Herunder finder du information om, og konkrete eksempler på, hvordan du tager højde for informationssikkerhed og databeskyttelse, når afvikler undervisning.
Holdlister indeholdende navn og SDU e-mail adresse fremgår af Itslearning, hvor medstuderende og undervisere har adgang til listerne. De studerende kan selv tilføje et billede og andre oplysninger til holdlisten i Itslearning, som så vil blive tilgængelige for undervisere og medstuderende. Listerne må ikke videregives medmindre, der er hjemmel til det.
Hvis du som underviser har behov for at gemme listerne et andet sted, så skal du benytte et af de SDU godkendte systemer, f.eks. OneDrive eller SharePoint.
Du har som underviser den pædagogiske ledelsesret og ophavsretten til det materiale, du har udarbejdet. Du afgør derfor om studerende må lyd- og/eller billedoptage undervisningen, men du bør gøre dig nogle overvejelser, inden du besvarer den studerendes forespørgsel. Du skal sikre dig, at der er en saglig grund til at afvise optagelse (f.eks. at det hæmmer læringsrummet), at de studerende behandles ens og at forespørgsler fra SPS- og Elitestuderende som udgangspunkt bør imødekommes, da de har særlige behov.
De studerende er selv forpligtet til at indhente tilladelse fra underviser og medstuderende forud for optagelse. Du kan læse retningslinjerne for studerendes optagelse af undervisningen her.
Som udgangspunkt må du som underviser gerne optage undervisning, laboratorieforsøg ol. uden samtykke fra de studerende.
Hvis du gør det, skal du:
- Sikre at der ikke er følsomme personoplysninger på optagelsen.
- Fortælle de studerende, at der bliver optaget og hvad optagelsen skal bruges til.
- Begrænse udbredelsen af optagelsen (intern holdside på Itslearning er OK, offentliggørelse på internettet er som udgangspunkt ikke OK)
- Overveje om det er muligt at respektere studerende, der ikke ønsker at blive optaget (for eksempel ved at slukke mikrofonen, når de taler eller ved at give dem mulighed for at sætte sig udenfor kameravinklen)
- Overveje fra gang til gang, om der er noget på optagelsen, som det ville være upassende at dele (for eksempel fordi emnet for undervisningen er følsomt, eller fordi en studerende deler noget meget personligt på optagelsen)
- Være opmærksom, hvis studerende præsenterer materiale på optagelsen, som kan være beskyttet af ophavsret (f.eks. præsentationer de også bruger i andre sammenhænge). Kontakt SDU RIO hvis du er i tvivl.
Du kan læse mere om de juridiske overvejelser i dette notat.
Hvis du bruger en mobil tlf. til optagelse, skal du sikre dig, at den er krypteret. Hvis du ikke ved, om din mobil er tilstrækkeligt krypteres, skal du spørge SDU IT til råds.
Der må kun gemmes personoplysninger i SDU godkendte systemer som f.eks. OneDrive, SharePoint eller MS Teams. Husk i øvrigt kun at gemme det, du har brug for og at slette oplysninger, når du ikke længere skal bruge dem. Det kan være en god idé at opsætte nogle slettefrister for sig selv. Det kan f.eks. være ved hver semesterstart, hvor du sletter oplysninger, som du ikke længere har brug for. Der opfordres i det hele taget til en ”clean desk"- policy.
Det er også vigtigt, at du aktivt forholder dig til, hvem der har adgang til systemerne og dermed de data du gemmer. Huske også at slette adgange, når en kollega ikke længere har behov for den adgang til den pågældende data.
Ønsker du at benytte andre IT-systemer end de SDU godkendte, så skal du altid kontakte SDU RIO for afklaring af, om der findes en databehandleraftale, eller om det er muligt at indgå en sådan. Dette gælder også, hvis du beder studerende oprette sig/benytte andre systemer, end de SDU godkendte.