SDU HCM Nyheder

Ansvaret for at oprette mailadresse og give de rigtige adgange via CRM til nyansatte ligger lokalt.

Adgang skulle ifølge systemudbyder max tage en halv dag, og typisk kun et par timer.

SDU-mailen skal sendes med ifm. anmodning om ansættelse.

 Medarbejderlister på SDU’s hjemmeside trækker data fra HCM via data fra SDU Identities, hvorefter systemet bearbejder dataene yderligere til medarbejderlisterne.

Hvis personer ikke står korrekt på medarbejderlisterne eller ikke findes, skal man sikre sig, at vedkommendes data står korrekt i HCM under det ansættelsesforhold (medarbejder eller løse tilknytning), som listen refererer til.

Den lokale HR-medarbejder med systemrollen ’Lokal HR’ i HCM, kan i stor udstrækning rette data i HCM, som fremgår på medarbejderlisterne.

For ændring af anden data i HCM skal man kontakte HCM-support@sdu.dk.

Står data korrekt i HCM, kan årsagen til fejlen være flere:

Start med at slå personen op i Find Person via https://www.sdu.dk/da/service/findperson

• Hvis personen findes ved opslag på navnet, er der tale om en fejl på medarbejderlisterne som findes i Sitecore.
  Sitecore varetages af SDU Kommunikation – herunder de lokale webkoordinatorer (Liste over lokale webkoordinatorer)., som man kan kontakte for hjælp.

• Hvis personen IKKE findes ved opslag på navnet, er der tale om en fejl i CRM eller SDU Identities. Der skal derfor oprettes i sag hos Servicedesk.
  
  Opretter du en sat ved Servicedesk, så husk at oplyst:
  
  
  • Du har tjekket at data står korrekt i HCM
  • Du har tjekket at personen ikke findes i Find Person

Forretningstitel

Medarbejderlisterne på hjemmesiden trækker forretningstitlen fra HCM til stillingsbetegnelsen på medarbejderlisten.

Forretningstitlen i HCM er ikke foruddefineret. Feltet udfyldes og kan efterfølgende ændres af den lokale HR-medarbejder med systemrollen Lokal HR.

Forretningstitlerne kan være skrevet på mange forskellige måde. Hvis man vil undgå forkortelser eller mange forskellige forretningstitler for det samme, skal dette koordineres lokalt på institutterne.

For yderligere spørgsmål til Sitecore og medarbejderlister kontakt da din lokale webkoordinator (Liste over lokale webkoordinatorer).

20-11-2024

Baggrund

For at understøtte processen for forlængelser og fraværsregistrering ved fratrædelser, blev der i 2023 lavet en proces og løsning, som er beskrevet nærmere her:
https://sdunet.dk/-/media/sdunet/filer/servicesider/hr/ansaettelsesforhold/proces-genansaettelse-fratraedelse-ansatte.pdf

I denne proces anvendes den de to rapporter nedenfor:

Der er lavet en fejlrettelse og nedenstående forbedringer.

1. Fejlrettelse - Tom Rapport

Lokale HR-medarbejdere og fraværsadministratorer, som ikke havde fået uddelegeret en linjeleder rolle, fik vist en tom rapport, selv om der var medarbejdere, der levede op til selektionskriterierne i rapporterne. Rettelse blev lagt i produktion 05.07.2024.

2. Forbedring til rapporten ”Forventet slutdato medarbejdere”

Tidligere inkluderede rapporten kun medarbejdere, der havde forventet slutdato mellem 70 og 95 dage ud i fremtiden beregnet fra den dato, hvor brugeren kørte rapporten. Dvs. hvis brugeren trak rapporten d. 8. juli, så blev en medarbejder, der havde forventet slutdato d. 13. september ikke inkluderet, da der kun var 65 dage til forventet slutdato.

Ændring:

Datointervallet er nu ændret og anvender parameteren ”Om antal måneder” for at gøre det mere brugervenligt og transparent.

1. Defaultværdien er 3.
2. Det er muligt at gå 6 måneder frem.
3. Det faktiske datointerval baseret på parameteren ’om antal måneder vises i rapporten.

Eksempel: Rapporten køres i oktober 2024

3. Forbedringer til rapporten ”Medarbejdere, der er lukket ned i sidste måned” (1)

3.1 Tilføjelse af ’Endelig slutdato’

Tidligere inkluderede rapporten kun medarbejdere, baseret på ’Forventet slutdato’.

Ændring:

Kriterierne er nu udvidet så medarbejdere, der har ’Endelig fratrædelsesdato’ i sidste måned også inkluderes (også hvis ’Forventet slutdato er blank).

’Endelig fratrædelsesdato’ som rapporten nu medtager, er kun udfyldt hvis personen er fratrådt helt – dvs. alle ansættelsesforhold afsluttes og medarbejdernes status er inaktiv. Dvs. hvis medarbejderen har et primær og et sekundært ansættelsesforhold, og kun det sekundære afsluttes, så finder rapporten en tom ’Endelig fratrædelsesdato’.

3.2 Tilpasning af selektionskriterier og ny selektionsparameter “Antal måneder tilbage i tiden”

Tidligere viste rapporten kun medarbejdere med forventet slutdato mellem dagsdato -1 og dagsdato -30. Hvis brugeren åbnede rapporten mandag d. 3 juni., så ville de medarbejdere, der blev inkluderet i rapporten have forventet slutdato mellem 03-05-2024 - 02.06.2024.

Ændring:

Datointervallet er nu ændret og anvender parameteren “Antal måneder tilbage i tiden”.

• Defaultværdi er 1.
• Det er muligt at vælge 0, 1 og 2.
• Det faktiske datointerval baseret på parameteren ’om antal måneder’ vises i rapporten.

Eksempel: Rapporten køres i oktober 2024:

A: Hvis brugeren åbner rapporten i oktober med parameteren ’1’ så vil den nu inkludere medarbejdere med forventet slutdato og/eller endelig slutdato fra 01-09-2024 til 30-09-2024.

B: Hvis brugeren åbner rapporten i oktober og ændrer “Antal måneder tilbage i tiden” til 2, så viser rapporten medarbejder, der har ’Forventet slutdato’ og/eller ’Endelig slutdato’ mellem 01-08-2024 til 30-09-2024 (den går altså 2 måneder tilbage og medtager begge måneder). Det er muligt at vælge 0 = indeværende måned, 1 = sidste måned, 2, forrige måned.

4. Nyttig information til lokale hr medarbejdere og fraværsadministratorer

• Rapporten afspejler de data, som din systemrolle og ansvarsområde berettiger til også, hvis den er uddelegeret fra leder.
  
  
  • Lokal HR/Lokal fraværsadministrator:
    Nogle brugerne har systemrollen Lokal hr eller lokal fraværsadministrator med et ansvarsområde defineret ved en afdeling på institutniveau. Disse brugere vil kunne se medarbejdere under instituttet.
    Andre brugere har systemrollen Lokal hr rollen eller fraværsadministrator med et ansvarsområde defineret ved en afdeling på fakultetsniveau. Disse brugere vil kunne se medarbejder under hele fakultet. 

• Uddelegeret linjeleder rolle:
  Hvis en leder har uddelegeret en linjelederrolle til en lokal hr/lokal fraværsadministrator så vil rapporten også omfatte medarbejdere, som brugere har adgang til via den uddelegeret lederrolle. 
  
  

5. Begrænsninger

• Tom rapport:
  Rapporterne vil være tomme, hvis der ikke er medarbejdere, som lever op til selektionskriterierne i rapporterne. Vi har undersøgt, om det er muligt at vise en info tekst, hvis dette er tilfældet, men det er desværre ikke teknisk muligt.  

• Uddelegeret linjeleder rolle:
  Vi har undersøgt, om det er muligt at udelade medarbejdere, som vises i rapporterne pga. en uddelegeret linjeleder rolle. Dette er desværre ikke teknisk muligt.

20-12-2022

Som Lokal HR har du systemrettigheder og ansvaret for at redigere ansættelsesforholdet og personlige oplysninger for de Løst tilknyttet i HCM, som du er tilknyttet dit ansvarsområde.

Du finder vejledningen på SDUnet under Personaleadministration – Vedligeholdelse af Løst tilknyttet.

10-11-2022

Medarbejder bliver ikke overført til Pure, hvis den ”Forventet slutdato” er overskredet.

Forlængelse af ansættelsesforhold

Er medarbejderens ansættelsesforhold blevet forlænget, skal man kontakte hcm-support@sdu.dk for at få forventet slutdato rettet i HCM.

Udløb af ansættelsesforhold med skal fremgå af Pure

Udløber en medarbejders ansættelsesforhold, men vedkommende skal stadig fremgå af Pure, skal vedkommende oprettes som løst tilknyttet i HCM.

10-11-2022

Pure trækker en stor del af sin data fra HCM.

Hjælp til Pure
Henvendelser vedr. Pure skal ske til den lokale HR-medarbejder eller Pure-kontoret.

Lokale HR-medarbejder
Den lokale HR-medarbejder har udvidede systemrettigheder i HCM, og kan hjælpe med, at:

• Tjekke om data i HCM er korrekt registreret
• Opdatere data i HCM.

Pure-kontoret
Kontakt Pure kontoret, hvis:

• Data er korrekt registreret i HCM, men fremgår forkert i Pure
• Generelle spørgsmål i relation til Pure.

Kontaktinformation til Pure kontoret:
Mail: puresupport@bib.sdu.dk
Tlf.: 65 50 24 30

Dataudfordringer i relation til HCM
Hvis man som lokal HR-medarbejder støder på udfordringer i relation til data i HCM, kan vedkommende kontakte den centrale HR-support via HR-data@sdu.dk

24-11-2022

Hvis en leder, som er registreret som linjeleder i HCM, fratræder sin stilling som leder, skal man kontakte SDU HR via hcm-support@sdu.dk så data i HCM rettes til.

I mailen skal der stå:

• Navn på afdeling

   

• Navn på vedkommende, som ikke længere skal være registreret som linjeleder

   

• Hvad skal der ske med den tidligere linjeleder – fratrædelse, overgår til almindelig medarbejder eller andet

   

• Hvem skal registreres som ny linjeleder
  • Vi skal orienteres hvis der er tale om en konstitueret linjeleder

19-03-2023

HCM matcher løse tilknytninger på baggrund af fornavn (inkl. mellemnavn), efternavn og CPR-nummer.
Disse oplysninger er essentielle for at undgå dobbeltoprettelser på tværs af IT-systemerne på SDU, som udløser et oprydningsarbejde for SDU IT og HR Digital samt forringet datakvalitet i HCM.

For at kunne have større fokus på udviklingsarbejde i HCM, omlægger HR Digital derfor sin arbejdsgang for håndtering af dobbeltoprettelser, der skyldes Løst tilknyttet som ikke er oprettet korrekt (jf. vejledningen):

1. Den løse tilknytning som ikke er oprettet korrekt slettes i HCM.
2. Local Recruiter / Lokal rekrutteringsmedarbejder, som har oprettet den løse tilknytning, orienteres om sletningen af den løse tilknytning grundet fejlopretning, samt modtage et skærmbillede fra HCM på data om den løse tilknytning.
3. Local Recruiter / Lokal rekrutteringsmedarbejder skal oprettet den løse tilknytning på ny jf. vejledningen.

”Vejledningen – Oprettelse af løst tilknyttet” finder man på SDUnet-siden ’Ansatte med systemroller i HCM’ under emnet Brugeroprettelse -> Oprettelse af løst tilknyttet her.

29-03-2023

Ved HCM-opgraderingen 23A er det blevet muligt for ansøgere at ansøge en stilling på ny ved brug af samme mail, efter at de har trukket sin ansøgning tilbage eller slette sin profil i ansøgningsportalen.

Det betyder, at ansøgere nu vejledes i at trække sin ansøgning tilbage og søge på ny, såfremt de har rettelser til de dokumenter, som ansøger har uploadet ved ansøgning af en stilling. Førhen har SDU HR, Ansatte, skulle hjælpe ansøgere med at lægge nye dokumenter ind manuelt på ansøgeren under rekvisitionen i ORC’en.

Vejledningen for ansøgere ”Sådan søger du en teknisk-administrativ stilling” på SDU’s hjemmeside er derfor blevet rettet til jf. den nye procedure.

Har man mere end ét ansættelsesforhold (f.eks. dit primære ansættelsesforhold samt løse tilknytninger til forskningsenheder) vil fraværstyperne forekomme flere gange i dropdown-menuen Type:

Ifølge leverandøren Oracle står fraværstyper dobbelt grundet systemets opbygning, og kan derfor ikke ændres.

Det gør ingen forskel hvilken af gentagelserne i drop-down menuen man vælger, for den type fravær man ønsker at registrere.

Følgende beskrivelse fremgår også af vejledningen ”Vejledning – registrering af ferie/fravær” til medarbejdere på SDUnet.

24-11-2022

Vi har konstateret, at nogle medarbejder optjener dobbelt ferie. Vi oplever, at dobbeltregistreringen kan forekomme flere gang samt opstå uden nogen systematik.

Særligt i oktober og november har flere medarbejdere været ramt af dobbelt ferieoptjening.

Fejlen skyldes en teknisk opsætning bagom i systemet.

Udbedring af fejlen

Vi har d. 22. november kørt al ferieoptjening tilbage fra oktober og november i forsøg på at rette dobbeltoptjeningen.

I samarbejde med vores nationale og internationale samarbejdspartnere er problematikken forsøgt rettet flere gange.

Vi er nu i gang med at teste forskellige løsninger for at sikre, at en ny teknisk opsætning ikke får konsekvenser andre steder i ferieregistreringen.

Fejlfindingen forventes at tage et par uger.

Vi melder ud, så snart der er nyt.

Er man både registreret i HCM som medarbejder (employee) og løst tilknyttet (contingent worker), skal man være opmærksom på, at ferie/fravær registreres på ens primære ansættelse.

Tip til fremsøgning af ansættelsesforhold
Når medarbejderens ansættelsesforhold fremsøges under fraværsrecords i HCM, er det svært at skelne mellem, hvilken ansættelse der er hhv. medarbejder eller en løs tilknytning.

Fremsøg derfor personen i Avanceret Søgning i drop-down menuen:



Der arbejdes på, at medarbejderens ansættelsesforhold kan ses direkte i søgefeltet.

Fravær som regnes dobbelt ved nye indberetninger
I nogle tilfælde regnes fraværet dobbelt. Udfordringen løses ved at definere, hvilket ansættelsesforhold man ønsker at taste fraværet på:


 
Erfaringer ift. registrering af fravær
Brugere har meldt følgende erfaringer ind mht. fravær:

• Ændres eksisterende fravær tæller systemet fraværsdage for hver af medarbejderes ansættelsesforhold, og ikke alene fastansættelsen, som man registrerer på. Dette gælder både når man tilføjer eller sletter dage.
Man kan oftest komme omkring dobbeltberegningen ved at indberette ekstra fravær som selvstændige indberetninger, eller tilbagetrække den oprindelige indberetning og indberette en ny.

• Man kan ikke tilføje eller ændre fravær fra sidste ferieår.
Kontakt i disse tilfælde HR-data@sdu.dk


Farvekoder i adressebogen
Ansættelsesforholdet fremgår også af adressebogen.
En medarbejder fremgår med en blå streg, og en løst tilknyttet med en gul streg:

20-11-2024

Baggrund

For at understøtte processen for forlængelser og fraværsregistrering ved fratrædelser, blev der i 2023 lavet en proces og løsning, som er beskrevet nærmere her:
https://sdunet.dk/-/media/sdunet/filer/servicesider/hr/ansaettelsesforhold/proces-genansaettelse-fratraedelse-ansatte.pdf

I denne proces anvendes den de to rapporter nedenfor:

Der er lavet en fejlrettelse og nedenstående forbedringer.

1. Fejlrettelse - Tom Rapport

Lokale HR-medarbejdere og fraværsadministratorer, som ikke havde fået uddelegeret en linjeleder rolle, fik vist en tom rapport, selv om der var medarbejdere, der levede op til selektionskriterierne i rapporterne. Rettelse blev lagt i produktion 05.07.2024.

2. Forbedring til rapporten ”Forventet slutdato medarbejdere”

Tidligere inkluderede rapporten kun medarbejdere, der havde forventet slutdato mellem 70 og 95 dage ud i fremtiden beregnet fra den dato, hvor brugeren kørte rapporten. Dvs. hvis brugeren trak rapporten d. 8. juli, så blev en medarbejder, der havde forventet slutdato d. 13. september ikke inkluderet, da der kun var 65 dage til forventet slutdato.

Ændring:

Datointervallet er nu ændret og anvender parameteren ”Om antal måneder” for at gøre det mere brugervenligt og transparent.

1. Defaultværdien er 3.
2. Det er muligt at gå 6 måneder frem.
3. Det faktiske datointerval baseret på parameteren ’om antal måneder vises i rapporten.

Eksempel: Rapporten køres i oktober 2024

3. Forbedringer til rapporten ”Medarbejdere, der er lukket ned i sidste måned” (1)

3.1 Tilføjelse af ’Endelig slutdato’

Tidligere inkluderede rapporten kun medarbejdere, baseret på ’Forventet slutdato’.

Ændring:

Kriterierne er nu udvidet så medarbejdere, der har ’Endelig fratrædelsesdato’ i sidste måned også inkluderes (også hvis ’Forventet slutdato er blank).

’Endelig fratrædelsesdato’ som rapporten nu medtager, er kun udfyldt hvis personen er fratrådt helt – dvs. alle ansættelsesforhold afsluttes og medarbejdernes status er inaktiv. Dvs. hvis medarbejderen har et primær og et sekundært ansættelsesforhold, og kun det sekundære afsluttes, så finder rapporten en tom ’Endelig fratrædelsesdato’.

3.2 Tilpasning af selektionskriterier og ny selektionsparameter “Antal måneder tilbage i tiden”

Tidligere viste rapporten kun medarbejdere med forventet slutdato mellem dagsdato -1 og dagsdato -30. Hvis brugeren åbnede rapporten mandag d. 3 juni., så ville de medarbejdere, der blev inkluderet i rapporten have forventet slutdato mellem 03-05-2024 - 02.06.2024.

Ændring:

Datointervallet er nu ændret og anvender parameteren “Antal måneder tilbage i tiden”.

• Defaultværdi er 1.
• Det er muligt at vælge 0, 1 og 2.
• Det faktiske datointerval baseret på parameteren ’om antal måneder’ vises i rapporten.

Eksempel: Rapporten køres i oktober 2024:

A: Hvis brugeren åbner rapporten i oktober med parameteren ’1’ så vil den nu inkludere medarbejdere med forventet slutdato og/eller endelig slutdato fra 01-09-2024 til 30-09-2024.

B: Hvis brugeren åbner rapporten i oktober og ændrer “Antal måneder tilbage i tiden” til 2, så viser rapporten medarbejder, der har ’Forventet slutdato’ og/eller ’Endelig slutdato’ mellem 01-08-2024 til 30-09-2024 (den går altså 2 måneder tilbage og medtager begge måneder). Det er muligt at vælge 0 = indeværende måned, 1 = sidste måned, 2, forrige måned.

4. Nyttig information til lokale hr medarbejdere og fraværsadministratorer

• Rapporten afspejler de data, som din systemrolle og ansvarsområde berettiger til også, hvis den er uddelegeret fra leder.
  
  
  • Lokal HR/Lokal fraværsadministrator:
    Nogle brugerne har systemrollen Lokal hr eller lokal fraværsadministrator med et ansvarsområde defineret ved en afdeling på institutniveau. Disse brugere vil kunne se medarbejdere under instituttet.
    Andre brugere har systemrollen Lokal hr rollen eller fraværsadministrator med et ansvarsområde defineret ved en afdeling på fakultetsniveau. Disse brugere vil kunne se medarbejder under hele fakultet. 

• Uddelegeret linjeleder rolle:
  Hvis en leder har uddelegeret en linjelederrolle til en lokal hr/lokal fraværsadministrator så vil rapporten også omfatte medarbejdere, som brugere har adgang til via den uddelegeret lederrolle. 
  
  

5. Begrænsninger

• Tom rapport:
  Rapporterne vil være tomme, hvis der ikke er medarbejdere, som lever op til selektionskriterierne i rapporterne. Vi har undersøgt, om det er muligt at vise en info tekst, hvis dette er tilfældet, men det er desværre ikke teknisk muligt.  

• Uddelegeret linjeleder rolle:
  Vi har undersøgt, om det er muligt at udelade medarbejdere, som vises i rapporterne pga. en uddelegeret linjeleder rolle. Dette er desværre ikke teknisk muligt.

10-09-2024

Følgende mailskabeloner nu klar til brug på både dansk og engelsk i SDU HCM:

• 10. adm. Afslag (kandidat VIP DVIP PHD)

• 22. mail til bedømmelsesudvalg (til team)

• 25. anmod om shortlisting skabelon (til team)

• 25. bedømmelse i høring (til kandidat)

• 70. anmodning om ansættelse (til team)

Udarbejdet med stor inddragelse fra FAK-HR på SAMF, HUM og TEK. Gruppens arbejde med skabeloner fortsætter.

20-03-2024

Ændringerne er integreret i 'Rekruttering fra start til slut - vejledningerne samlet'.

Her er ændringerne opsummeret:
Væsentlige ændringer ved TAP-rekruttering efter 01.12.2023

29-03-2023

Ledere modtager en notifikation (FYI) fra HCM i Outlook, når medarbejdere organisatorisk placeret under lederen i organisationshierarkiet anmoder om ferie. I de perioder hvor medarbejdere skal registre ferie på SDU vil det resultere i mange FYI’s.

Det er ikke muligt at fratage lederen denne FYI, da ledere skal orienteres om medarbejderes ferieanmodninger.

Man har mulighed for at opsætte en regel i sin Outlook, så mails vedr. anmodning om ferie og særlige feriedage sendes direkte til en bestemt mappe fremfor ens indbakke. Hvis man ønsker dette, skal man sætte 4 regler op, hvor hver regels emnefelt indeholder præcist hvert af følgende:

• Fraværsrecorden Ferie
• Ferie Absence Record
• Fraværsrecorden Særlige feriedage
• Særlige feriedage Absence Request

Vigtig opmærksomhed
Sætter man reglen op med udgangspunkt i afsender-mailen fra HCM xxx@xxx.cloud.oracle.com vil andre typer af vigtige notifikationer om ens medarbejdere også gå direkte i den særskilte mappe – f.eks. notifikationer om medarbejderes anmodning om omsorgsdage, hvilket ledere skal godkende. Vi anbefaler derfor ikke, at man laver en regel i Outlook, som tager udgangspunkt i afsender-mailen fra HCM/Oracle!

Tjek løbende dine HCM-notifikationer
Har du en regel i Outlook, som sorterer notifikationer fra HCM, så anbefaler vi, at man løbende tjekker den mappe, som reglen er sat op til. Alle mails som indeholder ovenstående 4 sætninger, vil nemlig gå til denne mappe – uagtet om afsenderen er HCM eller en anden.

24-11-2023

SDU HR har igennem et stykke tid arbejdet på at oprette ny organisering af systemledelsen af SDU HR’s systemer – særligt i forhold til HCM.

Organisering består af Strategisk Forum (med sekretariatscheferne), de lokale HCM-netværk og som noget nyt et ændringsudvalg (bestående af fakultetskoordinatorer, repræsentant for fællesadministrationen samt HR).

Formålet med udvalget er bl.a.:

• At skabe involvering om udviklingstiltag.
• At skabe videndeling både mellem SDU HR og fakulteterne og på tværs af fakulteterne
• At skabe et forum hvor vi kan drøfte nye ideer både i forhold til systemet og processerne
• At skabe et forum hvor vi kan kvalificere nye tiltag

Ændringsudvalget havde første møde d. 04. november.