundsbillede, hvis du ikke vil have at de øvrige deltagere ser, hvad der er bag dig.

• Hvis du gerne vil bruge det fysiske rum som baggrund, så tænk over, hvad der er bedst at have bag dig.

• Sørg for godt lys

• Det forkerte lys kan ødelægge meget for din fremtoning på skærmen, så undgå modlys og sørg for at sidde ved en god lyskilde.

• Gennemgå formål og dagsorden.
• Hils på hinanden, så deltagerne er klar over, hvem der er til stede ved mødet
• Italesæt forventninger til mødet.
  • Hvis det er et længerevarende møde, og hvis det fx er samarbejdspartnere, der skal mødes for første gang, så kan man under forventningsafstemning lave en kontrakt (kontrakten med hinanden under mødet)

Eksempelvis

• Vi er nysgerrige på hinandens perspektiver
• Vi håndterer mail og telefoner i pauser
• Vi siger til, hvis vi savner noget (tid, indsigter, pauser, etc.)
• Vi har fokus på opgaven/opgaverne
• Vi er alle ansvarlige for, at mødet bliver relevant og positivt

• Det tydeliggøres, hvem der er referent, om referatet skal godkendes inden offentliggørelse, samt hvordan det offentliggøres.
  • Opmærksomhed på referatformat: beslutningsreferat eller gengivelse af, hvem der har sagt hvad, eller en kombination eller noget andet.
  • Man kan vælge at optage mødet i stedet for at skrive referat eller supplere med en kort opsummering af mødet

• Vær nærværende
• Spørg direkte ind – især hvis ikke nogen siger noget
• Hvis der er punkter på dagsordenen, der skaber dynamik, så overvej om det kan få plads – også selvom det er på bekostning af andre punkter. Ellers så følg op på anden vis, hvis punktet skal lukkes qua tid.
• Brug kreative faciliteringsmetoder som planlagt.
  • Husk opsamling på disse, hvis der foreligger et produkt efter metoden/metoderne har været brugt.

• Lad mødedeltagerne give en tilbagemelding på, hvad der virkede godt/virkede ikke på mødet.
  • Evaluering kan skærpe fremgangsmåden til næste gang
  • Evalueringssynspunkter giver også læring om de personligheder, som er til stede i rummet, ud over det, der er oplevet under mødet

• Lav en hurtig opsamling – giv oplysning om, hvad der sker med referatet og, hvordan der følges op.
• Hils ordentlig af til hinanden, før man logger af, så man er klar over, hvem der er gået hvornår.

• Koordiner med referent og sørg for, at opsamling fra fx oplæg og/eller faciliteringsøvelser indgår i referatet, enten direkte eller som bilag.
• Godkendelse og offentliggørelse af referat
  • Vær opmærksom på om referat skal journaliseres. Se Retningslinjer for journalisering og dokumenthåndtering

Opfølgning

• Tag handling på det aftalte fra mødet

Forberedelse til næste møde

• Påbegynd dagsorden som tager højde for opsamling fra sidste gang