SDU er omfattet af et nyt cirkulære fra 1. februar 2017. Det betyder, at det for ind- og udgående dokumenter skal registreres i Acadre, hvem der er modtager/afsender af dokumenter til/fra eksterne parter.
Som det fremgår af cirkulæret, skal myndigheden beskrive, hvilke oplysninger der skal gemmes om eksterne afsendere/modtagere. Formålet er, at man skal kunne søge på afsender/modtager på tværs af sager.
SDU har besluttet, at det er privatpersonens/myndighedens/virksomhedens navn, der skal registreres.
Hvad betyder ændringen for dig?
Når du fremover journaliserer mails eller dokumenter, som du har afsendt til eller modtaget fra eksterne parter, såsom offentlige myndigheder, private firmaer eller privatpersoner, skal du registrere navnet på den eksterne part i Acadre. Hvis myndighedens/virksomhedens navn fremgår af mailadressen, vil det være dækkende, og du behøver ikke at gøre mere.
Se navigationssedlen til registrering af afsender/modtager
Det kræver som udgangspunkt ikke mange ekstra klik. Vær dog opmærksom på, at hvis afsender/modtager ikke kan identificeres ud fra mailadressen og ikke i forvejen er oprettet som kontakt i Acadre, så skal du oprette kontakten, før du kan påføre den.
ESDH-sekretariatet opretter og vedligeholder statslige myndigheder som kontakter i Acadre. Andre kontakter skal du selv oprette og vedligeholde.
N for intern
Det er ikke nødvendigt at registrere afsender og modtager for interne dokumenter. Dokumenter i Acadre journaliseres med en ’dokumentstatus’. Interne dokumenter har status N.
Ved journalisering af e-mails til og fra ansatte og studerende på SDU er der tale om interne dokumenter (N), og derfor er det ikke nødvendigt at registrere afsender/modtager på dokumentet.
Ved journalisering af e-mails til og fra udvalg (med deltagelse af eksterne medlemmer) gælder følgende: Du skal oprette en kontakt, som skal hedde ”medlemmer af udvalget for …” (husk at lave en søgning på, om kontakten er oprettet i forvejen). Du skal bruge denne kontakt, når du sender f.eks. referater osv. ud til medlemmerne. Du skal så påføre kontakten som afsender/modtager, hver gang du journaliserer et dokument. På sagen skal du også journalisere en oversigt over nuværende medlemmer.
Ind- og udgående har henholdsvis I og U. Dokumenter, der sendes internt på SDU fx mellem to afdelinger, er interne og registreres med dokumentstatus N.
Lovgivningen
I vejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer §24 står følgende anført:
”For ind- og udgående breve skal der registreres afsender/modtager. Formålet er, at man kan fremsøge dokumenter på tværs af sager, som fx har samme afsender. Myndigheden skal i instruksen beskrive, hvilke oplysninger der skal registreres om afsendere/modtagere. Rigsarkivet stiller ikke krav om, at der skal registreres bestemte oplysninger om adressater. Det er fx ikke et krav, at der registreres postadresser for adressater. Det er imidlertid vigtigt, at myndigheden fastsætter regler for, hvordan adressater registreres og anvendes i systemet, så registreringen sker ensartet og understøtter sikker fremsøgning”.
SDU har besluttet, at det er privatpersonens/myndighedens/virksomhedens navn, der skal registreres. Det er derfor vigtigt, at du registrerer den eksterne part og ikke navnet på fx en sagsbehandler. Hvis den eksterne parts navn fremgår af mailadressen, vil det være dækkende - fx myndigheden Statens Arkiver – nu Rigsarkivet, som er forkortet til SA: eha@sa.dk.
Find cirkulære og vejledning hos Rigsarkivet (Statens Arkiver)
