Status Whitebook2.0

Status på Whitebook2.0 ved udgangen af første kvartal 2021

Vi kan internt i SDU Analytics konstatere på den feedback og de ønsker til leverancer, som vi modtager, at vi - som understøttelse af uddannelseskvalitet og databaseret uddannelsesudvikling - i en længere periode ikke har levet til strækkeligt op til forventningerne.

Vi anerkender den oplevelse, og vi beklager, at det har været situationen.

Det vil desværre fortsat være situationen nogle måneder endnu, hvilket der redegøres for med denne status.

Vi håber I vil dele informationerne med jeres kollegaer, sådan at vi når ud til alle relevante interessenter.

Vi er forsinket i udviklingen af Whitebook2.0

Omlægningen af Whitebook2.0 har skabt flaskehalse internt, da systemomlægningen udfordrer os på det nye setup med nye dataflows, nye kompetencer, nye arbejdsformer, samt en række øvrige omstændigheder, der samlet set har betydet, at alle tidsplaner har været for optimistiske.

Vi er ved at udrede projektet med henblik på, at forbedre situationen fremadrettet. Vi er blandt andet i færd med en modenhedsanalyse, hvor vi parallelt allokerer ressourcer og kompetencer anderledes end hidtil, for at vi hurtigere kan komme til at yde en bedre service med uddannelsesdata.

Det, som vi ikke kan lave om på

Frem til 4. januar 2021 var dataflowet fra det studieadministrative system, STADS, baseret på en række scripts, kodet over mange år – nogle som automatiserede nattekørsler (batchjob), andre som manuelt programeksekvering – via software og server fra SAS, som typisk blev præsenteret i QlikView.

I december 2020 ophørte SDU’s SAS-licens, hvorefter alle tidligere programmer, data og dataflows ophørte.

Desværre var konverteringen ikke færdig i forhold til nyt datagrundlag og nye dataflows, hvilket fortsat ikke tilfældet.

Det betyder, at der ikke eksisterer quick-fixes til at opdatere dataene til QlikView-præsentationerne eller til data i andre sammenhænge i øvrigt. Det er derfor et givent vilkår, at vi bygger nye data og nye dataflows fra bunden af. Det har naturligvis både fordele og ulemper.

Det vi har lært

Helt generelt må vi indrømme, at vores projektstyring ikke har været tilstrækkelig, hvor vi i særlig grad har manglet fokus på at etablere sammenhæng i nødvendige nye kompetencer og domænekendskab. Det er vi ved at rette op.

Mere teknisk for de af jer, som er nysgerrige på det konkrete i forhold til udviklingen:

• SQL-databasemiljøet til det nye datagrundlag er en mere tidssvarende og robust løsning, end det tidligere setup. Der har været og er fortsat meget at lære. Til gengæld mener vi det virkelig, når vi siger, at det bliver godt!
• Det nye datagrundlag er og bliver mere struktureret. De nye data styrker en sikker driftssituation. Vi sætter i 2. kvartal et fokus på øget anvendelse af den del af datagrundlaget som allerede eksisterer til gavn for flere af de henvendelser, der er indkommet i 1. kvartal.
• Datakvaliteten bliver bedre over tid med det nye setup, men vi har haft udfordringer, som har forsinket os. Det er vi ved at finde løsninger på, og det bliver et kontinuert fokus med at udvikle datakvaliteten.
• QlikView og PowerBi er ikke kompatible størrelser. Vi kan ikke en-til-en genskabe QV-rapporter. Det er muligvis heller ikke nødvendigt i alle tilfælde, men vi er opmærksomme på, at skulle lytte bedre til alle de forskellige brugerbehov i denne konvertering.

Det vi har fået styr på

Helt generelt er vi ret godt med for den del af Whitebook, hvor data benyttes til formel compliance. Det er typisk også datamæssigt byggesten til øvrige databehov. Det er vigtige, men dog i sagens natur forholdsvis usynlige resultater, som vi har opnået med denne del af udviklingen.

Mere konkret kan det udspecificeres som:

• Flertallet af administrative lister til intern compliance er omlagt til første versioner, som kan videreudvikles. Dette er usynligt for de fleste brugere af Whitebook, da administrative lister er leverancer alene forbeholdt netop de konkrete sagsbehandlere, der arbejder med bestemte typer af data til de administrative processer.
• Flertallet af indberetninger til ekstern compliance er omlagt, sådan at vi kan håndtere de formelle indberetningskrav. Vi mangler at automatisere og udstille datene, herunder skabe loops for den løbende kvalitetssikring af de bagvedliggende systemdata. Det er usynligt for langt de fleste brugere af Whitebook, men det er en væsentlig forudsætning for data til øvrige behov.
• Flere og flere nye præsentationer er tilgængelige via PowerBi, hvor vi er meget opmærksomme på behovet for kvalitetsudvikling i forhold til både visuelt udtryk og funktionalitet. Det er førstegenerationspræsentationer.
• PowerBi er et godt værktøj til mange af vores leverancer, men vi har lært, at det ikke velegnet til alle typer af leverancer, som vi har. Vi bliver løbende mere bevidste om, at udvikle de rette løsninger med de rette værktøjer.

Vi har en tydelig prioritering, hvor omlægningen har fokus på sikker drift

1. Ekstern compliance/ accountability, data til typisk officielle indberetninger til UFM, DST, DKUNI m.v. samt Strategisk Rammekontrakt og Årsrapporten.
2. Intern compliance/ accountability, fx data til STÅ-opgørelser, administrative lister til sagsbehandling, akkreditering, Statistisk Årbog.
3. Strategi og policies, fx data til SDU’s fempunktsplan, SDU’s uddannelseskvalitetspolitik, monitoreringer af særlige indsatser.
4. Løbende forretningsudvikling, fx data med faste frekvenser i opdateringen, som søgning, frafaldsmonitorering m.v. samt forskningsprojekter og administrative projekter.
5. Ad hoc – interne som eksterne henvendelser, der karakter af opståede vidensbehov, som falder udenfor ovenstående opgavetyper.

Hvad kan I forvente herfra?

I kan forvente, at vi i de kommende måneder fortsat har mangler og forsinkelser i vores leverancer.

Generelt har vi i foråret vores opmærksomhed på at levere data til understøttelse af administrative processer og ledelsesinformation til kapacitet, søgning, optagelse.

I april har vi endvidere et særligt fokus på, at det er første gang April-STÅ-prognosen skal eksekveres. Det er en prioritering, der naturligt skubber til andre opgaver.

Vi introducerer lean inspireret effektivisering ved minimal viable products som tilgang til førstegangsleverancer, som vi efterfølgende kan kvalitetsudvikle.

Det betyder også, at vi fokuserer på vidensbehovet hos modtageren fremfor et fokus på teknologi. Leveranceformatet er derfor ofte, ikke nødvendigvis, PowerBi.

Dette gør vi bevidst, af respekt for de mange forskellige behov for uddannelsesdata, hvor vi gerne vil betjene flest muligt kollegaer på SDU.

Vi prioriterer at øge kommunikationen om leverancer og muligheder med WhiteBook2.0.

• Primo hver måned vil vi give en status på udviklingen med links til nye leverancer, samt beskrivelser af vores aktuelle forventninger til leverancer i pipeline. Status vil blive offentliggjort på vores nyhedsside. 

• På analyser.sdu.dk samler vi løbende alle præsentationer. Er data klar hos os, findes præsentationerne her – uanset hvilke andre kanaler, der også måtte være til præsentationerne.

• Fakulteter: Jeg har påbegyndt en rundtur med dialog med fakulteterne om perspektiver på behovene ift. uddannelsesdata. Jeg har allerede haft møder med Det Samfundsvidenskabelige Fakultet og Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet.

• Administrative fora: SDU Analytics orienterer om nyt fra Whitebook2.0 i SAK KVAL og SAK ADM, ligesom vi har en tæt dialog med Rektorsekretariatet i forhold til udviklingen af den ledelsesinformation, som trækker på Whitebook.

• Fortsat bred transparens: SDU Analytics fortsætter med at invitere til de åbne dialogfora med hele organisationen. Vi valgte i 1. kvartal ikke at afholde videndeling pga. mange store dagsordener, men der kommer et webinar igen i 2. kvartal.

• SDU Analytics deltager løbende og altid gerne med et dataperspektiv på diverse møder ude decentralt i organisationen om lige præcis det tema, som måtte være aktuelt.

• I takt med at vi kommer på omgangshøjde med udviklingen, rækker vi mere aktivt og konkret ud til enkeltkollegaer på SDU, der hvor vi gerne i højere grad vil målgruppetilpasse leverancerne.

Kontakt gerne whitebook@sdu.dk for konkrete dataspørgsmål. Vi prioriterer indkommende mails hver tirsdag, men som det fremgår ovenfor, har vi fortsat forsinkelse på vores service i de kommende måneder.

For spørgsmål og bemærkninger til denne status kontakt gerne analysechef Jacob Jensen på e-mail. 

Status 1/2021, Whitebook 2.0
SDU Analytics, 31. marts 2021.