På Syddansk Universitet er det besluttet, at al forretningskritisk administrativ dokumentation skal gemmes i et ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering). Dette gælder også administrativ dokumentation i forbindelse med forskning og undervisning. SDUs ESDH-systemet er Workzone.
Det betyder i praksis, at Workzone eksempelvis skal anvendes til at journalisere
Forskningsadministration
Ikke konkret forskningsdata, men kan være alt ind- og udgående korrespondance/mails samt færdige interne dokumenter som dagsordener og referater fra møder, forskningsansøgninger, indgåede kontrakter og formelle aftaler samt væsentlige dokumenter/forretningskritisk intern korrespondance i forbindelse hermed
Personrettet sagsbehandling
Afgørelsessager som blandt andet dispensationssager, meritsager, klagesager til studienævn eller ansættelsessager ved HR
Forretningskritisk dokumentation
Eksempelvis ledelsesbeslutninger, beslutninger i formelle mødefora, kontrakter, skøder, korrespondance med eksterne parter i forbindelse med sager i det omfang korrespondancen har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.
Du skal journalisere for at universitet lever op til lovkrav, hurtigt og effektivt kan imødekomme aktindsigter, kan sikre at forretningskritisk dokumentation bevares og kan fremfindes når der er behov og ikke mindst for at understøtte effektive og sammenhængende administrative processer.
Offentlighedslovens § 15, stk. 2 fortæller: hvis myndigheden har modtaget eller afsendt et dokument, som den har pligt til at journalisere, skal dokumentet journaliseres, snarest muligt efter det er modtaget eller afsendt.
Frister for hvornår ind- og udgående dokumenter skal journaliseres
- Breve inden for 3 - 4 arbejdsdage
- E-mails inden for 7 arbejdsdage
De nævnte frister begynder at løbe fra dagen efter modtagelsen eller afsendelsen af dokumentet.
Det er tilladt at journalisere en e-mailkorrespondance samlet, dog maksimalt for en 7-dages periode, jf. ovenstående.
Undtagelser fra frister for journalisering er
- Sagsbehandler er fraværende pga. ferie, kursus, sygdom m.v.
- Særligt følsomme sager (efter saglig vurdering)
Frister for interne dokumenter
- Interne dokumenter er ikke omfattet af fristen i offentlighedslovens § 15, stk. 2
- Der er ikke i øvrigt fastsat en frist for, hvornår interne dokumenter i endelig form skal journaliseres
- Almindelige ordenshensyn taler dog for, at de interne dokumenter bør journaliseres inden for rimelig tid efter, at de må antages at have fået en endelig form
- Under alle omstændigheder er det forudsat, at journaliseringspligtige dokumenter er journaliseret på det tidspunkt, hvor der træffes afgørelse i forhold til en aktindsigtsanmodning
En udbudssag deles f.eks. op i en sag om
- Udbudsmaterial
- En sag om kontrakt / drift med valgt leverandør
- En sag om implementering
- Evt. en sag om evaluering
De enkelte sager omhandler altså det samme udbud, men de er opdelt efter hvilken opgave i udbuddet, der løses. For at sikre en synlig sammenhæng mellem disse sager, kan man lave sagshenvisninger mellem sagerne.
Principielt omfatter WorkZone alle dokumenter, der indgår i administrativ sagsbehandling, uanset om de oprettes og udarbejdes på SDU eller modtages på SDU i form af ekstern korrespondance. Sagsforløbet skal dokumenteres ved registrering af bl.a.:
- alle oplysninger med betydning for sagens gang
- alle afgørelser, der træffes i sagen
- når SDU forpligtes ift. anden part og/eller omvendt
Alle skrivelser til og fra Syddansk Universitets centrale administration skal journaliseres. Dette gælder også mødemateriale med specifik sagsrelevans, beslutningsnotater med eventuelle indstillinger, universitets egne cirkulærer samt telefonnotater.
Som udgangspunkt ligger journaliseringsopgaven hos den sagsbehandler, der modtager en henvendelse udefra og/eller som selv producerer materiale ifm. en sag. Hovedreglen er, at et dokument kun journaliseres én gang.
Det er sagsbehandleren, som er ansvarlig for, at dokumenter tilhørende en sag lægges i ESDH-systemet, samt at dette gøres løbende.
Det er vigtigt, at der samarbejdes om at belyse én samlet sag, fremfor at hvert område/afdeling opretter egne sager, hvor samme dokumenter/ korrespondance journaliseres.
Der er dog undtagelser, hvor det kan være naturligt, at al journalisering i en bestemt sag placeres hos én person eller enhed, eller at samme dokument journaliseres i mere end en sag, fordi der er forskelligartet sagsbehandling og/eller behov for genfinding. Dette beror altid på en vurdering i den enkelte sag.
Der er en lang række dokumenter, der ikke skal journaliseres i WorkZone. Neden for gives nogle eksempler – der er ikke tale om en udtømmende liste:
- Specialer
- Uopfordrede jobansøgninger og svar
- E-mailkorrespondance af mere uformel karakter, som fx bekræftelse af et mødetidspunkt eller nogen der ønsker en opringning. Det vil dog altid bero på en saglig vurdering i de enkelte tilfælde
- Materiale som registreres i ØSS (Økonomistyresystem under de videregående uddannelser) og STADS journaliseres som hovedregel ikke
- Publikationer
- Analyser og udtræk i forbindelse med forskning og formidling
Hvis du er i tvivl, kan du kontakte ESDH-sekretariatet på esdh@sdu.dk