Offentlighedsloven
SDU er som statslig myndighed underlagt offentlighedslovens § 15 om journaliseringspligt. Det er vigtigt at understøtte lovens formålsbestemmelse/ offentlighedsprincippet.
Formålet med loven er at sikre, at dét der sker i den offentlige forvaltning herunder den undervisning, forskning og administration, der foregår på SDU, foregår med udgangspunkt i de grundlæggende principper, som det danske samfund bygger på.
Forvaltningsloven
Loven udstikker regler for, hvordan myndighederne skal håndtere behandlingen af en sag.
Formålet med forvaltningsloven er at sikre, at den enkelte borger (i vores tilfælde primært studerende og medarbejdere) får behandlet og afgjort deres sag på et oplyst og sagligt grundlag.
Arkivloven
Formålet med arkivloven er, at vi som offentlig institution får bevaret og afleveret udvalgte informationer og data til brug for eftertiden. Disse informationer og data kalder vi for arkivalier.
Det er Rigsarkivet, der afgør, hvad der betegnes som arkivalier, og dermed også hvad vi skal aflevere.
Et yderligere aspekt i forhold til arkivloven er, at vi som institution skal varetage arkivmæssige hensyn, dvs. at vi skal sikre, at vores sager og dokumenter (arkivalier) opbevares forsvarligt og i en systematik, der gør, at eftertiden kan fremfinde og anvende dem bl.a. til forskning.
WorkZone er indrettet således, at det varetager de arkivmæssige hensyn, og vores brug af systemet er godkendt af Rigsarkivet.
Notatpligten
Foruden al den skriftlige dokumentation SDU er forpligtiget til at journalisere, er vi ifl. Offentlighedslovens § 13 også forpligtet til at dokumentere mundtlige oplysninger, der ikke i forvejen foreligger på skrift på den enkelte sag, men som er vigtig information, der har betydning for f.eks. en sags afgørelse eller en opgaves handlingsforløb.