Fjerde status på systemomlægning af uddannelsesdata

Det ved at være længe siden, at Studieservice igangsatte omlægningen af det daværende WhiteBook

Der har undervejs i forskellige sammenhænge været mange frustrationer. F.eks. når der var data, som plejede at være til rådighed, som det ikke længere var muligt at tilgå, men også fordi systemskifte præsenterede data på nye måder, eller når forretningsudviklingen kaldte på data, som det ikke i systemomlægningen var muligt for analytikerne at hjælpe med.

Det har været svært internt blandt kollegaerne, og der har forud for omlægningen manglet forventningsafstemninger med interessenter om konsekvenser for forretningsmiljøerne. Der har manglet en reel business case, projektplan, risikovurdering og tilstrækkeligt med test før stikket på eksisterende løsninger blev trukket. Der har med andre ord været udfordringer nok, og rigeligt at lære.

Det tager vi alt sammen på os i SDU Analytics. Og vi erkender, at selv om vi går på sommerferie i disse uger, er vi desværre ikke i mål, endnu – at understøtte en organisation med data er et langt udviklingsflow.

Vi lykkedes i forårssemestret med at få overblik, lagt en ny struktur og genskabt sammenhænge, så vi nu glæder vi os til at gå fra et større projekt til mindre og indlejrede opgaver i vores virke.

Det handler ikke om WB2.0 eller PowerBi eller Business Intelligence. Vi er tilbage ved raison d'être for at SDU har et analytisk beredskab, nemlig at der er vigtige indberetninger til ekstern compliance, som vi skal kvalitetssikre, og der er vigtige vidensbehov internt til SDUs udvikling, som vi skal kunne belyse med data.

I organisationen vil I opleve, at vi i efteråret rækker mere ud undervejs for direkte at involvere relevante interessenter til at kvalificere udviklingen af løsninger til det man i en lidt større sammenhæng kunne kalde for decision intelligence.

Tilbageblik, foråret 2021

Vi har brugt foråret siden 1. marts på at opbygge en intern forståelse for, hvad et projekt i denne størrelsesorden kræver. Også til at stille spørgsmål til tidligere antagelser om, hvad det er som vores løsninger skal kunne for at understøtte ledelse, forretningsudvikling og administration på SDU.

Vi har øget dialogerne med interessenter i organisationen, og vi har lagt vægt på at informere åbent ud på SDU Analytics nyhedsside på SDUnet i forhold til al udvikling.

Internt har vi øget projektstyringen. Vi har analyseret problemstillinger, og justeret for at skabe sikker drift med tydeligere progression. Vi har også prioriteret benhårdt undervejs. Det kommer vi fortsat til for at lykkes.

Vi har desuden offensivt kompetenceudviklet, og endda kapacitetsudvidet ved at re-allokere ressourcerne i SDU Analytics samlet set, samt gentænkt, hvad der kan bruges som løsninger. Og så har vi alle slidt i sådan en grad, at sved og tårer sprang af os, når det var sværest.

Foråret har lært os, at leverancer til business intelligence / business analytics / decision intelligence skal tænkes ind i en livscyklus for hver leverance, med vurdering af modenhed, datakvalitet og honorering af vidensbehovene.

Efter sommerferien har vi derfor nedsat dedikerede opgavehold, der fokuserer på at imødekomme flest mulige vidensbehov som minimum viable products i 1. generationsversioner, uanset præsentationsteknologi.

Det gør vi bevidst for, at vi i dialog med relevante interessenter kan tilpasse til udviklingen i organisationens behov i de næste versioner.

I alt er der 35 identificerede analytiske leverancer, som vi skal have styr frem mod jul, for at leve op til alle forventninger omkring os.

Forårets nye nøgleroller ift systemomlægningen

Henrik Bahne og Bruno Mølgaard Geertsen har begge mangeårige erfaringer med SDUs uddannelsesdata, og begge har i foråret taget et stort ansvar som stærke faglige sparringspartnere med indsigt i både datastrukturer, begreber og forretningslogikker. Det har hjulpet på sammenhængskraft i perspektiverne.

Pernille Camillus Naundrup og Emilie Lemming Müller har taget styring på IT informationssikkerhed og GDPR. Herunder bedre håndtering af adgangskontrol m.v. Det næste lag i efteråret bliver koordination af dataetiske perspektiver, som overbygning til legalitets- og administrationsperspektiverne.

Det bagvedliggende datamiljø

Vi er ved at være så langt med det bagvedliggende SQL-databasemiljø, at kollegaerne internt i SDU Analytics d. 1. juli havde en vidensdelingssession om grunddata og datastruktur i SQL-miljøet, herunder hvordan data kan tilgås.

Vi har endvidere i slutningen af foråret opkvalificeret flere kollegaer med SQL-kompetencer, sådan at vi på sigt ikke fortsat skal have den nuværende flaskehals med at få fat i de rette grunddata. Det er et langsigtet perspektiv, som vi er begyndt at løbe i gang. Det vil derfor tage lidt tid før vi er i rette gear. Vi forventer dog en positiv effekt allerede i løbet af efteråret i forhold til at få flere grunddata i spil.

Optimismen skyldes også, at vi med det statistiske kodesprog R kan tilgå SQL-miljøet, hvor vi med R kan sikre et samlet og dokumenterbart arbejdsflow fra grunddata til præsentationer. Det har vi pilottestet i foråret ved visse ad-hoc henvendelser, og nu har vi et Quick’n’Dirty bud på løbende frafald leveret ud fra samme tilgang. R er stærkt til business analytics – og når vores R datamiljø (Frigg) er etableret i efteråret 2021 vil det være en gevinst for flere af ønskerne til anvendelse af uddannelsesdata til decision intelligence.

Succesoplevelser so far

• Vi har fået en erkendelse af, at vidensbehovene helt reelt er komplekse og mange, og at svaret ikke er at samle alt i en ”samlet selv-service-pakke”. Svaret er at forholde sig til målgruppernes behov, så enkelt som muligt. Det øver vi os fortsat i. Nu mere bevidst end tidligere.

• Vi har fået styr på, hvornår vi læner os ud og løser noget til den korte bane som ”en-god-nok-proxy-lige-nu”, og hvornår vi skal være knivskarpe fagligt i detaljen på, at løsningen skal holde på den lange bane. Det er ikke i alle situationer, at den sidste decimal gør en forskel for dataanvendelsen.

• Vi er siden maj lykkedes med at få svaret kvalificeret på flere ad-hoc-henvendelser end vi må afslå. Udfordringen er, at ad-hoc-tid går fra udviklingstid – vi er dog blevet dygtigere til quick’n’dirty leverancer, eller at finde alternative løsninger der giver tilstrækkelig indsigt til situationen.

• Vi lykkes med at få prognose for STÅ leveret via det nye setup. Vi har et opgavehold i gang, hvor vi er præget af stor optimisme for resten af STÅ-arbejdet. Det er en kvalitetsløsning, også på den lange bane.

• Vi lykkes med at få formidlet 5. juli tal til hele organisationen i takt med UFMs frigivelser af data, sådan at vi på selve dagen kunne holde alle på SDU helt ajour med eksterne og interne data. I næste generation af løsningen skal vi arbejde mere med selve præsentationen.

• Vi har 8. juli fået hul igennem til et foreløbigt bud på løbende monitorering af første årsfrafald. Applikationen kan tilgås her - og den vil fra august blive opdateret ugentligt.

Udvalgte nedslagspunkter vi allerede kan se for efteråret 2021

Forhåbentlig oplever vi alle færre frustrationer end tidligere, men vi har fortsat rigtig mange opgaver foran os, hvor vi kan se, at det bliver lærerigt og en balancekunst at nå igennem forventningerne.

August

Der er sættemøder for alle opgavehold, og vi vil løbende på vores nyhedsside på SDUnet give meldinger om, hvad der sættes i værk og under hvilke vilkår. Ændres noget meldes det ud samme sted.

Internt vil der være fokus på, at vores grunddata bliver mere anvendelige for flere. Konkret tager vi fat på håndtering af den nødvendige data governance, masterdata, referencedata og ikke mindst datakvalitet. Alt sammen for at grunddata bliver behandlet og beriget hensigtsmæssigt til den ønskede anvendelse til indberetninger, administrative lister, studiestatistik og analytiske projekter.

Det er et fundament med flere lag, og som rækker langt ind i 2022, men vi er nu endelig klar til at starte processerne op.

September

Der bliver fokus på administrative lister.

Vi forventer at kunne invitere til åbne stormøder eller webinarer med gennemgang af vores administrative lister.

Vi er nysgerrige på om vi er kommet så langt med løsningerne, at listerne er tilstrækkeligt kendt og anvendt, samt naturligvis en opsamling på, hvad der kunne mangle.

Internt vil vi have fokus på forberedelse af indberetninger samt opgørelser til compliance / accountability, da den formelle skæringsdato 1. oktober vil nærme sig.

Oktober

Klassisk den store indberetningsmåned. 

Vi satser dog på at kunne gennemføre en orientering om aktuelle indsigter enten via webinar eller stormøde.

Internt evaluerer vi om harmonisering af visuelt udtryk lykkes godt nok på tværs af leverancer og værktøjer. Det er den interne evaluering af om vi i alle leverancer kommunikerer enkelt og effektivt nok.

Det bliver også i oktober at vi kommer til at tage et touch down på opgaveholdenes virke, og om vi har den rette balance mellem progression, kvalitet og anvendelse i forhold til alle forventningerne til vores løsninger.

November

Frafaldsmonitorering og Uddannelsesberetningerne vil være et tema som fylder.

Uddannelsesberetningerne forudsætter et meget stort setup i kulissen, men vi vil gerne kunne levere uddannelsesberetninger senest i december 2021.

Forventeligt vil også data til den nuværende og den kommende strategiske rammekontrakt være på programmet.

December

Evaluering af læring og leverancer fra efteråret 2021 via dialog med interessenter – dette med henblik på prioritering for foråret 2022.

Næste status

Næste status på systemomlægningen af uddannelsesdata bliver primo september, men følg med på SDU Analytics' nyhedsside på SDUnet, hvor vi løbende oplyser om aftaler og løsninger.

Spørgsmål og kommentarer er som altid velkommen til analysechef Jacob Jensen, e-mail: jac@sdu.dk

Status 4/2021
SDU Analytics, 8. juli 2021