Porteføljeudvalget
Porteføljeudvalget er ansvarlig for at sammensætte, prioritere og koordinere digitaliseringsporteføljen.
Porteføljeudvalget behandler og godkender projekter af kategorierne ’Strategiske digitale projekter’ og ’Eksperimenter’ efter indstilling fra Reviewgruppen. Udvalget modtager desuden orientering fra Reviewgruppen om projekter i projektkategorien ’Øvrige projekter’.
Udfyldte projektskabeloner og oplæg fra projektejer/projektleder ved projektstart og overgang fra en projektfase til den næste, de månedlige statusrapporter samt Reviewgruppens indstillinger er udgangspunktet for Porteføljeudvalgets beslutninger om at igangsætte, videreføre eller afslutte et projekt.
Porteføljeudvalget, der består af de fem fakulteters sekretariatschefer samt SDUs Økonomichef, IT-chef og Digitaliseringschef, mødes ca. hver sjette uge.
Digitaliseringschefen er formand og udvalget sekretariatsbetjenes af projektkontoret (PMO) i SDU Digital.
Medlemmer af Porteføljeudvalget pr. 1. maj 2023:
Bue Raun Andersen,
Reviewgruppen
Reviewgruppen vurderer, om et projekt bør optages i digitaliseringsporteføljen og i hvilken projektkategori. Gruppen er endvidere med til at kvalificere projekterne i porteføljen fra idéoplæg til afslutningsrapport. Udfyldte projektskabeloner og oplæg fra projektejer/projektleder ved projektstart og overgang fra en projektfase til den næste, samt månedlige statusrapporter, er udgangspunktet for gruppens review af det enkelte projekt.
Reviewgruppen forbehandler projekter af kategorierne ’Strategiske digitale projekter’ og ’Eksperimenter’ og indstiller til Porteføljeudvalget, hvilke af disse projekter, som bør indgå i digitaliseringsporteføljen. Projekter i projektkategorien ’Øvrige projekter’ prioriterer og godkender Reviewgruppen selv, hvorefter Porteføljeudvalget orienteres om gruppens beslutning.
Medlemmerne af Reviewgruppen er hermed, med hvert deres udgangspunkt, med til at:
- forbedre projektkvaliteten på SDU
- styrke organisationens projektmodenhed
- styrke projektleder (og -ejers) kompetencer
- styrke porteføljeledelsens beslutningsgrundlag
- gøre det til en god oplevelse at få sit projekt reviewet.
Reviewgruppen består af medarbejdere, som er indstillet af de enkelte fakulteter og Fællesadministrationen. Digitaliseringschefen er formand, og gruppen sekretariatbetjenes af Projektkontoret (se mere nedenfor).
Medlemmer af Reviewgruppen pr. 1. maj 2023:
Porteføljeadministrationen
PMO'et (Projektkontoret) rådgiver om valg af projekttype, bidrager med den første sparring i forbindelse med nye projektidéer, samt anden sparring efter behov. Derudover sørger PMO'et for indsamling af bl.a. statusrapporter og ændringsanmodninger, samt udarbejdelse af oplyst porteføljeinformation.
Rundt omkring på SDU sidder erfarne projektledere, projektkoordinatorer o. lign., som med fordel kan bruges som sparringspartnere omkring projektmodel, metoder, værktøjer m.v. Det kan f.eks. være hjælp til at starte projekter op, udfylde projektskabeloner eller svare på spørgsmål til projektmodel og porteføljestyring mere generelt.
Har du brug for sparring til udfyldelse af skabelonen, formidler PMO'et gerne kontakt til én af SDU's erfarne projektledere.
PMO'et modtager materiale til behandling senest 10 hverdage før mødets afholdelse.
Er der noget specifikt, du savner, er du altid velkommen til at kontakte PMO'et på projekter@sdu.dk