Femte status på systemomlægning af uddannelsesdata

Vi ved, at vi trækker store veksler på alles tålmodighed med den systemomlægning, der pågår i forhold til uddannelsesdata.

Det er desværre en meget stor opgave, med mange spidsfindigheder undervejs, og med efterslæb fra den ualmindeligt skæve start tilbage i 2020.

Den gode melding er dog nu endelig, at vi er kommet så langt, at vi er tæt på en reel driftssituation! Vi har løbet stærkt, kodet og koblet data, lyttet og lært en masse.

Nederst er status pr. oktober 2021 for udvalgte uddannelsesdatabaserede opgaver præsenteret.

Her finder du data/analyser og kan følge med:

• Websiden: https://analyser.sdu.dk/ er det samlede indeks, hvor alt der findes er præsenteret.

• På SDUnet: https://sdunet.dk/da/enheder/faellesomraade/sdu_analytics/nyheder_fra_sdu_analytics kan man løbende følge med i nye lanceringer.

Ikke foran projektplanen – men vi har overblikket

Vi er ikke kommet foran udviklingsplanerne, og vi er slet ikke foran de mange og stadig fremvoksende vidensbehov på SDU.

Omvendt er vi ikke langt bagud – det er faktisk ikke ret meget, som vi ikke er lykkedes med at levere i 2021!

Vi har nu i efteråret 2021 i modsætning til efteråret 2020, og foråret 2021, ikke længere opgaver, hvor det ser kritisk ud i forhold til at lykkes på grund af mangler i datagrundlaget!

Vi er nået langt med ny organisering af de rette teams til opgaverne, opkvalificering af kompetencer, nye arbejdsgange og stigende konsolidering og automatisering af de bagvedliggende dataflows.

Perspektivet fra marts 2021 er fortsat ekstern compliance - før intern fælles SDU policy - før lokal forretningsudvikling, samt at vi fokuserer på at besvare de nødvendige vidensbehov med det muliges kunst.

Det betyder, at vi tillader os at anvende forskellige tekniske fremstillingsformater, og ikke nødvendigvis anvender SDU's interne data, men også eksterne data fra UFM Datavarehus eller Danmarks Statistik.

Den prioritering for 2021 følger vi året ud, fordi vi dermed kan lykkes med at besvare langt de fleste henvendelser, samtidigt med at vi kan udvikle og drifte den grundlæggende data infrastruktur.

Vi skelner fortsat mellem kortsigtede løsninger som quick’n’dirty, hvor en proxy er bedre end ingenting, i modsætning til de reelle robuste løsninger, hvor kvaliteten er sådan, at vi bliver glade for konstruktionen om tre år.

Det betyder, at hvis vi leverer noget som en hurtig leverance, fx en pilot eller en hurtig proxy, som en her og nu løsning for at afhjælpe et vigtigt akut vidensbehov, så er det ikke nødvendigvis skalleret til en blivende og systemunderstøttet løsning.

Der er således løsninger, hvor data ikke opdateres, hvor kvaliteten af løsningen ikke er tilfredsstillende over tid m.v. som betyder, at vi tager den slags ud af porteføljen, hvis vi kan se at anvendelse (målt på hits) ikke står mål med indsatsen ved vedligehold.

Dette spiller ind i en kommende data- og analysestrategi for, hvorledes vi kan arbejde med at udvikle den rette tidssvarende decision intelligence til de forskellige beslutningsprocesser på SDU.

Meget er leveret, men fortsat benhård prioritering

Vi har besvaret rigtig mange ad hoc henvendelser, herunder dybdeindsigter i alle mulige sammenhænge. Målt på service og tjenesteydelser til organisation og ledelse har 2021 været en succes, trods systemomlægningens benspænd.

Vi er dog fortsat nødt til at opretholde en ret stram prioritering i forhold til at sikre tid til at bygge de rigtige løsninger til de tilbagevendende beslutningsprocesser, hvor data spiller en væsentlig rolle.

Desuden anvender vi ressourcer på at sikre legalitet ift GDPR og IT-informationssikkerhed, plus at vi bygger ovenpå med dataetiske kanvas, som sikrer at data fremstilles og anvendes hensigtsmæssigt.

I 2022 vil vi oveni dette anvende et leverancekanvas for at sikre en bedre forventningsafstemning med ledelse og organisationen, herunder fremme af dialog om udvikling i vidensbehovene.

Systemomlægningens base fungerer 

Det bagvedliggende SQL-baserede datagrundlag har vist sit værd i forbindelse med årets indberetninger, som er gået meget fint.

Det har stor betydning, at der er styr på dataflowet til de eksterne compliancedata, da det er første trin i et databeredskab.

Det næste trin er at binde interne forretningsdata sammen på en dokumenterbar og kvalitetssikker måde – det er vi i gang med.

Det tredje trin handler om præsentationstekniske formater.

Power BI er fortsat et redskab, der driller i forhold til præsentationsteknisk at levere kvalitetsløsninger, og rent teknisk har vi identificeret udfordringer for Mac-brugere ift browserindstillinger og vpn, samt et mindre issue for alle ift. loadtid.

Frigg/Kvaser er i overgang fra projekt til drift, og dermed kan flere R-løsninger aflaste samt sikre flere agile leverancer i et hurtigt, teknisk sikkert og generelt effektivt og dokumenterbart arbejdsflow.

Administrative personlister er ajour 

I forhold til administrative personlister til sagsbehandling, har vi efterhånden i en længere periode været helt ajour, hvilket også har været en vigtig prioritet, sådan at vi effektivt kan kompensere for manglende systemunderstøttelse af administrative arbejdsgange. 

Fra uge 43 og frem er det muligt at booke en analytiker til gennemgang af, hvad der er til rådighed for administrative sagsbehandlere på uddannelsesområdet på SDU.

Klassiske opgørelser på uddannelsesområdet er på vej tilbage

STÅ er håndteret i det nye data setup, hvilket er en markant forbedring ift tidligere. Dog udestår en præsentation af 1.oktober STÅ-opgørelsen, samt løbende STÅ. Det forventer vi at bruge udviklingstid på i første kvartal af 2022.

I forhold til interne policies og fokusområder har vi, siden foråret 2021, haft 1. årsfrafaldet for studiestarterne 2020 leveret som en quick’n’dirty.

Inden udgangen af november har vi igen den løbende samlede frafaldsmonitorering for alle årgange tilbage i produktion – det ved vi, at mange har savnet indsigter fra.

Tidligere på efteråret fik vi genoplivet første del af den fortabte uddannelsesberetning, og indenfor få uger har vi fået den totale genoplivning med aktuelle data helt på plads.

Præsentationen af uddannelsesberetningen er fortsat i det tidligere QV-format, men vi tager en dialog med alle interessenter i løbet af 2022 med henblik på et opdateret præsentationsformat, og evt. tilpasning ift. nye vidensbehov.

Det gælder generelt for alle QV-formater med uddannelsesdata, at vi genbesøger dem i løbet af 2022 for at vurdere, hvornår en formatomlægning vil være betimelig.

Vi har endvidere sat gang i dialog om udvikling af løsninger til deltidsområdet, som har været tredje område, hvor databelægningen har været tabt i systemomlægningen.

Dermed har vi efterhånden fået lappet de største huller, som opstod i systemomlægningen.

Vi har fortsat lektier for - særligt i forhold til præsentationerne

Vi har desværre identificeret løsninger og præsentationer, som ikke lever op til forventningerne. Derfor lukkes blandt andet Whitebook-applikationen fra 2020 igen, men ikke før vi har en bedre erstatning på plads.

Ligeledes bygges der helt ny understøttelse af data vedr. uddannelsesudbud, kapacitet, dimensionering, overbooking, søgning og optag på baggrund af erfaringerne med den eksisterende løsning.

Endvidere skal statistisk årbog have en vurdering ift. legalitet (diskretionering), datakvalitet m.v. Der er således fortsat en masse, der skal udvikles, som en del af en normal driftssituation.

Aktuel oktoberstatus på udvalgte opgaver

Mangelfuldt - ind til videre

• Studietidsmatricen. Der eksisterer alternativer, som svarer på flere af vidensbehovene. Der er enkelte udeståender, som skal besvares via ny eksamensstatistik.
• UFM DWH data. Der udestår en struktureret håndtering, som sikrer effektive opdateringer og bedre udnyttelse af UFM DWH som datagrundlag.
• Optagelsesprocesser skal have ny præsentation i forhold til målgrupper, og med bedre forståelse af de anvendte data.
• Business Analytics med årgangsfordelte data til hurtigere og bedre håndtering af ad hoc henvendelser.
• Arbejdsmarkedsmonitorering vedr. dimittender.
• Målgruppefokuseret ledelsesinformation på tværs.

I proces – lidt forsinket, men trygt på vej

• Nøgletalsopgørelse
• Uddannelsesberetningen
• Løbende frafald
• Dimittendledighed med Odense Kommune

I proces – følger stort set plan/aftaler for 2021

• Førsteårsprøver
• Ny forbedret præsentation af eksamensstatistik
• Frafaldsmonitorering
• Uddannelsesberetningen
• Præsentation af Uddannelseszoom
• Dimittendopgørelser
• Dimittendledighedstal
• STÅ
• Indberetning, Erasmus Mundus DST
• Indberetning, Gæstestuderende DST
• Indberetning, IT-vest
• Data til Strategisk Rammekontrakt 2018-2021
• Data til International Ranking
• Data til fempunktsplanen vedr. ledighed og studieintensitet

Løst og leveret af store tidskrævende opgaver

• Særkørsler til Rektorsekretariatet / Direktion / Uddannelsesråd
• Særkørsel til SAMF, særkørsel til HUM, Pilot til TEK på samkørsel af eksamensdata og undervisningsevaluering
• Indberetningerne til UFM (internationalisering/gæstestuderende)
• Indberetningen af officielt optag pr. 1.oktober
• Indberetningen til DST Åben Uddannelse
• Indberetning, Ordinære studerende DST
• Administrative Personlister
• Grundlæggende GDPR, adgangskontrol m.v.

Fokus i de kommende seks måneder

Vi er fortsat opmærksomme på at styrke datagrundlaget med en skarpere governance, som sikrer løbende udvikling af leverancekvalitet og datakvaliteten fremover.

Resten af 2021 går med tilpasninger, og at komme i mål aftalte leverancer.

Efter årsskiftet tager vi hul på en prioritering af de forbedringspotentialer, som vi allerede er bekendt med. I den forbindelse vil vi naturligt række ud til dialog med mange i organisationen.

I første kvartal af 2022 vil vi blandt andet evaluere eksisterende præsentationers anvendelse og målgrupper med henblik på at skærpe målgruppeorienteringen.

Spørgsmål vedrørende systemomlægningen kan stilles til analysechef Jacob Jensen på email: jac@sdu.dk 

Status 5/2021
SDU Analytics, 15. oktober 2021