SDU skal, som offentlig myndighed, aflevere sager og dokumenter til Rigsarkivet hvert 5 år. Første periodeskift i Acadre blev afsluttet 1. februar 2017.
Det kommende periodeskift er i foråret 2024, og fra overgangen skal alle nye sager oprettes i WorkZone. Tidspunktet afhænger af idriftsættelsen af WorkZone.
De to journalperioder i Acadre bliver overført til WorkZone, så du kan læse i dine gamle sager her, og Acadre bliver lukket helt ned. Journalperioderne hedder:
- 2011-2016
- 2017-2024
Lukningen af Acadre betyder, at du ikke kan arbejde videre i dine sager. Heller ikke selvom sagsbehandlingen ikke er færdiggjort.
Hvis du skal afslutte sager i Acadre, hvor der stadig mangler en del af sagsbehandlingen, så skal der oprettes en ny sag i WorkZone, hvor du journaliserer de dokumenter, der hører til i den nye journalperiode.
Hvis du har åbne sager i Acadre skal du:
- Gennemgå dokumenterne i dine sager
- Tjek om dokumenterne ligger på de rigtige sager
- Tjek om alle bilag er korrekte
- Tilpas evt. titler og bemærkninger
- Sørg for, at dokumenter og bilag er låst
- Gennemgå sagerne
- Tilpas evt. bemærkninger
- Tjek om parter er korrekte
- Tjek evt. journalnotater for gule sedler, om de skal slettes
- Afslut sagerne ved at skifte status til A
Har du mange sager, der skal afsluttes, kan flere sager afsluttes i én arbejdsgang.
Link til vejledninger (navigationssedler)
Har du nye sager på vej?
Hvis du er i gang med at starte en sag op lige før periodeskiftet, og sagen reelt skal være aktiv i perioden efter idriftsættelsen af WorkZone, kan du med fordel vente med at journalisere og gøre det i WorkZone. Det gælder f.eks. dispensations- og meritsager, hvor studienævnsmødet og dermed afgørelsen træffes i den nye arkivperiode. Dermed kommer alle dokumenter om sagen i den samme sag i WorkZone.
Dossiersager overføres til den nye journalperiode
Dossiersager er sager, som typisk har et forløb, der er længere end en arkivperiode, og Rigsarkivet giver tilladelse til, at igangværende dossiersager må overføres til den nye periode. Hvis du arbejder med dossiersager, betyder det, at du kan arbejde uændret videre i dine sager, når de er blevet konverteret fra Acadre til WorkZone, hvor de får et nyt sagsnummer og en henvisning til Acadre sagsnummeret.
Du skal dog kontrollere dine sager og afslutte dem som beskrevet ovenfor, hvis sagsforløbet er afsluttet.
Har du spørgsmål?
Kontakt ESDH-sekretariatet på esdh@sdu.dk eller 6550 7272, eller projektleder Karin Grundsø på kagr@sdu.dk eller 6550 4022.
