Medarbejdere på SDU
Den enkelte medarbejder har det daglige ansvar for, at alt sagsrelevant materiale, der modtages/sendes/oprettes, bliver sagsbehandlet og journaliseret i Workzone i overensstemmelse med områdets journaliseringspraksis.
Hvis flere medarbejdere samarbejder om en opgave, har de ansvar for at aftale, hvem der journaliserer. Det samme gælder, hvis en opgave består af flere delopgaver fordelt på forskellige medarbejdere eller forskellige niveauer i organisationen.
På SDU arbejdes der ud fra enkeltsagsprincippet, hvorfor der kan være flere sager tilknyttet samme opgave/projekt. Som medarbejder er man selv ansvarlig for at holde styr på de sager og dokumenter, man har ansvaret for.
Ledere på SDU
Lederne i de enkelte områder har til ansvar at sikre, at der journaliseres i overensstemmelse med lovgivningen, og at der udarbejdes en journaliseringspraksis for områdets sagsportefølje med udgangspunkt i de overordnede rammer og retningslinjer.
Lederne har ansvaret for at sikre, at områdets medarbejdere bliver instrueret i journaliseringspraksis samt at den følges.
Lederen har derfor ansvar for datakvalitet samt integritet og fortrolighed af de data, som deres område gemmer i Workzone.
I SDU journalplan kan du få et hurtigt overblik over alle sagsgrupper i WorkZone.
Du finder journalplanen her.
SDUs journalinstruks indholder en beskrivelse af praksis og -retningslinjer for journalisering på SDU. Den indeholder også journalplanen med alle sagsgrupper og uddybende forklaring til, hvad de kan journaliseres under de enkelte sagsgrupper.
Du finder SDUs journalinstruks her
Workzone er SDUs ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndteringssystem). Som bruger af Workzone er du med til at sikre og beskytte systemets data.
Du må kun tilgå Workzone via IT-udstyr udleveret af SDU. Du må derfor IKKE tilgå Workzone fra en privat computer.
Du kun må tilgå de sager og dokumenter, du har behov for som led i udførelsen af dine arbejdsopgaver.
Du må kun slå op i og arbejde med de personoplysninger, der er relevante i forhold til de arbejdsopgaver, du skal løse. Det betyder også, at du ikke må slå dine egne oplysninger op.
Du må kun dele dataudtræk fra Workzone med kollegaer, der er tildelt samme indblik som dig. Når du har trukket data ud af Workzone, er det dit ansvar at sikre forsvarlig deling, opbevaring og oprydning af disse data.
Din færden i systemet bliver logget. Alle søgninger, opslag og data der bliver tilgået, bliver logget i WorkZone på brugerniveau. Der vil blive ført kontrol med adgang til udvalgte sager, dokumenter og kontakter.
Hvis du tilgår sager og dokumenter, som ikke er relevante for udførelsen af dit arbejde, kan du anmelde hændelsen til ESDH-utilsigtet-adgang@sdu.dk.
Som medarbejder ved Syddansk Universitet er du pålagt at overholde SDUs regler for informationssikkerhed, som du finder på https://sdunet.dk/da/servicesider/digital/databeskyttelse-og-informationssikkerhed .
Information på denne side er primært til dig som superbruger af WorkZone.
Rolleskrivelse for superbruger i WorkZone
Majas ppt
Majas ppt