Når et dokument oprettes, skal nedenstående som minimum registreres:
- Dokumentnummer (tilføjes automatisk)
- Oprettet af (tilføjes automatisk )
- Oprettet dato (tilføjes automatisk)
- Sagshenvisning (tilføjes automatisk)
- Arkiveringsform (tilføjes automatisk)
- Dokumenttype
- Brevdato
- Tilstand
- Dokumenttitel
- Sagsbehandler
- Ansvarlig enhed
- Standard dokumentklassifikation
- Part på ind- og udgående dokumenter
Dokumentets tilstand bruges til at angive, hvilke muligheder der er for at redigere i dokumentet.
- Personligt udkast - UP. Kan kun vises, redigeres og slettes af den, der har oprettet dokumentet
- Udkast - UÅ. Kan vises, redigeres og slettes af alle
- Låst dokument - UL. Selve dokumentet kan ikke redigeres af nogen, men alle kan redigere dokumentoplysninger
- Arkiveret - ARK. Selve dokumentet kan ikke redigeres af nogen, men alle kan redigere dokumentoplysninger. Arkiveret bruges kun, når dokumentet er endeligt
Alle dokumenter skal have tilstanden ”Arkiveret”, når de er modtaget, afsendt eller i endelig form. Desuden skal alle dokumenter have tilstanden ”Arkiveret”, før en sag lukkes.
Når du gemmer et dokument på en sag i WorkZone, skal du give dokumentet en sigende titel. Tænk på, hvad andre ville søge på for at finde dokumentet. Angiv hvad dokumentet handler om og hvilken periopde det er fra.
Fx: Dagsorden for styregruppemøde XX, 01.09.2024
Hvis dokumentet omhandler en ansat eller studerende, bør primær parten angives i titlen.
Dokumenttyper angiver, hvilken type dokument, det drejer sig om. Der anvendes nedenstående:
- N, Internt – anvendes ved interne dokumenter,
- I, Indgående – anvendes til indgående post som fx breve eller mails
- U, Udgående - anvendes til udgående post som fx breve eller mails
Disse filformater er godkendt til WorkZone:
| daf | vsd | |
| doc | png | wdf |
| docx | ppt | wpp |
| gif | pptx | xft |
| htm | qrp | xls |
| jpg | rtf | xlsx |
| mpp | tif | xmil |
| msg | txt |
Der bør ske løbende journalisering af al dokumentation på en sag, dvs. umiddelbart efter modtagelse/afsendelse eller ved oprettelse.
E-mails skal som udgangspunkt journaliseres, når de afsendes eller modtages. Ved en længere korrespondance, kan det være tilstrækkeligt kun at journalisere den sidste mail. Vær dog opmærksom på, at vedhæftninger kun journaliseres ved den sidst sendte mail. Derfor skal mails med vedhæftninger altid journaliseres.
Når et dokument lægges på en sag, skal der tilføjes en række metadata, der gør det muligt at identificere og fremsøge dokumentet, herunder en titel, type af dokument, dokumentklassifikation samt dokumentets tilstand.
Dokumenter får automatisk den klassifikation, der er angivet i sagens metadata. Hvis dokumentet på grund af sit indhold, bør klassificeres anderledes, redigeres klassifikationen ved journalisering.