WB2.0 Status 2 / Maj 2021
Systemomlægningen af uddannelsesdata fortsætter – og tak for al feedback undervejs.
Jeg vil gerne endnu en gang beklage, at projektet med omlægningen af uddannelsesdata har været så risikobetonet, at flere kollegaer gennem mange måneder oplever manglende informationer.
Omlægningen af uddannelsesdata har et omfang og et scope, hvor det burde have været en del af SDUs IT-porteføljestyring, fordi der er så mange hensyn, der berøres.
Som nævnt i første status justerer vi i projektet for at løse så meget som muligt, med respekt for både brandslukning på den korte bane og mere elegante løsninger på længere sigt.
Mentalt i forhold til udviklingsrejsen har vi arbejdet med en intern erkendelsesproces, fordi selv om QlikView ikke var ”Picture Perfect”, så var løsningerne kendt og anerkendt af rigtig mange på SDU. Ikke mindst fordi mange fra forretningssiden ude på fakulteterne havde bidraget til udviklingen gennem mange år. De nye løsninger skal derfor selvfølgelig kunne tilbyde så meget som muligt af det, der gav mening i QlikView. Budskabet her er, at vi har hørt jer – ”If it ain't broke, don't fix it” burde allerede i opstarten have været et motto.
I forlængelse heraf har vi også været igennem en erkendelsesproces omkring, at Power BI kan meget, men er ikke nødvendigvis det rette værktøj til alt der efterspørges. Ligesom der er udfordringer med lavpraktisk at navigere rundt i Power BI universet, at få data effektivt til Excel fra Power BI, og at studerende ikke har licensadgang. Også her er budskabet, at vi har hørt jer: Vi har ændret den overordnet strategi, og fokuserer nu på vidensbehov frem for valg af teknologi.
Det betyder konkret, at vi i projektets udvikling nu tænker langt mere i Business Analytics som svar på vidensbehovene, end at tænke ”One-size fits all”-”Self-Service” Business Intelligence.
Selvfølgelig kan BI-tilgangen noget som vi holder fast i, når vi etablerer data, ligesom Power BI kan noget, som vi holder fast i som et blandt flere leveranceformater, men afsættet for løsningerne skal være vidensbehovene i beslutningsprocesser og sagsbehandling.
Interessenter i beslutningsprocesser og administrativ sagsbehandling skal opleve en nem adgang til relevante og pålidelige data.
Vi har påbegyndt en re-allokering af ressourcer, og implementerer kompetenceløft med henblik på:
- Minimumsleverancer for at svare så mange vidensbehov som muligt, samt for at give rum for interessentinddragelse i løsningernes videre udvikling.
- Etablering af et analysedatasæt, der skal kunne klare 75% af henvendelserne fra organisationen på den korte bane. Forventet klar august 2021.
- Processer for bedre datakvalitet, både som datarens og som datakontrol. Igangsat med mindre test, herefter fokus på masterdata, og skal i efteråret 2021 skaleres datakvalitet op til et egentligt drift-setup.
- Udvikling af det bagvedliggende datagrundlag forventes sommeren 2021 at have nået et modenhedsniveau, hvor vi kan påbegynde planlægning af re-etableringen af tabte vidensbehov, fx uddannelsesberetningen.
- Opmærksomhed på prioritering i efteråret 2021 på tabte vidensbehov som skal re-etableres fx løbende frafaldsmonitorering, monitorering af testbaseret optag, uddannelsesberetning m.v.
Hvad sker der helt konkret:
- Ekstern compliance / Indberetninger.
Indberetning deltid, indberetning IT Vest m.v. løses til tiden i rette formater.
- Ekstern compliance / UFMs ledighedstal.
UFM har ultimo april opdateret ledighedstal, og vi har opdateret vores applikationer, eller er lige ved at være i mål med opdateringerne.
- Intern compliance / Administrativ sagsbehandling.
Vi har i april samlet op på identificerede manglende lister, og vi håber i uge 21 at levere løsninger til afregning af interne censorer, samt kontrol af betalinger for deltidsstuderende på jura.
- Intern compliance / STÅ.
Vores STÅ-team er i fuld sving med omlægningen af STÅ til nyt miljø, og vi er optimistiske i forhold til at håndtere vidensbehovene, der vedrører forårets prognose på den korte bane, samt i efteråret at nå i mål i forhold til indretning og oktoberopgørelser. Løbende monitorering af STÅ i det nye miljø er også en del af den samlede løsning.
- Intern compliance / Kapacitet, Søgning og Optag
Vi er opmærksomme på at få de rette dataflow og de rette data i spil til såvel administrative sagsbehandling som til ledelsesinformation i diverse beslutningsprocesser.
- Intern Policy / Studieundervisningsmiljøvurdering (SMU)
Leveres som QlikView da der ikke eksisterer en licens til PowerBi, der giver studerende adgang. Endvidere var PBI ikke et velvalgt format til de præsentation af de analytiske perspektiver.
- Forretningsudvikling / Indsigt ift frafald
Vi har af GDPR hensyn måtte stoppe den praksis, hvor kontaktinformationer på udmeldte studerende blev benyttet til exit-undersøgelser. I stedet anvender vi UFMs DWH data til med registerdata at følge afbrudte studerendes videre færd i uddannelsessystemet.
- I maskinrummet foretager vi en modenhedsanalyse af vores opgaver i forhold til at vurdere, hvad er niveauet lige nu i forhold til, hvad vi kan gøre for at sikre den mest hensigtsmæssige udvikling:
0: Uløst / Tab
1: Improvisation / test / Ikke afstemt / præg af vilkårlighed
2: Personafhængighed / Ad hoc løsninger
3: Stabile processer / Klare aftaler / Standarder
4: Der anvendes Kaizen / Lean /optimering af ydelser
5: Stabil service on time /automatiserede hyldevarer
6: Flow med feedback loops i hele setuppet/fødekæden
7: Fravalgt service / Ikke prioriteret
8: Plan for større innovation / Projekttid til håndtering af nye behov
Vi har således fortsat en tydelig prioritering, hvor omlægningen har fokus på sikker drift:
- Ekstern compliance/ accountability, data til typisk officielle indberetninger til UFM, DST, DKUNI m.v. samt Strategisk Rammekontrakt og Årsrapporten.
- Intern compliance/ accountability, fx data til STÅ-opgørelser, administrative lister til sagsbehandling, akkreditering, Statistisk Årbog.
- Strategi og policies, fx data til SDU’s fempunktsplan, SDU’s uddannelseskvalitetspolitik, monitoreringer af særlige indsatser.
- Løbende forretningsudvikling, fx data med faste frekvenser i opdateringen, som søgning, frafaldsmonitorering m.v. samt forskningsprojekter og administrative projekter.
- Ad hoc – interne som eksterne henvendelser, der karakter af opståede vidensbehov, som falder udenfor ovenstående opgavetyper.
Vi håber, at I oplever, at vi lytter bedre og at vi er mere gennemsigtige med progressionen i projektet. Også selv om vi fortsat er udfordret af, at vi ikke kan svare på alt det som vi plejer at kunne svare på.
Vi vender tilbage ultimo maj med flere informationer om konkrete leverancer.
Leverancer er tilgængelige via flere kanaler, men altid via analyser.sdu.dk
Kontakt mig gerne direkte for spørgsmål til udviklingen: jac@sdu.dk