Sagen afsluttes umiddelbart efter, at opgaven er afsluttet. Ved løbende at afslutte sager sikres det, at man kontinuerligt har overblik over aktive sager.
Før en sag afsluttes, skal den ”renses”. Som almindelig bruger kan man slette dokumenter, der endnu ikke er arkiveret. Dvs. at overflødige eller ufærdige udkast kan slettes og alle blivende dokumenter gives tilstanden arkiveret.
Herefter kan dokumenterne ikke ændres og på denne måde sikres deres integritet. Desuden skal det sikres, at alle dokumenter på sagen har sigende titler.
Den Ansvarlige enhed er den administrative enhed, der sagsbehandles på vegne af, fx et studienævn, et institutsekretariat, et forskningscenter, et dekanat eller Universitetsledelsens Stab.
Data der behandles på SDU, skal klassificeres efter SDU’s retningslinjer for dataklassifikation.
Dette gælder også oplysninger i de sager, der journaliseres i WorkZone.
Data klassificeres som henholdsvis
- Offentlige oplysninger
- Interne oplysninger
- Fortrolige oplysninger
- Følsomme oplysninger
Den standard dataklassifikation, der angives på sagen, nedarves til dokumenter, når disse journaliseres på sagen. Det er muligt at ændre klassifikationen til en anden for de enkelte dokumenter.
Når du journaliserer et dokument, skal du hver gang tage aktivt stilling til, om dokumentet skal beholde den klassifikation, der er forudfyldt. Det kan være, at dokumentet skal have en højere eller lavere klassifikation.
BEMÆRK: Du begrænser ikke adgangen til en sag/et dokument ved at påføre dataklassifikation. For at begrænse adgangen skal du sætte læseadgang på sagen/dokumentet. Dette kan du læse mere om i afsnittet Beskyttelse af sager.
Hjælp til dataklassifikation
Dataklassifikation hører under GDPR - Databeskyttelse og informationssikkerhed på SDU. På GDPRs serviceside kan du finde hjælp til, hvilken dataklassifikation du skal give din sag eller dit dokument.
På SDU journaliserer vi som udgangspunkt efter enkeltsagsprincippet.
Udgangspunktet for enkeltsagsprincippet er, at der oprettes én sag per afgørelse, beslutning eller administrative proces herunder samarbejdsaftaler. Det vil sige, at den enkelte sag alene indeholder de dokumenter, parter, noter mv, der vedrører én bestemt opgave. Enkeltsagsprincippet sikrer, at der ikke bliver gemt informationer på sager, hvor informationerne ikke er relevante. Samtidig sikrer det overskuelighed over, hvilke akter og parter, altså hvilken dokumentation, der har ledt til en bestemt afgørelse, beslutning eller resultat.
Princippet medvirker også til at sikre, at vi ikke bevarer data længere, end vi har hjemmel til.
Som udgangspunkt afviges der ikke fra enkeltsagsprincippet. Der kan dog være situationer, hvor det kan være hensigtsmæssigt ift. sagsbehandlingen at oprette en samlesag. En samlesag samler informationer om et emne af mere abstrakt karakter. I journalinstruksen beskrives det under den enkelte sagsgruppe, om det er tilladt at afvige fra enkeltsagsprincippet og i stedet oprette en sag, der fungerer som en samlesag. Det vil desuden altid bero på indholdet af sagen.
Samlesagen bør som udgangspunkt ikke anvendes til personrettet sagsbehandling, men gør den alligevel det, skal alle parter tilknyttes sagen, og alt materiale skal have samme bevaringsperiode og derfor kunne slettes på samme tidspunkt.
Et eksempel på, hvordan du bruger enkeltsagsprincippet i praksis, kan være en sag om et udbud.
En udbudssag deles f.eks. op i en sag om:
- Udbudsmaterial
- En sag om kontrakt / drift med valgt leverandør
- En sag om implementering
- Evt. en sag om evaluering
De enkelte sager omhandler altså det samme udbud, men de er opdelt efter hvilken opgave i udbuddet, der løses. For at sikre en synlig sammenhæng mellem disse sager, kan man lave sagshenvisninger mellem sagerne.
En sag er en samling af sammenhørende dokumenter og øvrige sammenhørende oplysninger, der i sit hele anvendes til at dokumentere en arbejdsproces, typisk til administrative formål, herunder til at træffe afgørelser.
En sag kan svare til, hvad man som sagsbehandler ville gemme i en selvstændig mappe på fællesdrevet, i en selvstændig folder i Outlook eller et chartek - dvs. alle de dokumenter, mails, notater, parter mv., som indsamles og noteres for at løse en opgave.
Du opretter en sag umiddelbart efter opgaven er identificeret, og opgaveløsningen påbegyndes i form af sagsbehandling, korrespondance og/eller vidensindsamling.
Ved hurtigst muligt at oprette sagen, får du mulighed for løbende at kunne journalisere relevante dokumenter på sagen.
En sag kan oprettes på baggrund af en mail, en samtale, et telefonopkald eller en konkret ansøgning eller anmodning.
I nogle tilfælde starter sager i andre systemer og oprettes i Workzone via en integration som led i en aftalt proces.
I forbindelse med oprettelse af en sag skal du påføre metadata på sagen, der gør det muligt og nemt at identificere og genfinde sagen og samtidig bevare overblik over den samlede sagsportefølje.
Hierarkier i over-/undersager anvendes til at strukturere det samlede materiale på store sagskomplekser. For eksempel, hvis et IT-projekt ønsker at differentiere mellem udbudsmateriale, implementeringsplaner og tilrettelæggelse af support.
Relationen over-/undersag beskriver ikke en hierarkisk relation, men et behov for at differentiere større sagers indhold med udgangspunkt i delformål. Der er samme krav til metadata på over- og undersager, f.eks. til titler, oprettelse og afslutning.
Når en sag oprettes, skal disse metadata udfyldes
- Titel
- Sagsgruppe
- Primær part
- Sagsbehandler
- Ansvarlig enhed
- Standard klassifikation
Som minimum skal de felter, der er stjernemarkerede udfyldes. Din enhed kan desuden have lokale retningslinjer for, hvilke yderligere felter, der skal udfyldes.
Sagen skal beriges med den sagsgruppe i journalplanen, der matcher den konkrete opgave.
Journalplanen er hierarkisk opdelt i hovedgrupper, dernæst i emnegrupper og endelig i sagsgrupper. Det er sagsgrupperne, der anvendes på sagerne.
Et eksempel
- Hovedgruppe: 0 Ledelse
- Emnegruppe: 01 Ledelse og styrende organer
- Sagsgruppe: 012 Vedtægter og forretningsordener for de styrende organer
Journalplanen er fælles for SDU. En sagsgruppe afspejler som udgangspunkt sagens emne og ikke dens organisatoriske tilhørsforhold. Det organisatoriske tilhørsforhold fremgår i stedet af sagens metadatafelt Ansvarlig enhed.
Inden for alle emnegrupperne er der en sagsgruppe, der hedder Generelt og en sagsgruppe, der hedder Forskelligt.
- Gruppen Generelt (eks. 010 Ledelse og styrende organer generelt) bruges til sager, der er generelle for emnegruppen, f.eks. når sagen indeholder stillingtagen til principielle spørgsmål, generelle regler og/eller retningslinjer
- Gruppen Forskelligt (eks. 019 Ledelse og styrende organer forskelligt) bruges til sager, der ikke kan placeres i nogen af de andre sagsgrupper indenfor emnegruppen.
I Journalinstruksen [link] finder du under de fleste sagsgrupper en tekst, der uddyber, hvad du kan journalisere under pågældende sagsgruppe.
En sagshenvisning er et link til en anden sag, som kan være relevant for sagsbehandlingen af den aktuelle sag. Ved at lave en sagshenvisning mellem to sager, er det muligt at etablere et dokumentationsspor.
Anvendelse af sagshenvisninger kan bidrage til at give sagsbehandleren overblik over større sagskomplekser.
I WorkZone har vi fire sagskategorier.
Sagskategorierne indeholder forskellige metadatafelter, der bruges til at understøtte sagsbehandlingen på det enkelte område.
Emnesag
Sager der ikke omhandler specifikke personer, men derimod specifikke emner eller en aktivitet. Det kan fx være rekrutteringssager, sager vedr. eksterne ansøgninger eller bevillinger, høringer af lovudkast og bekendtgørelser, arbejdet med en ny studieordning eller ombygningsprojekter.
Kontrakt
Sagskategorien er oprettet til brug for kontraktsager i samarbejde med SDU RIO.
Personsag
Anvendes til personalesager. Det er SDU medarbejdere i HR, der opretter og journaliserer i sagerne efter fastsatte retningslinjer.
Studentersag
Det er studentersagsbehandlere, der opretter og journaliserer i sagerne efter fastsatte retningslinjer. Sagsgrupperne 712 og 711 oprettes automatisk via integration til STADS.
Når en sag oprettes, er sagstilstanden per default Ny.
Det er muligt at vælge andre sagstilstande. Områdernes superbrugere aftaler praksis for disse.
Når du skal oprette en sag i WorkZone, skal du huske altid først at undersøge, om sagen findes i forvejen. Lav fx en søgning på sagsparten.
Emnesag
Du skal selv oprette emnesager. Du skal give sagen en sigende titel, så det ud fra titlen kan forstås, hvad den handler om samt evt. hvem og hvornår.
- Titlen skal sikre, at sagen hurtigt kan identificeres og differentieres fra andre sager
- Titlen skal fungere som et meget kort og præcist resumé af sagen
- Brug kun godkendte forkortelser og brug dem med omtanke, da de kan miste eller ændre betydning med tiden
- Tænk over, hvad andre vil søge på, hvis de skal finde sagen
OBS. Du må ikke angive CPR numre i titler eller i andre metadatafelter på sagen.
Hvis sager angives som over- eller undersager følges samme principper for navngivning.
Der er for nogle sagsgrupper angivet krav til, hvad titlen skal indeholde. Dette vil fremgå i Journalinstruksen under den pågældende sagsgruppe.
Der kan i nogle forvaltningsområder været lavet aftaler om specifik navngivning af områdets emnesager.
Studenter- og personsager
Titlen på studenter- og personsager oprettes automatisk, når du gemmer sagen. Titlen sammensættes af metadata på sagen: Primær part og sagsgruppe: 11111 - Anders And - Høringer.
Generel studentersag oprettes automatisk af integration til STADS, mens generel personalesag automatisk oprettes af integration til HCM.
Efter sagen er oprettet, og den automatiske titel er dannet, har du mulighed for at gøre sagstitlen for studenter- og personsagerne mere sigende ved fx at tilføje en periode eller lignende.
Eventuelt kunne årstal for, hvornår en barsel påbegyndes indgå i titlen på understående sager:
- Studentersag om barsel, 2024
- Personalesag om barsel, 2024
Navnet på den studerende eller medarbejderen fremgår i feltet Primær part.
Du skal altid oprette nye studenter- og personsager fra WorkZone og IKKE via Outlook. Dette skyldes, at det pt. ikke er muligt via Outlook at udfylde feltet Primær part, som er et påkrævet felt på denne type sager. Når du har oprettet sagen i WorkZone, kan du gemme mails og dokumenter på sagen via Outlook.