SDU's Udviklingsstrategi for løbende forbedringer blev vedtaget august 2022, og skaber rammen for løbende forbedringer i alle administrative processer på SDU.
SDU Digital er ansvarlig for udmøntning af strategien.
Universitetsdirektør Thomas Buchvald Vind er ejer af strategien.
Strategien drives af tre ledestjerner.
- Brugerfokus | Brugerrejsen og den oplevede værdi for brugerne er omdrejningspunktet i prioritering og tilrettelæggelse af opgaveløsning og processer i administrationen.
- Sammenhæng | Sammenhængende systemer og administrative processer forbedrer effektiviteten, så brugerens behov opfyldes uden bøvl, tvivl eller omveje.
- Effektivitet | Administrativ understøttelse er effektiv og smidig; drevet af en kultur, organisation og ledelse, som løbende optimerer opgaveløsning og processer og eliminerer tidsspilde.
Selve implementeringen sker via 2 spor:
1. Implementering af en udviklingskultur for løbende forbedringer – som sikrer en fælles sprog og tilgang.
Styregruppen for Udviklingsstrategien for løbende forbedringer (bestående af Thomas Buchvald Vind, Maria Cecilie Vonsild, Lisbeth Møller, Merete Munk, Kirsten Præstegaard, Bue Raun Andersen, Jørgen Ejler Pedersen og Nickie Glissmann Nim) har udvalgt de fire områder, hvor der i løbet af efteråret 2023 skal afholdes pilotforsøg med SDU forbedringsmodel.
- Loven om ansættelsesbeviser:
Vi vil igangsætte et projekt, der fokuserer på at forbedre vores procedurer og processer vedrørende ansættelsesbeviser.
Målet er at sikre, at alle medarbejdere får korrekte og rettidige ansættelsesbeviser i overensstemmelse med lovgivningen. Vi vil gennemgå vores nuværende praksis, identificere eventuelle mangler og implementere forbedringer på tværs af organisationen.
- Fordelingen af undervisningslokaler:
Vi har nogle udfordringer med den nuværende fordeling af lokaler i vores organisation. For at forbedre dette vil vi iværksætte et projekt, der analyserer vores behov og arbejder på at optimere fordelingen af lokaler.
Målet er at skabe bedre udnyttelse af eksisterende faciliteter og sikre passende undervisningslokaler for alle fakulteter.
- Større skriftlige opgaver (BA/KA):
Vi ønsker at styrke strukturen omkring vores studerendes større skriftlige opgaver. Et projekt vil blive iværksat for at udvikle en endnu bedre struktur omkring vores tilbud om vejledning, ressourcer og struktureret feedback til dem, der arbejder på disse opgaver.
Vi vil også se på, hvordan vi bedre kan koordinere og støtte vejledere og bedømmelsesudvalg i processen.
- Samarbejdsaftaler med industrien:
For at styrke vores samarbejde med industrien vil vi gennemføre et projekt, der fokuserer på at etablere og forbedre samarbejdsaftaler med relevante virksomheder. Vi vil identificere potentielle partnerskaber, forbedre vores forhandlingsprocesser og styrke de eksisterende samarbejdsrelationer.
Målet er at skabe værdifulde og bæredygtige partnerskaber til gavn for både universitetet og industrien.
Pilotforsøgene bliver afviklet ved SDU forbedringsmodellens workshopkoncept, som har til formål at skabe en endnu bedre struktur og forbedre tværgåendeprocesser, men også skabe erfaring og læring.
Styregruppen tror på, at inddragelse af relevante interessenter er afgørende for at sikre succesfulde resultater. Derfor vil de berørte områder og medarbejdere blive involveret i processen.
Involveringen er allerede startet for den første workshop (loven om ansættelsesbeviser), men for den anden workshop (fordelingen af undervisningslokaler) vil involveringen starte med et formøde i august måned, hvor Jørgen Ejler vil folde workshop-konceptet yderligere med henblik på at sikre, at de rette personer deltager i workshoppen.
Eksempel på workshopforløb:
1) Mål:
Løsning af en større problemstilling, der går på tværs af roller og funktioner.
2) Målgruppen:
Målgruppen for workshoppen er de medarbejdere, som er nærmest problemstillingen (og dens løsning). Målgruppen for formødet, planlægningsmøderne og opfølgningsmøderne er disse medarbejders nærmeste leder.
3) Måling:
Processens evne til at levere effekt måles før og efter workshoppen.
4) Metode:
Før-målingen —foruden en kortlægning af den nuværende proces og de tilhørende problemer — benyttes til at sætte retning for workshoppen. Denne retning aftales på planlægningsmødeme, mens workshoppen bruges til at udvikle, teste og færdiggøre konkrete løsninger. Workshoppens varighed besluttes på planlægningsmøderne med et øje for dette formål at færdiggøre konkrete løsninger på workshoppen).
5) Ressourcetræk:
Et formøde af 30 minutter. 3 planlægningsmøder af 30 minutter. En workshop af 1-5 dage. Og 3 opfølgningsmøder af 30 minutter.
6) Essensen:
Kort fokuseret problemløsning over 4-6 uger, efterfulgt af implementering over 1 til 3 måneder.
2. Optimeringsindsatser og -projekter – som bruges til at optimere og effektivisere, samt forankre kulturen.
Nyt SIS og Fremtidens ESDH er eksempler på store programmer, som på sigt vil skabe nye administrative arbejdsgange, og hvor der automatisk vil blive set på optimering og effektivisering til gavn for brugerne. Programmerne vil ligeledes gøre brug af model og metoder for løbende forbedringer.