Herunder finder du information om, og konkrete eksempler på, hvordan du tager højde for informationssikkerhed og databeskyttelse, når du kommunikerer med de studerende.
Kommunikation med de studerende skal altid ske til deres student.sdu.dk e-mail eller via itslearning. Bemærk dog at beskeder i itslearning som udgangspunkt ikke kan slettes, så bed dine studerende sende beskeder der indeholder følsomme personoplysninger (helbredsoplysninger, race mv.) via. deres studenter-mail. Se kommunikationsanbefalingerne til itslearning her.
Hvis du modtager en e-mail fra en studerendes private mail, så bed vedkommende gensende fra sin SDU e-mail, således at du kan være sikker på, hvilken studerende du kommunikerer med.
Husk at slette følsomme og fortrolige persondata fra din mailbox senest 30 dage efter modtagelse og almindelige persondata, når du ikke længere har brug for dem/sagen er afsluttet. Hvis du har brug for at gemme følsomme data længere end 30 dage, så flyt dem til et system, der er godkendt til længere opbevaring f.eks. SharePoint. Vær i øvrigt opmærksom på, om noget skal journaliseres.
Vær særligt opmærksom på, at alle konkrete oplysninger om, hvad studerende fejler, er følsomme persondata, også selvom den studerende ”kun” har brækket et ben eller pådraget sig en forkølelse.
Direktionen har vedtaget politik for databeskyttelse i studerendes selvstændige opgaver. Af denne fremgår det, at "at den konkrete vejledning i forhold til den enkelte studerendes projekt ligger hos den studerendes vejleder på projektet" og at "vejlederen støtter den studerende i at gennemføre projektet i overensstemmelse med fagområdets faglige, juridiske og etiske standarder, og det omfatter også de databeskyttelsesretlige krav der gælder på fagområdet".
Det vil ofte være den enkelte studerende, der selv har dataansvaret for de data, de behandler i forbindelse med specialer, bacheloropgaver ol. – men det er ikke altid tilfældet. Hvis den studerende inddrages i et forskningsprojekt, hvor SDU stiller data til rådighed eller beder de studerende behandle data på en specifik måde, så kan det være SDU og ikke den studerende, som er dataansvarlig. Læs gerne retningslinjerne for databeskyttelse i studerendes selvstændige opgaver eller spørg SDU RIO ved tvivlsspørgsmål.
Materiale til studerende
Du kan henvise de studerende til siderne om databeskyttelse i selvstændige opgaver på MitSDU) eller til Datatilsynets hjemmeside. Du er naturligvis også velkommen til at orientere dig på siderne på MitSDU.
Du kan også henvise de studerende til databeskyttelseskurset for studerende på SDU.
Materiale til dig som underviser/vejleder
SDU RIO har i samarbejde med fakulteterne udarbejdet en række slides, som giver en introduktion til, hvad de studerende skal være opmærksomme på, når de skriver speciale eller lignende. Disse er du ligeledes velkommen til at benytte i din vejledning.